Bạn đã dành hàng giờ để viết một tài liệu và đột nhiên, PC của bạn bị treo. Hàng nghìn lời nói, hàng giờ nỗ lực: biến mất trong tích tắc. Thật không may, đây là một trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra đôi khi có thể xảy ra khi bạn đang viết hoặc chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word, đặc biệt nếu bạn chưa lưu tệp của mình.
Rất may, giống như Google Docs, Word có thể và sẽ tự động lưu tài liệu của bạn, ngay cả khi bạn chưa tự lưu. Word cũng sẽ cố gắng giúp bạn khôi phục các thay đổi đối với tệp hoặc khôi phục tài liệu bị hỏng. Nếu bạn đang gặp khó khăn, đây là một số bước bạn có thể làm theo để khôi phục tài liệu Word trước khi mất hoàn toàn.
Nội dung bài viết
Sử dụng các tính năng khôi phục tài liệu của Word
Nếu Word bị treo mà không lưu tài liệu của bạn, đừng hoảng sợ! Nếu bạn đang sử dụng bản phát hành gần đây của Microsoft Word, bạn có thể gặp may vì các tính năng tự động khôi phục tích hợp của Word có thể đã tự động lưu tiến trình của bạn.
Tính năng này có nghĩa là trong nhiều trường hợp, bạn có thể khôi phục tài liệu Word bị lỗi cho đến điểm tự động lưu cuối cùng (thường là 10 phút một lần). Mặc dù nó không hoạt động cho mọi tài liệu, nhưng nó có thể giúp bạn khôi phục tệp khi Word bị buộc phải đóng.
- Để khôi phục tài liệu Word, hãy mở Word sau khi nó gặp sự cố và tạo một tài liệu mới. Nếu các tệp tự động phục hồi khả dụng, Word sẽ hiển thị chúng trong menu Document Recovery ở bên trái, hiển thị cho bạn thời điểm tệp được tạo và yêu cầu bạn khôi phục chúng.
- Nếu bạn muốn khôi phục một trong những tài liệu này, hãy nhấp vào nó trong Document Recovery menu bên. Thao tác này sẽ mở nó trong một cửa sổ Word mới, nơi bạn sẽ có thể lưu nó đúng cách sau đó bằng cách nhấn File > Save As.
- Bạn cũng có thể kiểm tra các tài liệu Word được lưu tự động bằng cách nhấp vào File > Info > Manage Document, sau đó chọn Recover Unsaved Documents từ menu thả xuống.
- bên trong Open, bạn sẽ có thể thấy một thư mục Word ẩn chứa các tài liệu được lưu tự động (được lưu trong ASD file format). Chọn một trong những thứ này từ danh sách, sau đó nhấp vào Open mở nó ra.
- Khi Word đã mở tệp đã khôi phục của bạn, hãy lưu nó theo cách thủ công bằng cách nhấp vào File > Save As, hoặc bằng cách nhấn nút Save trong Recovered Unsaved File xuất hiện bên dưới thanh ribbon. Điều này sẽ cho phép bạn lưu nội dung trong Word chuẩn DOCX định dạng tệp.
Tìm kiếm tệp sao lưu Word theo cách thủ công
Word sẽ tự động định vị mọi tệp tự động khôi phục, nhưng điều này chỉ hoạt động nếu bạn đang cố khôi phục tài liệu Word trong điều kiện bình thường. Ví dụ: bạn có thể đang cố gắng khôi phục tài liệu từ một thư mục trên PC bị lỗi.
Trong trường hợp này, bạn có thể cần tìm kiếm các tệp sao lưu Word và khôi phục chúng theo cách thủ công. Word thường đặt tài liệu tự động lưu trong một thư mục ẩn, tạm thời mà bạn có thể truy cập bên ngoài Word. Tự động khôi phục các tệp ASD ở đây sau đó có thể được mở trong Word như bình thường.
- Để thực hiện việc này, hãy mở Windows File Explorer. Các tệp tin khôi phục tự động của Word thường được lưu trong thư mục C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles (thay thế username với tên người dùng tài khoản của riêng bạn). Nếu không có tệp nào ở đây, hãy thử thư mục C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\ (thay thế username).
- Sau đó, bạn có thể di chuyển hoặc mở bất kỳ tệp tài liệu tự động lưu nào được tìm thấy tại đây. Trong khi ASD tệp không phải là tệp tài liệu chuẩn, Word sẽ không có vấn đề gì khi mở chúng. Bạn có thể cần chọn Word từ Bạn muốn mở tệp này như thế nào? Tuy nhiên, cửa sổ xuất hiện nếu bạn cố gắng bấm đúp vào tệp ASD.
