Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có nội dung nào đó cho Word biết nơi các phần khác nhau của văn bản bắt đầu và kết thúc.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình.
Sắp xếp danh sách trong Word
Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc gạch đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.
Trong mỗi trường hợp này, ngắt dòng (còn được gọi là trả về vận chuyển) cho Word biết nơi một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.
Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột. Chỉ cần bắt đầu ở đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.
Sau đó, bấm vào Trang Chủ trên tab Ruy-băng và định vị phần có tiêu đề Đoạn văn. Tìm kiếm một nút có các chữ cái Một và Z trên đó và một mũi tên chỉ xuống. Đây là Sắp xếp chỉ huy. Bấm vào Sắp xếp nút và Word sẽ mở Sắp xếp văn bản cửa sổ.
Trên Sắp xếp văn bản cửa sổ, bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên, bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản mà bạn đã chọn theo đoạn văn. Mặc dù chúng tôi chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là đoạn riêng vì chúng tôi đã nhấn phím enter để đến dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn là tùy chọn mặc định.
Tiếp theo chúng ta cần nói với Word những gì chúng ta đang sắp xếp. Xác định vị trí menu thả xuống có nhãn Kiểu và lựa chọn Bản văn. Đây cũng là tùy chọn mặc định.
Cuối cùng, chúng ta cần nói với Word xem chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay thứ tự giảm dần (Z đến A). Tăng dần thứ tự là tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào đồng ý nút và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.
Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào Tùy chọn nút, bạn có thể định cấu hình các cài đặt nâng cao như dấu tách trường và có nên phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.
Sắp xếp văn bản trong bảng
Kiểu sắp xếp này có vẻ hơi quen thuộc với bạn nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một bảng tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề trong hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt tương tự để sắp xếp văn bản như được tìm thấy trong Excel.
Giả sử bạn có một bảng trong Word trông giống như bảng bên dưới.
Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản chúng tôi muốn sắp xếp. Hãy giả sử rằng chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần lần này. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa bấm vào Sắp xếp nút trong Đoạn văn phần của Ruy-băng.
Chú ý ở góc dưới bên trái của Sắp xếp cửa sổ mà Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng đầu tiên Sắp xếp theo menu thả xuống đã có tiêu đề cột Tên trong hộp tùy chọn.
Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Giảm dần. Khi hoàn tất, nhấp vào đồng ý nút và Word sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng tôi đã chọn.
Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để nói với Word những gì tách biệt một yếu tố dữ liệu với phần tử tiếp theo. Nếu bạn chơi với các cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ phát hiện ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng nhiều cột và thậm chí cả tab và văn bản được phân tách bằng dấu phẩy trong tài liệu Word.
Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho Word bằng cách sử dụng đoạn văn bản sắp xếp ứng dụng và văn bản bảng cho bạn bằng cách sử dụng giao diện tương tự như trong bảng tính Excel. Thưởng thức!
