Các dịch vụ đám mây như Dropbox đã thay đổi cách tất cả chúng ta sử dụng máy tính và thiết bị di động. Lần cuối cùng bạn thực sự mang các tệp từ cơ quan về nhà trên ổ USB là khi nào? Tuy nhiên, một khía cạnh đôi khi gây khó chịu khi sử dụng các dịch vụ đám mây là các tính năng và giao diện thay đổi theo ý muốn của chủ sở hữu nền tảng. Ai có thể cập nhật tất cả các chỉnh sửa?
Vì vậy, đây là một số mẹo mới (và cũ nhưng được cập nhật) để làm thế nào để sử dụng Dropbox hiệu quả hơn. Nếu bạn thờ ơ với ổ cứng dựa trên đám mây của mình, một trong những mẹo hay này có thể khiến bạn cảm thấy hứng thú với nó một lần nữa.
Nội dung bài viết
Khôi phục tệp Dropbox
Mặc dù bạn chỉ nhìn thấy một bản sao dữ liệu của mình trong Dropbox ngay từ cái nhìn đầu tiên, nhưng dịch vụ này thực sự có một cửa sổ cuộn mà bạn có thể hoàn nguyên về bất kỳ tệp nào. Cửa sổ khác nhau giữa tài khoản miễn phí và trả phí, nhưng người dùng miễn phí có thể khôi phục bất kỳ thay đổi nào trong 30 ngày qua.
Bạn có thể khôi phục các tệp và thư mục riêng lẻ theo cách thủ công. Tuy nhiên, nếu bạn cần đặt toàn bộ Dropbox của mình trở lại thời điểm sớm hơn (vì nói rằng một cuộc tấn công ransomware), bạn sẽ cần phải viết một email cho bộ phận hỗ trợ của Dropbox.
- Để sử dụng tính năng này, hãy đăng nhập vào Dropbox.com.
- Nhấp chuột Các tập tin và sau đó các tập tin đã xóa.
- Chọn tệp bạn muốn khôi phục, nhấp vào tệp đó và sau đó nhấp vào khôi phục lại.
- Các tệp của bạn bây giờ sẽ trở lại vị trí cũ.
Cách sử dụng xác thực hai yếu tố trên Dropbox
Hãy đối mặt với nó, hệ thống dựa trên mật khẩu hiện tại mà hầu hết các trang web sử dụng không hoàn hảo. Chúng tôi liên tục nghe về các vụ vi phạm và tấn công dữ liệu mới khi thông tin đăng nhập của người dùng bị lộ. Khi nói đến một dịch vụ như Dropbox có khả năng lưu giữ thông tin cá nhân nhạy cảm, nhu cầu về một giải pháp tốt hơn là cấp thiết hơn nhiều.
Đó là lúc xác thực hai yếu tố phát huy tác dụng. Nó kết hợp hai nguồn xác minh riêng biệt, chẳng hạn như mật khẩu và mã PIN điện thoại dùng một lần, để khiến tin tặc khó lấy được nội dung của bạn hơn nhiều.
Dưới đây là cách sử dụng xác thực hai yếu tố trên Dropbox:
- Đăng nhập vào trang web.
- Nhấp vào ảnh tài khoản của bạn và sau đó nhấp vào cài đặt.
- Bấm vào Bảo vệ tab và sau đó chuyển đổi xác minh hai bước trên.
- Từ đây chỉ cần nhấp vào bắt đầu và làm theo hướng dẫn.
Khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ có nhiều bảo mật hơn cho bộ sưu tập thơ đáng xấu hổ của mình.
Sử dụng đồng bộ hóa mạng LAN để tăng tốc độ máy Dropbox cục bộ
Ngày nay, hầu hết mọi người có nhiều thiết bị và nếu bạn có internet có dây ở nhà, bạn cũng có một mạng LAN nhỏ qua bộ định tuyến của mình. Nếu các máy được kết nối khác nhau của bạn đều đang đồng bộ hóa Dropbox qua internet, điều này có thể làm giảm băng thông của bạn.
Bằng cách kích hoạt Đồng bộ hóa LAN, các thiết bị được kết nối với cùng một mạng LAN và tài khoản Dropbox sẽ chia sẻ tệp giữa chúng. Có nghĩa là bạn sẽ không tải xuống cùng một dữ liệu nhiều lần.