- Sau khi các tệp được mở, nhấn File > Save As để lưu tệp làm tiêu chuẩn DOCX tập tin.
Thay đổi tần suất lưu tự động khôi phục Word
Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu một bản sao của tài liệu sau mỗi 10 phút. Bạn có thể tự thay đổi cài đặt này để tăng tần suất của các lần lưu tự động này, nhưng điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của các tài liệu lớn hơn nhiều.
- Để thực hiện việc này, hãy mở Word và nhấn File > Options.
- bên trong Word Options bấm vào hộp chuyển hướng Save. Bạn có thể thay đổi tần suất lưu tự động bằng cách thay đổi Save AutoRecovery information every x minutes hình, thiết lập x số thành số thấp hơn (hoặc cao hơn). Theo mặc định, điều này được đặt ở 10 phút.
Click OK để lưu.
Với cài đặt tự động khôi phục của bạn được cập nhật, Word sẽ bắt đầu tự động lưu tài liệu bạn đang chỉnh sửa thường xuyên hơn. Sau đó, bạn có thể khôi phục tài liệu Word theo tiêu chuẩn bằng các phương pháp hiển thị ở trên.
Khôi phục tài liệu Word bị hỏng
Tính năng tự động khôi phục rất tốt để khôi phục tiến trình bạn đã thực hiện trên các tài liệu Word mà bạn không thể lưu trực tiếp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn khôi phục tài liệu Word bị hỏng mà bạn đã lưu trước đó, bạn cần phải làm theo các bước khác nhau.
- Bắt đầu bằng cách mở Word và nhấp vào File > Open > Browse. bên trong Open, định vị tệp tài liệu Word bị hỏng của bạn. Thay vì ép Open như bình thường, tuy nhiên, hãy nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Open, sau đó chọn Open and repair thay thế.
- Nếu tệp có thể sửa được, Word sẽ cố gắng làm như vậy, cho phép bạn khôi phục tài liệu của mình. Tuy nhiên, nếu nó không thể được sửa chữa, bạn có thể cố gắng trích xuất văn bản từ một tệp tài liệu bằng cách là loại tệp Recover Text from Any File, bên cạnh tùy chọn File name, sau đó nhấp vào Open như tiêu chuẩn.
Các bước này không dễ thực hiện, nhưng nếu tài liệu Word bị hỏng, bạn có thể sử dụng chúng để sửa chữa hoặc trích xuất nội dung vào tài liệu mới.
Sử dụng OneDrive để lưu trữ tài liệu
Tuy nhiên, nếu các bước này không hiệu quả, bạn có thể cần phải chuẩn bị tinh thần cho thực tế là tiến trình của bạn đã bị mất và tệp của bạn không thể khôi phục được. Mặc dù đây không phải là bản sửa lỗi, nhưng bạn có thể sử dụng OneDrive làm vị trí lưu cho bất kỳ tài liệu nào trong tương lai để giúp giảm nguy cơ này.
Sử dụng OneDrive không đảm bảo rằng các tài liệu Word trong tương lai sẽ không hoặc không thể bị hỏng. Tuy nhiên, nó có thể giúp bạn khôi phục tài liệu Word nếu tệp cục bộ bị mất hoặc bị hỏng, đặc biệt nếu PC của bạn bị lỗi và bạn buộc phải cài đặt lại Windows.
Nếu một ổ cứng bị lỗi, bạn có thể nhanh chóng tải lên các tệp Word từ bộ lưu trữ đám mây OneDrive của mình, giúp tiết kiệm thời gian.
Lập kế hoạch và tạo tài liệu tốt hơn trong Microsoft Word
Biết cách khôi phục tài liệu Word có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ, nhưng các bản sửa lỗi tốt nhất là những cách bạn thực hiện trước khi bắt đầu làm việc. Lưu tệp vào OneDrive (hoặc sử dụng Word Online) sẽ giúp đảm bảo rằng các tệp Word của bạn an toàn khi bạn thực hiện các thay đổi đối với nó, giúp việc khôi phục dễ dàng hơn nhiều nếu PC của bạn bị lỗi.
Nếu bạn đã cập nhật lên phiên bản Word mới hơn, bạn có thể cần chuyển đổi tài liệu Word của mình sang định dạng tài liệu mới hơn như DOCX. Các tệp DOCX nhỏ hơn, được định dạng tốt hơn và được tối ưu hóa cho các bản phát hành Word mới nhất, giúp cho Word ít bị lỗi hơn nhiều, đặc biệt là đối với các tài liệu lớn hơn.
