Google Drive đã trở thành một đối thủ cạnh tranh lớn với Microsoft Office 365 cho cả lưu trữ đám mây và phần mềm văn phòng. Một trong những lý do cho sự phổ biến của nó là bởi vì bạn có thể nắm bắt được những điều cơ bản rất nhanh.
Trong khi những điều cơ bản có thể dễ học, nhiều tính năng tốt nhất không được chú ý. Trên thực tế, có hàng tá tính năng ẩn trong các menu của Sheets, Docs và Google Drive.
Cho dù bạn đang tìm cách cải thiện năng suất của mình, muốn biết cách tìm kiếm tệp nhanh hơn hay muốn các mẹo để quản lý sao lưu đám mây của mình, Google Drive sẽ mạnh mẽ hơn với một số mẹo Google Drive nâng cao – chúng tôi đã chọn ra cách tốt nhất dưới đây .
Nội dung bài viết
Sử dụng các công cụ tìm kiếm nâng cao
Một trong những vấn đề lớn nhất mà bạn sẽ gặp phải khi sử dụng Google Drive thường xuyên hơn là tìm lại các tệp. Rất may, Google Drive có một số chức năng tìm kiếm nâng cao mà bạn có thể sử dụng để xác định chính xác các tệp.
Nhấn vào Thanh tìm kiếm và bấm vào Thêm công cụ tìm kiếm. Bây giờ bạn có một danh sách rộng lớn các công cụ có sẵn để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Ví dụ: bạn có thể chọn loại tệp – bao gồm mọi thứ từ Ảnh và bản trình bày đến các tệp và thư mục .zip. Bạn cũng có thể tìm kiếm chủ sở hữu, hữu ích cho việc tìm kiếm nội dung được chia sẻ.
Đó chỉ là sự khởi đầu. Bạn cũng có thể lọc kết quả theo lần cuối các tệp đã được sửa đổi và cũng lọc theo văn bản được tìm thấy trong chính tệp đó. Ví dụ: nếu bạn đã viết một bài viết về một công thức cụ thể, nhưng chỉ cần nhớ một thành phần duy nhất bạn đã viết trong bài viết, bạn có thể tìm thấy công thức đó chỉ bằng cách nhập chính thành phần đó.
Lịch sử truy cập & Khôi phục bản sao lưu trong Google Docs & Sheets
Google Docs và Google Sheets sẽ tự động lưu khi bạn tiếp tục làm việc trên tài liệu của mình. Tuy nhiên, nhiều người không biết rằng bạn có thể nhấp vào Tất cả sự thay đổi đã được lưu lại trên Drive văn bản để xem và khôi phục sửa đổi trong quá khứ.
Google Drive sẽ tự động ghi lại tất cả các thay đổi kể từ đầu thời gian, miễn là lần đầu tiên bạn tạo tệp trên chính Google Drive. Và chỉ với một nút duy nhất, bạn có thể khôi phục các phiên bản cũ hơn. Ngoài ra, chỉ cần cuộn qua các phiên bản trước đây và nhấp vào từng bản để có tất cả các thay đổi được tô sáng.
Điều này có thể hữu ích khi bạn loại bỏ văn bản cũ mà bạn cần một lần nữa trong tương lai hoặc nếu bạn cần kiểm tra các chỉnh sửa trong quá khứ cho bất kỳ chi tiết bị thiếu. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ sửa đổi nào trước đó và đổi tên nó để nó dễ dàng tìm kiếm và quản lý hơn trong tương lai.
Giới hạn quyền đối với một số ô nhất định trong Google Sheets
Nó rất dễ dàng để chia sẻ các tệp Google Sheets và Docs để cộng tác với những người khác. Chỉ ấn Tập tin> Chia sẻ> Nhận liên kết có thể chia sẻ. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn đặt quyền cho bất kỳ ai có liên kết đó có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, họ có thể thay đổi hoàn toàn mọi thứ theo mặc định.
Trong Google Sheets và hy vọng Google Docs trong tương lai, bạn có thể tự khóa các phần nhất định để không ai ngoài chủ sở hữu ban đầu có thể chỉnh sửa nó. Điều này có thể rất có lợi khi bạn làm việc trên một tài liệu với một nhóm lớn, nhưng cần một số phạm vi nhất định được bảo vệ khỏi việc xóa ngẫu nhiên.
