Hộp thư đến số không. Hai từ được thì thầm một cách nhẹ nhàng bởi những người theo chủ nghĩa tối giản và những kẻ sống sót, như thể đó là Chén Thánh. Như thể tất cả các vấn đề trên thế giới sẽ được giải quyết nếu bằng cách nào đó bạn nhận được 15.000 email chưa đọc trong hộp thư đến của mình được xử lý và biến mất.
Được gọi là hành động xóa hoàn toàn hộp thư đến của bạn, Inbox Zero đã trở thành một nỗi ám ảnh đối với một số người và tôi phải thừa nhận rằng bản thân mình đã bị bọ cắn. Có một cái gì đó rất hài lòng về việc xóa tất cả các email đi. Tâm lý của nó nâng một trọng lượng từ vai của bạn, như thể bạn không bị giam giữ trong hộp thư đến của bạn. Đó là bạn phụ trách.
Nhưng làm thế nào để bạn có được vị trí xuất chúng của Inbox Zero?
Nội dung bài viết
Bạn là người chưa đọc
Với mục đích đơn giản, tôi sẽ giả sử bạn sử dụng Gmail làm nhà cung cấp email của mình. Nhưng những lời khuyên này ít nhiều sẽ hoạt động với bất kỳ nền tảng email nào.
Đăng nhập vào email của bạn và trong thanh tìm kiếm, nhập là: chưa đọc
Điều này tự nhiên đưa ra mọi email chưa đọc trong tài khoản của bạn. Bây giờ nó là một trường hợp đi qua một cách có hệ thống và làm mỏng lúa mì từ vỏ trấu.
- Xóa những cái rõ ràng là thư rác.
- Hủy đăng ký khỏi tất cả các bản tin mà bạn không đọc nữa. Sẽ có một liên kết hủy đăng ký ở đầu cửa sổ Gmail hoặc ở cuối email.
- Tạo bộ lọc để chuyển hướng một số email vào nhãn riêng của họ. Vì vậy, bất cứ điều gì từ một tổ chức nhất định có thể đi vào nhãn hiệu riêng của nó. Nếu bạn làm việc cho tổ chức ACME, hãy tạo bộ lọc và đặt mọi thứ từ tổ chức ACME vào nhãn công việc. Hãy chắc chắn để đánh dấu Bỏ qua hộp thư đến và Áp dụng bộ lọc để kết hợp các cuộc hội thoại.
Tiếp tục đi cho bạn bè, gia đình, đồng nghiệp và như vậy. Khi email từ những người này bắt đầu được chuyển hướng vào các nhãn đó, hộp thư đến của bạn sẽ bắt đầu mỏng đi.
Bắt đầu xóa
Đặt email vào nhãn chỉ đơn thuần là di chuyển chúng sang khu vực khác. Nó không khắc phục vấn đề chính nó. Nhiều hơn một tầm nhìn xa, ra khỏi kịch bản nên tránh.
Tôi sẽ đề nghị xóa tất cả những gì chưa đọc được hơn một tháng tuổi. Đối với những người có hàng ngàn email, đây có thể là một động thái cực đoan, nhưng hãy nghĩ về nó. Nếu email là về một cái gì đó thực sự quan trọng, bạn sẽ nhận được một lần nữa từ người đó gần đây. Nếu cách đây hơn một tháng và người đó đã đề cập đến chủ đề này một lần nữa, thì có lẽ nó an toàn để bắt đầu cuộc trò chuyện 100 chủ đề về món thịt nướng của công ty.
Bây giờ bạn chỉ còn một tháng nữa để xử lý email, điều này dễ quản lý hơn nhiều. Đơn giản chỉ cần đi đến mặt sau của Tất cả thư và bắt đầu lướt qua từng người.
Trước khi bạn bắt đầu, hãy đi đến phần Labs của bạn và bật Tự động nâng cao. Sau đó, khi bạn đã xóa hoặc xử lý email, thay vì quay lại hộp thư đến, thay vào đó bạn sẽ được đưa đến email tiếp theo. Nhanh hơn nhiều.
Điều này sẽ mất một thời gian, và rõ ràng bạn sẽ có email mới đến sau đó. Nhưng việc có các bộ lọc được thiết lập sẽ có nghĩa là những email mới đó sẽ giành được hộp thư đến của bạn và sẽ có một số thứ tự sắp tới.
Làm thế nào để ngăn chặn mọi thứ thoát khỏi tầm kiểm soát trong tương lai
Khi bạn đã nhận được email của mình xuống Hộp thư đến hoặc gần với nó, bạn cần giữ nó ở đó. Có một số điều bạn có thể làm để đảm bảo rằng số lượng chưa đọc không bắt đầu leo lên trở lại.
Chuyển bản tin của bạn sang RSS hoặc phương tiện truyền thông xã hội
Nếu bạn sử dụng RSS, sau đó, một sự thay thế tuyệt vời cho các bản tin email là chạy chúng thông qua trình đọc RSS thay thế. Một ứng dụng web miễn phí bạn có thể sử dụng cho việc này làGiết bản tin!Giáo dục
Nó ngẫu nhiên tạo một địa chỉ email để bạn đăng ký nhận bản tin, sau đó thiết lập một địa chỉ RSS được kết nối để đưa vào trình đọc RSS của bạn. Sau đó, khi bản tin đi ra, nó sẽ xuất hiện trong nguồn cấp dữ liệu RSS của bạn thay vì hộp thư đến email của bạn. Nó hoạt động như một say mê.
Một cách khác là theo dõi người hoặc công ty thông qua hồ sơ truyền thông xã hội của họ. Nhưng nếu họ đăng một khối lượng lớn các cập nhật trạng thái mỗi ngày, khả năng thiếu một cái gì đó là rất cao.
Khuyến khích mọi người liên lạc với bạn qua phương tiện truyền thông xã hội
Yêu cầu mọi người:
- Gửi cho bạn một tin nhắn trực tiếp qua Twitter.
- Gửi cho bạn một tin nhắn trên Facebook Messenger
- Gửi cho bạn một tin nhắn trên Instagram Chat hoặc ứng dụng trò chuyện độc lập mới của họ, Chủ đề.
- Yêu cầu đồng nghiệp làm việc và khách hàng tự do tiếp cận bạn trên trò chuyện LinkedIn.
Khuyến khích mọi người nhắn tin cho bạn
Cũng như các chương trình trò chuyện trên phương tiện truyền thông xã hội, bạn cũng có thể yêu cầu mọi người liên hệ với bạn qua Skype, Signal và WhatsApp.
Sử dụng Pocket cho các liên kết bạn đã gửi email cho chính mình
Nhiều người – và bản thân tôi đã phạm tội – sử dụng email như một bãi rác cho các liên kết bạn muốn giữ lại sau này. Điều này có thể bao gồm các bài viết trực tuyến thú vị hoặc những thứ bạn muốn mua.
Thay vì làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn, tại sao không sử dụng Túi hoặc là Instapaper để thu thập chúng cho bạn? Tôi đánh giá cao Pocket và là một trong số ít các dịch vụ cao cấp tôi đã trả tiền.
Giữ Inbox Zero là một nỗ lực không ngừng, không bao giờ kết thúc. Giữ các bộ lọc email được điều chỉnh, chọn lọc trong những gì bạn đăng ký và tiếp tục đánh dấu email không mong muốn là thư rác. Khoảnh khắc bạn ngừng nỗ lực là khi bạn sẽ thấy số lượng chưa đọc đó lại tăng lên.
