Một trong những khó chịu phổ biến nhất mà mọi người nhắc đến với Excel là xử lý cách các số và văn bản được định dạng trong ô. Đặc biệt khó chịu khi các con số vô tình được nhập vào bảng tính ở định dạng văn bản.
Khi điều này xảy ra, các phép tính và các công thức khác nhau không hoạt động hoàn toàn đúng hoặc có thể không hoạt động.
Trong bài viết này, bạn sẽ học cách xác định khi nào một cột hoặc hàng số thực sự được định dạng dưới dạng văn bản và cách chuyển đổi văn bản thành số để chúng hoạt động lại trong các công thức và phép tính. Đây là một trong những người thủ thuật Excel cơ bản mọi người nên biết.
Nội dung bài viết
Dữ liệu ô là văn bản hay số?
Có một số cách bạn có thể xem liệu một số hoặc tập hợp số trong một cột hoặc hàng được định dạng dưới dạng văn bản trong Excel.
Cách dễ nhất là chọn ô, chọn Home và trong nhóm Số trong ribbon, lưu ý định dạng số được hiển thị trong hộp thả xuống.
Nếu hộp thả xuống hiển thị “text”, bạn biết ô được định dạng là định dạng văn bản. Nếu bạn muốn biểu diễn tính toán số trên ô bằng cách sử dụng Công thức Excel, trước tiên bạn sẽ cần chuyển đổi nó.
Trong trường hợp ai đó đã nhập số ở định dạng văn bản bằng dấu nháy đơn trong ô, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu xanh lục cho biết giá trị đã được nhập dưới dạng văn bản.
Ghi chú: Đặt trước một mục nhập ô bằng dấu nháy đơn buộc định dạng ô thành dựa trên văn bản.
Nếu bạn đã phát hiện ra, bằng cách sử dụng một trong các cách tiếp cận ở trên, dữ liệu số được nhập vào trang tính Excel ở định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào bên dưới để chuyển văn bản đó thành số.
1. Chuyển đổi sang số
Nếu bạn cần chuyển đổi dữ liệu đã được nhập vào Excel bằng dấu nháy đơn, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu đó trở lại định dạng số bằng cách sử dụng tùy chọn Chuyển đổi sang Số.
1. Đầu tiên, chọn các ô bạn muốn chuyển đổi trở lại định dạng số. Bạn sẽ thấy một viên kim cương màu vàng xuất hiện gần vùng chọn với biểu tượng dấu chấm than ở giữa.
2. Chọn biểu tượng này. Từ menu thả xuống, hãy chọn Convert to Number.
Thao tác này sẽ cập nhật tất cả các số dựa trên văn bản mà bạn đã chọn thành General numeric data format.
Bạn sẽ biết nó hoạt động khi tất cả các số trong lựa chọn của bạn chuyển từ căn trái sang căn phải trong các ô.
2. Sử dụng văn bản thành cột
Một cách dễ dàng khác để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel là chuyển đổi toàn bộ cột giá trị cùng một lúc. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng tính năng Text to Column.
1. Chọn toàn bộ cột dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi từ văn bản sang số.
2. Chọn Data từ menu, sau đó chọn Text to Columns trong phần Data Tools trong ribbon.
3. Trong cửa sổ Wizard, hãy chọn Delimited mặc định được chọn và chọn Next.
4. Trên trang Wizard tiếp theo, hãy giữ nguyên giá trị mặc định Tab đã chọn và chọn Next lần nữa.
5. Cuối cùng, trên trang cuối cùng của Wizard, hãy đảm bảo General được chọn dưới Column data format. Cho Destination, bạn có thể chọn một cột mới mà bạn muốn dữ liệu số đến hoặc chỉ giữ nguyên cột đã chọn hiện tại. Lựa chọn Finish.
Bây giờ, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chuyển đổi thành giá trị số, bạn có thể sử dụng các giá trị này trong các công thức và phép tính Excel.
