Gặp gỡ đồng nghiệp của bạn bằng một ứng dụng như Zoom là một điều bình thường mới, nhưng hầu hết mọi người vẫn chỉ làm quen với nó.
Mặc dù trò chuyện video nhóm đã xuất hiện được một thời gian, nhưng rất có thể cho đến giờ bạn vẫn chưa bao giờ thực sự có lý do để sử dụng nó. Có nghĩa là học một danh sách kiểm tra hoàn toàn mới về các quy tắc nghi thức và chuẩn bị kỹ thuật.
Tin tốt là bạn không phải lo lắng về hơi thở có mùi nữa, nhưng bạn nên cố gắng thực hiện các bài kiểm tra Zoom sau đây trước cuộc họp quan trọng tiếp theo của bạn.
Nội dung bài viết
Chuẩn bị môi trường của bạn
Mặc dù bạn có thể không ở trong cùng một không gian vật lý với đồng nghiệp của mình, nhưng Zoom kết nối tất cả các không gian riêng lẻ của bạn với nhau. Điều này cũng có nghĩa là bất kỳ vấn đề nào mà môi trường của bạn gặp phải đều có thể trở thành vấn đề trong cuộc họp của bạn. Những loại vấn đề? Vâng, nó sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cá nhân, nhưng đây là một vài mẹo chính:
- Đảm bảo rằng môi trường của bạn được chiếu sáng đầy đủ.
- Nếu có thể, hãy chọn một nơi có kiểm soát ra vào, chẳng hạn như một cánh cửa có thể khóa được.
- Cố gắng chọn một căn phòng không quá dễ bị tiếng vọng. Ở đâu đó với một tấm thảm, màn dày và đồ nội thất mềm nói chung là tốt.
- Kiểm tra các nguồn phát ra tiếng ồn trong phòng. Một thiết bị bíp, tiếng quạt kêu cót két hoặc các vấn đề tương tự khác sẽ khiến tất cả những người tham gia cuộc họp khác cảm thấy lo lắng.
- Kiểm tra khung của luồng video của bạn một cách cẩn thận. Có điều gì đó không phù hợp hoặc gây mất tập trung trong tầm nhìn không? Cân nhắc di chuyển nơi bạn ngồi hoặc di chuyển những đồ vật đó ra khỏi đường đi.
Đây không phải là một danh sách đầy đủ, vì vậy hãy nhìn xung quanh môi trường bạn sẽ sử dụng trong cuộc họp Thu phóng của mình và thử nghĩ xem có điều gì gây ra sự cố hay không.
Cân nhắc sử dụng nền ảo
Thu phóng cung cấp khả năng thay thế nền của bạn bằng một nền ảo. Điều này hoạt động giống như bất kỳ thiết lập “màn hình xanh” nào, nhưng bạn không cần phải có màn hình xanh lục. Miễn là nền của bạn có màu đồng nhất và ánh sáng đồng đều, bạn sẽ có được kết quả tốt. Nền ảo của bạn không nhất thiết phải hoàn hảo, nhưng bạn có thể kiểm tra nó trong cài đặt Thu phóng để đảm bảo nó phù hợp với bạn.
Nếu bạn không nhận được kết quả tuyệt vời, bạn có thể thử chiếu sáng nền đồng đều hơn hoặc đầu tư vào màn hình bật lên màu xanh lục. Thậm chí còn có những ý tưởng hay ho như màn hình xanh gắn trên ghế Webaround giúp bạn dễ dàng thu được toàn bộ khung hình máy ảnh.
Có một giải pháp ghi chú
Đây là một mẹo chuẩn bị cũng áp dụng cho các cuộc họp ngoài đời thực, nhưng bạn nên có một số giải pháp ghi chú. Nó có thể là bút và giấy, máy tính bảng có bút hoặc điện thoại có bàn phím ảo.
Một số cuộc họp Thu phóng được ghi lại. Trong trường hợp đó, bạn không cần phải ghi chép lại để tham khảo sau khi cuộc họp kết thúc. Thay vào đó, ghi chú rất hữu ích để sắp xếp các câu hỏi và phản hồi của bạn. Bản chất của các cuộc họp Zoom mà bạn có thể sẽ không có nhiều thời gian để nói khi đến lượt mình. Ghi chú giúp bạn tận dụng tốt nhất thời gian bạn có.
Kiểm tra xem màn hình của bạn có thích hợp để chia sẻ không
Cho dù bạn có dự định chia sẻ màn hình máy tính của mình với những người khác trong cuộc họp hay không, hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện điều đó ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là gì? Đảm bảo rằng hình nền của bạn phù hợp với công việc, có lẽ tốt nhất bạn nên thay đổi nó thành một trong các lựa chọn có sẵn của Windows. Đóng mọi ứng dụng đang mở và có thể hiển thị nội dung riêng tư hoặc nhạy cảm.
Nếu bạn có khả năng sử dụng trình duyệt web, bạn có thể muốn tắt tính năng hoàn thành tìm kiếm tự động hoặc sử dụng trình duyệt di động không có lịch sử tìm kiếm của bạn. Điều cuối cùng bạn muốn là các trang web hoặc cụm từ tìm kiếm bạn đã truy cập vào thời gian cá nhân của mình hiển thị trên màn hình để cả nhóm cùng xem.
