Bạn có một tài liệu riêng tư hoặc bản trình bày công việc quan trọng mà bạn không muốn mọi người xem?
Bạn có thể bảo vệ thông tin riêng tư và nhạy cảm trong tài liệu Word hoặc PDF bằng cách bảo vệ tệp bằng mật khẩu. Thao tác này mã hóa nội dung của tệp để không ai có thể truy cập hoặc đọc bởi bất kỳ chương trình nào mà không cần nhập mật khẩu trước.
Có một số tùy chọn để bảo vệ bằng mật khẩu nội dung của tài liệu Word hoặc PDF và giới hạn quyền truy cập trên tài liệu Word và PDF của bạn.
Nội dung bài viết
Mật khẩu bảo vệ tài liệu Word
Bạn có thể bảo vệ tài liệu Word bằng mật khẩu để giúp giữ nội dung của bạn an toàn và bảo mật, bằng cách ngăn truy cập trái phép. Chương trình cung cấp các cấp độ bảo vệ khác nhau bao gồm khóa tài liệu bằng mật khẩu và định cấu hình các cài đặt bảo vệ khác nhau phù hợp với nhu cầu của bạn.
Mặc dù vậy, những tính năng này không có sẵn trong Word Online, nhưng bạn có thể kiểm soát việc chia sẻ tệp và ra lệnh cho người khác có quyền chỉnh sửa nội dung hay thậm chí mở chúng hay không.
Nếu bạn đang sử dụng Google Documents, tài liệu của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu tài khoản Google của bạn, vì dịch vụ này không hỗ trợ bảo vệ bằng mật khẩu. Chỉ cần cẩn thận không cung cấp mật khẩu tài khoản của bạn hoặc chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai và bạn sẽ an toàn.
Các bước dưới đây áp dụng cho người dùng Microsoft Word 2010 trở lên cho Windows, với các đường dẫn thay thế cho người dùng Mac.
Cách bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu Word trong Windows
- Khởi chạy Microsoft Word và nhấp vào Tệp> Mở và tìm tài liệu bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.
- Nhấp chuột Tập tin một lần nữa và chọn Thông tin từ ngăn bên trái.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn Mã hóa bằng mật khẩu. Enter mật khẩu mà bạn có thể nhớ và mật khẩu đó sẽ được yêu cầu khi bất kỳ ai cố gắng mở tài liệu này.
- Nhấp chuột đồng ý. Enter mật khẩu một lần nữa và nhấp vào đồng ý.
- bên trong Bảo vệ tài liệu , bạn sẽ thấy một thông báo cho biết mật khẩu được yêu cầu để mở tài liệu này.
Cách bảo vệ mật khẩu tài liệu Word trong macOS
Nếu bạn đang sử dụng macOS, các bước sẽ khác một chút so với hệ điều hành Windows.
- Mở tài liệu Word bạn muốn khóa bằng mật khẩu bảo vệ và nhấp vào Ôn tập chuyển hướng.
- Nhấp chuột Bảo vệ tài liệu. Bạn sẽ thấy Bảo vệ mật khẩu hộp thoại phủ lên cửa sổ Word chính
- Enter một mật khẩu trong Đặt mật khẩu để mở tài liệu này và nhập lại mật khẩu đã chọn lần thứ hai để xác nhận. bên trong Đặt mật khẩu để sửa đổi tài liệu này nhập mật khẩu và nhập lại mật khẩu lần thứ hai
- Nhấp chuột đồng ý. Từ thời điểm này trở đi, khi người dùng mở tài liệu, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu. Họ có thể đọc và chỉnh sửa nó, trừ khi tác giả sử dụng các biện pháp bảo vệ bổ sung.
Ghi chú: Mật khẩu không thể khôi phục được, vì vậy hãy đảm bảo bạn nhập mật khẩu mà bạn có thể nhớ hoặc lưu trữ ở nơi an toàn. Chúng cũng phân biệt chữ hoa chữ thường và có thể dài tối đa 15 ký tự.
Cách Loại bỏ Hạn chế Bảo vệ Mật khẩu khỏi Tài liệu Word
Nếu bạn đã khóa tài liệu Word bằng bảo vệ bằng mật khẩu và bạn muốn mở khóa tài liệu đó, hãy đăng nhập với tư cách là chủ sở hữu tài liệu và lặp lại các bước ở trên cho Windows hoặc macOS cho đến khi bạn quay lại Bảo vệ tài liệu cái nút.