- Để kích hoạt hoặc kiểm tra xem nó đã được kích hoạt chưa, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Dropbox trong khu vực thông báo.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn sở thích.
- Bấm vào Băng thông tab và dưới Lan Sync, đảm bảo có một dấu kiểm.
Giờ đây, các thiết bị của bạn sẽ hoạt động tốt và chia sẻ dữ liệu của chúng với nhau.
Rocks tải lên máy ảnh cho người dùng iOS
Trong khi người dùng Android có thể dễ dàng tìm thấy ảnh của họ trong Google Drive mà không cần nỗ lực, người dùng iOS đã bị hạn chế sử dụng iCloud, điều này có thể hơi kém thanh lịch khi sử dụng. May mắn thay, Dropbox cung cấp chức năng tải lên máy ảnh tự động hoạt động trên Android, nhưng đối với người dùng iOS, nó đặc biệt hữu ích.
- Để kiểm tra xem tải lên máy ảnh có được bật bằng iOS hay không, hãy mở ứng dụng Dropbox.
- Nhấn vào Tài khoản.
- Chuyển đổi tải lên như bạn muốn.
- Bây giờ snaps của bạn sẽ tự động chuyển đến Dropbox của bạn.
Đồng bộ hóa có chọn lọc giúp bạn tiết kiệm băng thông và dung lượng bị lãng phí
Trên máy tính để bàn và máy tính xách tay, Dropbox đồng bộ hóa mọi thư mục theo mặc định. Đối với hầu hết mọi người, điều này là tốt, nhưng nếu bạn chỉ cần một số thư mục nhất định được đồng bộ hóa với một thiết bị cụ thể, bạn có thể sử dụng đồng bộ hóa có chọn lọc để đảm bảo chỉ các thư mục có liên quan mới được tải xuống thiết bị đó.
- Để kích hoạt nó, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng Dropbox trong khu vực thông báo.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn sở thích.
- Nhấp chuột đồng bộ hóa có chọn lọc và xóa dấu kiểm bên cạnh bất kỳ thứ gì bạn không muốn đồng bộ hóa. Giờ đây, các thư mục đó sẽ không chiếm dung lượng hoặc băng thông cho máy cụ thể đó.
Đặt các tệp quan trọng “Có sẵn khi ngoại tuyến” trên thiết bị di động
Theo mặc định, Dropbox hoàn toàn không tải bất kỳ thứ gì xuống thiết bị di động của bạn. Nó chỉ hiển thị cho bạn tất cả các tệp trong ứng dụng, tải xuống nếu bạn cố gắng mở bất kỳ tệp nào trong số đó. Đây rõ ràng là một biện pháp để đối phó với dữ liệu đắt tiền và dung lượng hạn chế trên điện thoại.
Tuy nhiên, bạn có thể đánh dấu các tệp cụ thể để đảm bảo rằng chúng luôn được cập nhật và có sẵn trên thiết bị của bạn, ngay cả khi bạn không có kết nối internet.
Nó dễ dàng như chiếc bánh. Trong ứng dụng Android hoặc iOS của bạn, hãy nhấn vào dấu ba chấm bên cạnh bất kỳ tệp nào và nhấn làm cho khả dụng ngoại tuyến. Bây giờ chúng sẽ luôn có sẵn cho đến khi bạn đảo ngược quy trình. Chỉ cần lưu ý rằng đây là một tính năng trả phí của DropBox Plus.
Sử dụng Dropbox và tích hợp “Mở bằng” để chỉnh sửa tệp trực tiếp
Việc chỉnh sửa Word hoặc tệp Office khác từ thư mục đã đồng bộ hóa trên máy tính của bạn không thể dễ dàng hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là mở nó như bình thường và sau đó lưu nó khi các chỉnh sửa hoàn tất. Sự cố xảy ra khi bạn cần nhanh chóng chỉnh sửa tệp từ máy tính không có thư mục được đồng bộ hóa.
May mắn thay, Dropbox hiện cho phép bạn mở một tệp từ trang web trực tiếp trong ứng dụng và sau đó tự động lưu các chỉnh sửa. Điều này giúp bạn không phải tải tệp xuống theo cách thủ công, chỉnh sửa, tải tệp lên và sau đó xóa hoặc đổi tên tệp gốc.
Cách sử dụng Open With trên Dropbox:
- Mở bản xem trước tệp trên Dropbox.