Ghi chú: Bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng ô thực tế không thay đổi từ Văn bản thành Chung mặc dù bản thân các giá trị hiện có thể được sử dụng dưới dạng số. Tuy nhiên, nếu bạn đặt cột đầu ra của mình thành một cột mới, bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng của cột mới được đặt thành General. Đây chỉ là một vấn đề thẩm mỹ và không ảnh hưởng đến cách các số trong cột được định dạng “Text” hoạt động.
3. Thay đổi định dạng ô
Cách dễ nhất và nhanh nhất để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel chỉ đơn giản là thay đổi định dạng ô từ menu Home.
Để làm điều này:
1. Chọn tất cả các ô bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn toàn bộ một cột (không bao gồm tiêu đề) nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các ô trong một cột.
2. Chọn menu Home và trong nhóm Number trên ribbon, hãy chọn hộp thả xuống có Text trong đó.
3. Bạn sẽ thấy danh sách các định dạng để lựa chọn. Lựa chọn General để chuyển đổi sang định dạng số. Hoặc bạn có thể chọn Number, Currency, Accounting, hoặc Percentage nếu bạn muốn áp dụng các định dạng số cụ thể đó cho dữ liệu số của mình.
4. Sử dụng giá trị dán
Nếu bạn cần di chuyển các ô văn bản có chứa số vào một ô hoặc cột mới, bạn có thể sử dụng tính năng Dán Đặc biệt.
1. Chọn nhóm ô trống mà bạn muốn đặt đầu ra dữ liệu số. Lựa chọn Format Cells từ menu bật lên.
2. Trong cửa sổ mở ra, hãy đảm bảo chọn General làm định dạng số và chọn OK.
3. Chọn toàn bộ cột ô bạn muốn chuyển đổi từ văn bản thành số, nhấp chuột phải và chọn Copy.
4. Chọn ô đầu tiên trong cột trống mà bạn đã định dạng, bấm chuột phải vào ô đó và chọn Paste Values. Bạn sẽ thấy tất cả các số được định dạng văn bản được dán ở định dạng Số chung.
Điều này hoạt động vì khi bạn chọn Paste Values, nó chỉ dán các giá trị từ ô nguồn chứ không dán định dạng ô ban đầu. Thay vào đó, nó sử dụng định dạng ô đích mà bạn đã định cấu hình trong phần đầu tiên của quá trình này.
5. Sử dụng Hàm VALUE
Có một hàm đặc biệt trong Excel sẽ chuyển đổi một số được định dạng dưới dạng văn bản thành một giá trị số. Đây là hàm GIÁ TRỊ.
Để sử dụng chức năng này, hãy chọn ô bạn muốn chuyển số được chuyển đổi và nhập:
=VALUE(G2)
Thay thế “G2” ở trên bằng ô có số bạn muốn chuyển đổi. Nếu bạn đang chuyển đổi toàn bộ cột số, hãy chỉ bắt đầu với ô đầu tiên.
Nhấn Enter và bạn sẽ thấy rằng số định dạng văn bản đã được chuyển đổi thành số định dạng Chung.
Sau đó, bạn có thể điền phần còn lại của cột trống vào cuối cột đó và công thức VALUE cũng sẽ chuyển đổi phần còn lại của các ô trong cột ban đầu.
Sau khi sử dụng bất kỳ tùy chọn nào trong số này để định dạng lại các số của bạn, bạn có thể cần phải làm mới dữ liệu ô sau khi áp dụng định dạng mới.
Như bạn có thể thấy, có một số cách để chuyển văn bản thành số trong Excel. Tùy chọn bạn chọn chỉ phụ thuộc vào nơi bạn đang cố gắng đặt đầu ra. Nó cũng phụ thuộc vào việc bạn thích sử dụng sao chép và dán, công thức Excel hay các tùy chọn menu.
Cuối cùng, mỗi lựa chọn trong số này cung cấp cho bạn cùng một kết quả cuối cùng.