Đối với người dùng Windows:
- Nhấp chuột Bảo vệ tài liệu> Mã hóa bằng mật khẩu.
- Xóa trường mật khẩu.
- Nhấp chuột đồng ý để mở khóa tài liệu.
bên trong Bảo vệ tài liệu , bây giờ nó sẽ đọc: Bất kỳ ai cũng có thể mở, sao chép và thay đổi bất kỳ phần nào của tài liệu này.
Đối với người dùng macOS:
- Nhấn vào Ôn tập chuyển hướng.
- Nhấp chuột Bảo vệ tài liệu.
- Xóa mật khẩu khỏi trường được cung cấp.
- Lựa chọn đồng ý để mở khóa tài liệu.
Mật khẩu Bảo vệ tài liệu PDF
Cho dù bạn đang sử dụng Windows hay macOS, có một số cách bạn có thể sử dụng để bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu PDF. Rất may, các tệp PDF có hỗ trợ tích hợp cho mã hóa được bảo vệ bằng mật khẩu, không giống như Microsoft Word.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF bằng Adobe Acrobat và Microsoft Word. Nếu bạn quan tâm hơn đến việc thực hiện các thay đổi đối với tệp PDF của mình, chúng tôi cũng có một hướng dẫn đơn giản về các cách dễ dàng nhất để chỉnh sửa tệp PDF.
Sử dụng Adobe Acrobat
Bạn có thể mã hóa, thêm chứng chỉ hoặc mật khẩu vào tài liệu PDF và kiểm soát quyền truy cập vào tệp của mình.
Trong cài đặt tổ chức hoặc nhóm, bạn cũng có thể tạo các chính sách bảo mật tùy chỉnh mà mọi người có thể sử dụng để áp dụng mật khẩu bảo vệ cho tệp PDF theo cùng một cách mỗi lần.
Acrobat Pro DC bao gồm Xuất bản thông tin nhạy cảm hành động hướng dẫn bạn qua một số bước để bảo vệ tệp của bạn bằng mật khẩu, đồng thời tự động áp dụng các hạn chế chỉnh sửa và sao chép.
Nếu bạn chưa cài đặt nó trên máy tính của mình và không muốn trả tiền cho nó, bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí bảy ngày và truy cập tính năng này.
- Mở tài liệu PDF bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu bằng cách truy cập Tệp> Mở.
- Nhấp chuột Tập tin một lần nữa và chọn Tính chất.
- bên trong Bảo vệ , nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Phương pháp bảo mật và chọn Bảo mật mật khẩu.
- Ở dưới cái Mở tài liệu phần, kiểm tra Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu cái hộp.
- Enter mật khẩu trong hộp văn bản.
- Lưu tài liệu PDF để ghi mật khẩu mở cho nó.
Sử dụng Microsoft Word
Bạn sẽ không bao giờ đoán được rằng mình có thể sử dụng Microsoft Word để bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu. Bạn có thể bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu bằng cách đầu tiên tạo nó dưới dạng tài liệu Word và sau đó mã hoá nó bằng mật khẩu.
- Mở Microsoft Word và tạo tài liệu (nếu tài liệu của bạn đã ở định dạng PDF, trước tiên bạn có thể chuyển đổi PDF sang Word, sau đó thực hiện các bước bên dưới).
- Nhấp chuột Tệp> Lưu dưới dạng.
- Từ Lưu kiểu, mẫu menu thả xuống, chọn PDF định dạng.
- Nhấn vào Tùy chọn… chuyển hướng.
- Trong hộp bật lên, hãy chọn Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu cái hộp. Enter mật khẩu của bạn hai lần để xác nhận nó.
Đây là những cách khác nhau để bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu Word và PDF. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn một mật khẩu mạnh mà không ai có thể đoán hoặc bẻ khóa được.
Nếu bạn không giỏi trong việc ghi nhớ mật khẩu, bài viết của chúng tôi về các trình quản lý mật khẩu tốt nhất có một số tùy chọn tuyệt vời có thể giúp bạn điều đó.