- Nhấp chuột Mở với và chọn ứng dụng phù hợp. Trong trường hợp của tệp Word, ứng dụng chính xác này tất nhiên là Word.
Tệp sẽ mở trong Word, nơi bạn có thể chỉnh sửa nó như bình thường. Sau khi lưu và đóng tệp, các thay đổi sẽ ngay lập tức phản ánh trong tệp Dropbox trực tuyến.
Sử dụng giấy Dropbox để cộng tác và làm việc liền mạch
Dropbox đang nhanh chóng trở thành không chỉ là một nơi để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Có sự cạnh tranh gay gắt từ Google và Microsoft, những người tích hợp các giải pháp lưu trữ đám mây của họ với các công cụ năng suất dựa trên đám mây.
Giấy là một công cụ cộng tác, nơi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau cùng một lúc. Dropbox không thiết kế nó đơn giản để trở thành một giải pháp thay thế cho Google Tài liệu. Đây cũng là một không gian làm việc có mục đích chung, nơi các nhóm từ xa có thể băm các dự án. Bạn có thể sử dụng Paper để ghi chú cuộc họp, có các phiên động não và lập kế hoạch cho các dự án, đồng thời khai thác tất cả các tài nguyên bạn đã lưu trữ trong không gian đám mây Dropbox được chia sẻ của mình.
Giấy có thể được sử dụng thông qua giao diện trình duyệt hoặc thông qua các ứng dụng dành riêng cho Android và iOS.
Cách tích hợp Dropbox với G Suite
Dropbox Paper là một công cụ cộng tác thông minh, tối giản. Tuy nhiên, nó chắc chắn không phải là sự thay thế nghiêm túc cho các ứng dụng đám mây năng suất mà bạn nhận được với G Suite của Google. G Suite là phiên bản trả phí, tập trung vào doanh nghiệp của các ứng dụng Google Cloud mà tất cả chúng ta đều biết và yêu thích.
Nếu nơi làm việc của bạn sử dụng cả Dropbox và G Suite, thì giờ đây bạn có thể hợp nhất cả hai bằng Dropbox cho G Suite. Đó là một trong những tích hợp khéo léo nhất của hai dịch vụ đám mây hoàn toàn khác nhau chưa từng thấy và những lợi ích mang lại là khá đáng kể. Bằng cách sử dụng Dropbox cho G Suite, bạn có thể lưu trữ các định dạng tệp gốc của Google trong bộ nhớ tệp Dropbox của mình. Vì vậy, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày sẽ nằm ngay bên cạnh các tài liệu Office thông thường của bạn.
Nói về điều đó, sự tích hợp này cũng cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu định dạng Office trực tiếp từ Dropbox của mình bằng cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa của Google – mà không cần phải chuyển đổi chúng. Tùy chọn này có nghĩa là bạn không còn phải lựa chọn khó khăn giữa hai trong số các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu.
Đưa Dropbox vào Slack
Cũng giống như G Suite đã trở nên thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp, Slack đã trở thành một công cụ giao tiếp và quản lý nhóm quan trọng. Đó là một cách tuyệt vời để cho phép mọi người làm việc cùng nhau qua mạng máy tính, nhưng Slack thiếu các công cụ quản lý và lưu trữ tệp tốt.
May mắn thay, Dropbox đã một lần nữa nhận ra rằng cần phải hợp nhất hai sản phẩm này và đã cung cấp tích hợp chính thức cho Slack.
Bạn có thể bắt đầu các cuộc trò chuyện Slack từ chính Dropbox, liên quan đến các tệp cụ thể. Bạn có thể gửi trực tiếp các tệp Dropbox cho mọi người thông qua Slack và các tài liệu Dropbox Paper cũng có thể được truy cập và cộng tác trực tiếp từ Slack.
Nếu bạn sử dụng cả Dropbox và Slack, tính năng này sẽ cắt giảm số lượng lỗi không cần thiết mà bạn hiện phải làm.
Suy nghĩ sáng tạo
Đây chỉ là một vài cách để bạn có thể sử dụng Dropbox hiệu quả hơn, nhưng cộng đồng cũng đang xuất hiện rất nhiều “bản hack” không chính thức và bản thân Dropbox vẫn tiếp tục nỗ lực để dẫn đầu đối thủ. Theo nghĩa đen, bạn có thể viết một cuốn sách về tất cả những điều có thể với dịch vụ đám mây tưởng chừng đơn giản này.