Để bắt đầu, nhấp và kéo khu vực bạn muốn bảo vệ, nhấp chuột phải và sau đó nhấp Phạm vi bảo vệ. Từ đó, một bảng điều khiển mới sẽ mở ra ở phía bên phải màn hình của bạn. Đưa ra một phạm vi mô tả để bạn có thể hiểu nó là gì sau đó, và sau đó nhấp vào Đặt quyền.
Bây giờ bạn có thể đặt phạm vi chỉ có thể chỉnh sửa bởi chủ sở hữu, hữu ích cho các cột và hàng được ghim. Hoặc bạn có thể đặt quyền cho những người cụ thể qua email, hữu ích nếu bạn muốn khóa các trang hoặc hàng nhất định cho các tác vụ khác nhau.
Tạo nhanh nội dung mới với các liên kết nhanh
nếu bạn muốn nhanh chóng tạo tài liệu mà không cần truy cập Google Drive và đi qua giao diện người dùng, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhập địa chỉ sau vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đăng nhập vào đúng tài khoản Google trước khi thực hiện việc này.
- Bác sĩ – Dự án Google Docs mới
- Tờ.new – Dự án Google Sheets mới
- Trình bày.new – Bản trình bày mới của Google
- Trang web.new – Dự án trang web mới của Google
Sau khi sử dụng các liên kết này chỉ một lần, chúng sẽ xuất hiện lại dưới dạng đề xuất khi bạn nhập chúng vào thanh địa chỉ trình duyệt tiếp theo. Vì vậy, tạo một tài liệu mới có thể dễ dàng như gõ D vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn.
Chỉ cần nhớ, bạn sẽ cần phải di chuyển tài liệu vào một thư mục sau nếu bạn muốn tổ chức các tệp của mình tốt hơn một chút.
Chuyển đổi Word sang PDF hoặc PDF sang tài liệu Word
Khi bạn đã hoàn thành với một tài liệu Google Docs, bạn có thể biến nó thành PDF rất dễ dàng. Chỉ cần nhấp Tệp> Tải xuống> PDF. Ngoài ra còn có nhiều tùy chọn ở đây cho các định dạng tệp khác, bao gồm văn bản thuần túy (.txt), ấn phẩm EPUB (.epub) và tệp Microsoft Word (.docx).
Bạn cũng có thể thực hiện theo cách khác bằng cách tải lên tệp .PDF vào ổ đĩa của mình, sau đó bấm vào nó để mở phần xem trước và bấm Mở bằng Google Docs. Kết quả bạn nhận được trong Google Docs sẽ phụ thuộc vào cách tệp .PDF được tạo, nhưng đôi khi bạn sẽ có thể chỉnh sửa văn bản trong tệp PDF và cũng chỉnh sửa các yếu tố khác.
Đôi khi, việc nhập có thể chỉ hiển thị dưới dạng một trang trống. Điều này thường xảy ra nếu một hình ảnh đã được chuyển đổi thành PDF. Sau khi bạn hoàn thành việc chỉnh sửa, chỉ cần nhấp vào Tệp <Tải xuống và chọn một loại tập tin phù hợp.
Tạo bản vẽ hoặc sơ đồ dễ dàng
Có lẽ tốt nhất là sử dụng công cụ của bên thứ ba nếu bạn cần đồ họa chi tiết, nhưng nếu bạn cần nhanh chóng, hãy nhấp vào Chèn <Vẽ <Mới có thể là một cách nhanh chóng để tạo ra một bản vẽ.
Bạn được cung cấp các công cụ để vẽ, tạo các hình cơ bản, thêm văn bản và nhập các hình ảnh khác. Thậm chí còn có các công cụ để thay đổi vị trí và kích thước của hình dạng và xếp hình dạng cho đối xứng. Khi bạn đã hoàn tất, bạn có thể nhấp vào lưu và đóng và nó sẽ được nhập vào tài liệu của bạn. Tính năng này có sẵn trong toàn bộ bộ ứng dụng Google Drive.
