Lâu nay, dữ liệu biểu đồ trong Excel không chỉ đơn giản mà còn được tự động hóa đến mức bạn có thể dễ dàng đi từ bảng tính bảng đến một khu vực, thanh, đường hoặc biểu đồ hình tròn một cách nhanh chóng với một vài dự tính tốt nhấp chuột. Sau đó, khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính của mình, Excel sẽ tự động thực hiện các thay đổi tương ứng với biểu đồ và đồ thị của bạn.
Đó không phải là
kết thúc chương trình ma thuật biểu đồ, mặc dù. Bạn có thể, ví dụ,
thay đổi biểu đồ hoặc loại biểu đồ tại bất kỳ điểm nào, cũng như chỉnh sửa màu sắc
sơ đồ, phối cảnh (2D, 3D, v.v.), trục hoán đổi, và nhiều,
nhiều hơn nữa
Nhưng đương nhiên là,
tất cả bắt đầu với bảng tính.
Nội dung bài viết
Nằm ra
Dữ liệu của bạn
Trong khi Excel
cho phép bạn sắp xếp bảng tính của mình theo nhiều cách, khi lập biểu đồ
dữ liệu, bạn sẽ nhận được kết quả tốt nhất đặt ra sao cho mỗi hàng
đại diện cho một bản ghi và mỗi cột chứa các phần tử của hoặc
liên quan đến các hàng cụ thể.
Huh? Lấy
bảng tính sau đây, ví dụ.
Cột ngoài cùng bên trái chứa danh sách các máy in laser. Ngoại trừ Hàng 1, chứa nhãn cột hoặc tiêu đề, mỗi hàng đại diện cho một máy in cụ thể và mỗi ô tiếp theo chứa dữ liệu về máy cụ thể đó.
Trong trường hợp này, mỗi ô giữ dữ liệu tốc độ in: Cột B, mất bao lâu để in trang đầu tiên của lệnh in; Cột C, mất bao lâu để in tất cả các trang, kể cả trang đầu tiên; Cột D, mất bao lâu để hoàn thành toàn bộ tài liệu, bỏ qua trang đầu tiên.
Trong khi đây là một
bảng tính hơi cơ bản, bất kể dữ liệu của bạn phức tạp như thế nào, gắn bó
định dạng chuẩn này giúp hợp lý hóa quy trình. Như bạn sẽ thấy
sắp tới, bạn có thể ánh xạ các ô trong một phần nhỏ của bảng tính
hoặc biểu đồ toàn bộ tài liệu hoặc bảng tính.
Excel điển hình
biểu đồ bao gồm một số phần riêng biệt, như thể hiện trong hình ảnh
phía dưới.
Biểu đồ của bạn
Dữ liệu
Nếu bạn thiên đường
đã làm điều này trước đây, bạn có thể ngạc nhiên về việc Excel dễ dàng như thế nào
làm cho biểu đồ bảng tính của bạn. Như đã đề cập, bạn có thể ánh xạ
toàn bộ bảng tính hoặc bạn có thể chọn một nhóm các cột và hàng để
đồ thị.
Ví dụ, giả sử rằng trong bảng tính chúng tôi đã làm việc trong phần trước mà bạn muốn chỉ biểu đồ hai cột dữ liệu đầu tiên (cột B và C), bỏ qua cột D. Điều này đòi hỏi một quy trình hai bước đơn giản:
- Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm các nhãn ở cột bên trái và các tiêu đề trong các cột bạn muốn đưa vào biểu đồ của mình, như được hiển thị bên dưới.
Hoặc, để biểu đồ
toàn bộ bảng tính, làm theo các bước sau.
- Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính, như được hiển thị trong hình trên cùng bên dưới. Đừng chọn toàn bộ trang tính, như thể hiện trong hình ảnh thứ hai bên dưới, chỉ chọn các ô chứa dữ liệu.
Excel làm một
công việc tuyệt vời của việc chọn loại biểu đồ thích hợp cho dữ liệu của bạn, nhưng
nếu bạn thích một loại biểu đồ khác, chẳng hạn như, ngang
các thanh, hoặc có lẽ là một bảng màu khác nhau, thậm chí có thể là bố cục 3D
với độ dốc và nền, chương trình tạo ra tất cả
hiệu ứng và dễ dàng hơn để đạt được.