Chạy kiểm tra tốc độ Internet
Khi bạn đã tìm thấy một địa điểm tốt cho cuộc họp của mình và đã chuẩn bị sẵn sàng môi trường, bạn nên kiểm tra xem tốc độ internet của mình có đủ hay không. Chạy kiểm tra tốc độ internet và kiểm tra xem bạn có đủ băng thông để tham gia cuộc họp Thu phóng hay không.
Yêu cầu tối thiểu cho cuộc gọi video nhóm Zoom là băng thông khoảng 1 Mbps. Đó là theo cả hai hướng. Băng thông thượng nguồn rất quan trọng đối với các cuộc gọi điện video. Nếu internet của bạn gửi thông tin chậm, điều đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia khác. Lý tưởng nhất là bạn muốn 3 Mb / giây ở cả hai hướng để đảm bảo truyền video HD chất lượng cao.
Nếu kiểm tra tốc độ cho thấy kết nối của bạn không nhanh như gói internet của bạn, thì bạn sẽ phải khắc phục sự cố hiệu suất internet của mình. Điều đó có nghĩa là đảm bảo có đủ cường độ tín hiệu Wi-Fi và đảm bảo bạn không ở vào điểm chết. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tăng tốc Internet Wi-Fi hoặc cân nhắc sử dụng cáp Ethernet, nếu có thể.
Đảm bảo Webcam và Micrô của bạn đang hoạt động
Bây giờ chúng ta có lẽ đến với bài kiểm tra quan trọng nhất cần thực hiện trước cuộc họp Thu phóng của bạn: đảm bảo micrô và webcam của bạn hoạt động. Đây là những gì bạn cần làm:
- Cắm micrô và webcam của bạn
- Nếu được nhắc, bạn có thể phải cài đặt phần mềm hoặc trình điều khiển cho chúng. Thông thường, đây là trải nghiệm plug-and-play
- Mở Thu phóng
- Chọn cài đặt bánh răng
- Lựa chọn Video
- Chọn đúng webcam từ danh sách thả xuống, nếu có
- Kiểm tra bản xem trước để xem nó có đẹp không (hoặc nó có xuất hiện không)
- Điều chỉnh các cài đặt khác, chẳng hạn như chất lượng HD, cho phù hợp với nhu cầu của bạn
- Lựa chọn Âm thanh
- Đảm bảo chọn đúng thiết bị âm thanh cho cả Loa và Micrô
- Lựa chọn Kiểm tra loa và Kiểm tra micrô lần lượt từng người để đảm bảo chúng đang hoạt động
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên chọn hộp “Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp”, vì đó chỉ là cách cư xử tốt. Ngoài ra, nó ngăn bạn vô tình nói điều gì đó mà bạn không muốn những người còn lại trong cuộc họp nghe thấy vì bạn quên tắt tiếng micrô của mình.
Để biết hướng dẫn thiết lập Zoom chi tiết, hãy xem Cách thiết lập và sử dụng Zoom – Nó có tốt hơn Skype không? để được các chuyên gia tư vấn.
Nếu webcam của bạn không hoạt động, hãy chuyển đến Sửa nhanh khi Máy ảnh cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động để sắp xếp nhanh chóng.
Tham gia một cuộc họp thử nghiệm
Bước cuối cùng trong quy trình trước khi tham gia cuộc họp Zoom của bạn là gọi dịch vụ cuộc họp kiểm tra Zoom. Chỉ cần truy cập https://zoom.us/test và làm theo hướng dẫn. Bạn sẽ có thể xác nhận rằng tất cả các thiết bị của bạn đang hoạt động và liệu bạn có nghe tốt với những người tham gia khác trong cuộc họp hay không. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với micrô, máy ảnh hoặc kết nối internet của mình ở đây thì bạn chỉ cần xem lại danh sách kiểm tra ở trên để tìm ra sự cố.
Hãy dành một chút thời gian để tìm hiểu cách ghi lại một cuộc họp Thu phóng. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách tổ chức một cuộc họp Thu phóng.
Các vấn đề kỹ thuật xảy ra, sau đó cuộc sống sẽ xảy ra
Chúng tôi hy vọng cuộc họp Zoom của bạn diễn ra tốt đẹp và không gặp bất kỳ trở ngại nào, nhưng điều cuối cùng bạn phải biết là một số điều nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn không thể chuẩn bị trước hoặc dự phòng để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn sẽ diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Các vấn đề kỹ thuật luôn có thể xảy ra và bạn chỉ nên xử lý chúng.
Điều tương tự cũng xảy ra với những thứ không đúng kỹ thuật. Nếu con mèo của bạn nhảy lên bàn và chặn máy ảnh, đó chỉ là cuộc sống. Nó không đáng để làm việc lại. Tất cả chúng ta là con người và tất cả chúng ta đang sống trong những hoàn cảnh bất thường ngay bây giờ. Vì vậy, hãy thư giãn, tận hưởng cuộc họp của bạn và yên tâm rằng bạn đã làm mọi thứ hợp lý để chạy các bài kiểm tra Zoom phù hợp trước cuộc họp. Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là học cách giả tạo sự chú ý trong một cuộc gọi Thu phóng.
