Ra khỏi văn phòng sớm và cần thiết lập một Ra khỏi văn phòng, Xa hoặc là Kỳ nghỉ tin nhắn trong Outlook? Bạn có thể nghĩ rằng nó sẽ siêu dễ dàng, nhưng thật không may là nó không! Thực tế, có hai cách tạo trả lời tự động và tùy thuộc vào việc Outlook độc lập hay sử dụng Microsoft Exchange.
Nếu bạn đang ở trong môi trường doanh nghiệp và Outlook được kết nối với MS Exchange, thì việc đặt câu trả lời ngoài văn phòng thực sự rất dễ dàng. Trước tiên, hãy để chúng tôi thực hiện phương pháp đó và sau đó chúng tôi sẽ thảo luận về cách thực hiện nếu bạn không sử dụng Exchange.
Tin nhắn ngoài văn phòng
Trong Office 2007 trở về trước, hãy đi đến Công cụ và bấm vào Trợ lý ngoài văn phòng. Lưu ý rằng điều này sẽ tự động có trong Outlook 2003 và Outlook 2007 khi sử dụng Exchange. Nếu bạn không thấy tùy chọn, bạn không sử dụng Exchange.
Trong Office 2010 và Office 2013, bạn phải bấm vào Tập tin tab, sau đó Thông tin và bạn sẽ thấy một nút được gọi là Trả lời tự động (Ngoài văn phòng).
Trong Office 2007 trở về trước, bấm vào Tôi hiện đang ở ngoài văn phòng nút radio và nhập tin nhắn vào Tự động trả lời cái hộp.
Hãy tiếp tục và đặt ngày bạn sẽ ra ngoài và đặt bất kỳ thông tin liên hệ nào trong trường hợp khẩn cấp, v.v. Nếu bạn nhấp vào OK, mọi người sẽ nhận được thông báo này cho đến khi bạn quay lại hộp thoại này và thay đổi nó thành Tôi hiện đang ở văn phòng.
Bạn cũng có thể thêm quy tắc vào các tin nhắn đến trong khi bạn ra khỏi văn phòng bằng cách nhấp vào Thêm quy tắc. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn thực hiện một số hành động nhất định đối với các email đến từ những người khác nhau. Ví dụ: nếu bạn nhận được email từ khách hàng, bạn có thể muốn chuyển tiếp email đến điện thoại của mình hoặc trả lời bằng một mẫu email khác với mẫu được sử dụng cho nhân viên nội bộ. Nếu bạn không biết cách sử dụng quy tắc, hãy đọc bài viết trước của tôi về cách tạo quy tắc Outlook.
Trong Outlook 2010 và 2013, nó khác một chút. Khi bạn nhấp vào Trả lời tự động, bạn sẽ nhận được một hộp thoại bật lên như hộp thoại hiển thị bên dưới.
Chọn Gửi trả lời tự động và sau đó kiểm tra nút Chỉ gửi trong khoảng thời gian này nếu bạn biết chính xác ngày bạn sẽ biến mất. Nếu bạn bỏ chọn nó, nó sẽ chỉ trả lời tự động cho đến khi bạn đến và chọn thủ công Không gửi trả lời tự động.
Điều thú vị về phiên bản này là bạn có thể có một thiết lập trả lời tự động riêng cho những người bên trong và những người bên ngoài tổ chức của bạn. Một lần nữa, như với các phiên bản trước của Office, bạn bấm vào Quy tắc nếu bạn muốn thêm ngoại lệ vào trả lời tự động.
Tin nhắn ngoài văn phòng không có trao đổi
Vì vậy, điều này thật tuyệt nếu bạn có Outlook với Exchange, nhưng nếu bạn không có quyền truy cập vào Trợ lý ngoài văn phòng hoặc là Trả lời tự động? Vâng, có một cách bạn có thể THAM GIA trợ lý ngoài văn phòng bằng cách tạo quy tắc trả lời tự động cùng với mẫu ngoài văn phòng. Dưới đây là các bước dưới đây.
Bước 1: Trước tiên hãy tạo một thông báo mới trong Outlook như thể bạn sẽ viết email cho ai đó. Không đặt bất cứ thứ gì vào hộp TO hoặc CC. Nhập tin nhắn email đi của bạn và cũng đặt một chủ đề.
Nhấp vào nút Microsoft Office hoặc nút Tập tin tab trong các phiên bản mới hơn của Office và chọn Lưu thành. Trong hộp tổ hợp Lưu dưới dạng, chọn Mẫu Outlook. Nhập tên như Ra khỏi văn phòng trả lời bên trong Tên tệp hộp và bấm vào Tiết kiệm.
Bước 2: Bây giờ tất cả những gì chúng ta cần làm là tạo một quy tắc và báo cho Outlook sử dụng mẫu email mới mà chúng ta vừa tạo. Đối với Office 2007, bấm vào Công cụ thực đơn và đi đến Quy tắc và cảnh báo.
Trong Office 2010 và 2013, bấm vào Trang Chủ tab, sau đó bấm vào Quy tắc và sau đó bấm vào Quản lý quy tắc và cảnh báo.
Bấm vào Quy tắc mới Dưới Quy tắc email để tạo quy tắc Outlook mới.
Theo phần Bắt đầu từ một quy tắc trống, tiếp tục và nhấp vào Kiểm tra tin nhắn khi họ đến trong các phiên bản cũ hơn của Office hoặc Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhậne trong các phiên bản mới hơn của Office, sau đó bấm vào Kế tiếp.
Tiếp theo, bạn sẽ phải chọn điều kiện nào, nếu có, bạn muốn kiểm tra. Đối với trả lời tự động ngoài văn phòng, tôi thường không kiểm tra bất cứ điều gì vì tôi muốn nó áp dụng cho bất kỳ email nào tôi nhận được.
Nhấn Next và sau đó bên dưới Hành động, đánh dấu vào ô có nội dungTrả lời bằng một mẫu cụ thểSau đó, trong hộp văn bản thứ hai ở dưới cùng, nhấp vào liên kết cho biết một temp cụ thểmuộn rồi
Bây giờ chọn mẫu mà bạn đã tạo trước đó từ danh sách mẫu. Nếu bạn không thấy mẫu của bạn, bấm vào Nhìn vào hộp tổ hợp và chọn Sử dụng mẫu trong hệ thống tệp.
Nhấp chuột Mở và sau đó nhấp Hoàn thành. Bây giờ bất cứ khi nào bạn nhận được một email mới, một phản hồi tự động sẽ được gửi bằng mẫu trả lời tự động của bạn. Outlook cũng nhớ người mà nó cũng gửi tin nhắn và sẽ chỉ gửi một lần cho mỗi địa chỉ email.
Để tắt nó, bạn phải quay lại Quy tắc và Cảnh báo và bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc. Ngoài ra, bạn phải đảm bảo rằng Outlook đang mở trên máy tính của bạn trước khi bạn rời đi để nó gửi trả lời tự động! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy để lại nhận xét. Thưởng thức!