Thay đổi biểu đồ
Kiểu
Như với
mọi thứ khác trong Excel, có một số cách để sửa đổi biểu đồ của bạn
kiểu. Đơn giản nhất là, tuy nhiên, để.
- Chọn biểu đồ.
- Trên thanh menu, bấm vào Thiết kế biểu đồ.
- Trên ruy-băng Thiết kế biểu đồ, chọn Thay đổi loại biểu đồ.
Điều này mở ra
Thay đổi hộp thoại Loại biểu đồ, hiển thị ở đây.
Bạn có thể thấy,
có nhiều loại biểu đồ và nhấp vào một trong số chúng hiển thị
một số biến thể trên đầu hộp thoại.
Ngoài việc thay đổi các loại biểu đồ từ ruy-băng Thiết kế biểu đồ, bạn cũng có thể thực hiện một số sửa đổi khác, chẳng hạn như bảng màu, bố cục hoặc áp dụng một trong các chương trình trong nhiều kiểu biểu đồ được thiết kế sẵn. Tất nhiên, kiểu biểu đồ tương tự như kiểu đoạn văn trong Microsoft Word. Như trong MS Word, bạn có thể áp dụng một trong nhiều kiểu như hiện tại, chỉnh sửa các kiểu hiện có hoặc tạo kiểu của riêng bạn.
Thêm và xóa các thành phần biểu đồ
Các yếu tố biểu đồ
tất nhiên là các thành phần khác nhau, chẳng hạn như tiêu đề,
chú thích, trục X và Y, v.v … tạo nên biểu đồ của bạn. Bạn có thể
thêm và loại bỏ các yếu tố này bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng
xuất hiện ở phía bên phải của biểu đồ khi bạn chọn nó.
Bên dưới các yếu tố biểu đồ bay ra là Biểu đồ kiểu bay ra, hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng cọ vẽ ở bên phải của biểu đồ.
Biểu đồ bên dưới mà bạn sẽ tìm thấy Bộ lọc biểu đồ, cho phép bạn bật và tắt (hoặc lọc) các thành phần khác nhau trong biểu đồ của bạn, như được hiển thị ở đây:
Nếu các tùy chọn sửa đổi đó không đủ, có một loạt các tùy chọn khác trong Khu vực biểu đồ định dạng ở bên phải của bảng tính cho phép bạn thay đổi tất cả các khía cạnh của biểu đồ của bạn, từ điền và nền sang đường lưới, đến thanh 3D, lát bánh, thả bóng – tôi có thể tiếp tục và tiếp tục. Nhưng tôi chắc chắn bạn sẽ hiểu được những gì có sẵn.
Khi bạn bấm vào Tùy chọn văn bản, ví dụ, bạn nhận được một loạt các hiệu ứng bạn có thể áp dụng cho văn bản trong biểu đồ của mình. Các tùy chọn gần như không giới hạn, đến mức mà không có một chút hạn chế nào, bạn có thể kết thúc việc tạo ra một số biểu đồ và đồ thị trông có vẻ sặc sỡ – mà không cần cố gắng hết sức, đưa tôi đến một hướng dẫn thiết kế quan trọng.
Chỉ vì bạn có tất cả những công cụ thiết kế tuyệt vời này theo ý của bạn, không có nghĩa là bạn phải sử dụng chúng. Hay, không, rất nhiều trong số chúng cùng một lúc. Ý tưởng là làm cho đồ họa của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng không quá bận rộn đến nỗi bản thân thiết kế làm mất đi thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải. Rốt cuộc, thông điệp là điều quan trọng, không phải là năng lực thiết kế của bạn hay sức mạnh vũ phu của phần mềm thiết kế đồ họa của bạn.
Một quy tắc tốt của
ngón tay cái là, nếu nó trông quá bận rộn và mất tập trung, nó có thể là;
câm nó xuống một số. Donith sử dụng quá nhiều phông chữ trang trí, nếu có, như
Họ không dễ đọc. Khi sử dụng biểu đồ định hướng kinh doanh và
đồ thị, tập trung vào gì bạn đang cố nói và không phải vậy
nhiều về làm sao bạn nói nó
Trong khi đó,
biểu đồ dữ liệu dạng bảng có thể khiến nó dễ hiểu hơn nhiều và
thân thiện hơn nhiều so với cột sau cột văn bản và số.
