Cách sử dụng AutoText và Bộ phận nhanh trong MS Word

0

Đối với một số lần lặp lại trước đây của Microsoft, Microsoft đã có một tính năng AutoText cho phép người dùng chụp một đoạn văn bản và sau đó sử dụng nó nhiều lần trong các phần khác của tài liệu hoặc thậm chí trong các tài liệu khác.

Microsoft đã thêm vào tính năng đó bằng cách bao gồm một cái gì đó mà nó gọi là Bộ phận nhanh, về bản chất, vẫn là AutoText, nhưng cung cấp cho người dùng sự linh hoạt hơn một chút.

Để xem cách AutoText hoạt động với Bộ phận nhanh, hãy nhập một số văn bản vào tài liệu thử nghiệm; trong ví dụ này, một địa chỉ sẽ được sử dụng:

Địa chỉ giả

Tiếp theo, tô sáng văn bản và sau đó nhấp vào Chèn trên tab chính, sau đó bấm vào Phần nhanh biểu tượng:

Biểu tượng phần nhanh

Bạn sẽ nhận được menu thả xuống này:

Biểu tượng bộ phận nhanh DropDown

Chọn Lưu lựa chọn vào thư viện phần nhanh, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên trông như thế này:

Tạo khối xây dựng mới PopUp

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể đi với các tùy chọn mặc định, mặc dù nếu bạn muốn bạn có thể thay đổi chúng cho phù hợp với mục đích của mình, sau đó nhấp vào Đồng ý cái nút.

Lưu ý: Tên của Phần nhanh bạn đang tạo, mặc định là dòng đầu tiên của văn bản.

Để xem kết quả của những nỗ lực của bạn, hãy chuyển đến một phần khác của tài liệu của bạn, sau đó nhấp một lần nữa vào Phần nhanh biểu tượng, bạn sẽ thấy văn bản bạn đã chụp trong một cửa sổ nhỏ:

Bộ phận nhanh hiển thị trong cửa sổ

Nhấp vào Phần nhanh cửa sổ với văn bản của bạn trong đó làm cho văn bản của bạn được chèn vào tài liệu ở vị trí hiện tại.

Sau khi chèn văn bản nhanh

Có một cách thậm chí nhanh hơn để đưa văn bản Bộ phận nhanh vào tài liệu của bạn; di chuyển đến một vị trí trống và bắt đầu nhập cùng một văn bản bạn đã lưu dưới dạng văn bản Bộ phận nhanh, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên cho bạn thấy rằng Word nhận ra rằng bạn đang cố gắng nhập văn bản Bộ phận nhanh.

Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn Đi vào key và Word sẽ điền vào phần còn lại của văn bản Bộ phận Nhanh cho bạn.

Lưu ý: Bạn cũng có thể nhập chỉ một vài ký tự đầu tiên của văn bản Bộ phận nhanh, sau đó nhấn phím F3 và Word sẽ chèn văn bản Bộ phận nhanh mà nó nghĩ bạn muốn.

Đây là phần nhanh chóng của Bộ phận nhanh, bằng cách chỉ cần nhấp vào một biểu tượng, bạn sẽ thấy ngay văn bản bạn đã ghi lại và có thể chèn nó chỉ bằng một cú nhấp chuột khác hoặc tự động chèn vào khi nhận ra những gì bạn đang cố gắng nhập.

Word vẫn có tính năng AutoText cũ; để sử dụng nó, hãy làm theo cùng một đường dẫn như bạn đã làm với Phần nhanh, chỉ khi bạn nhận được Tạo khối xây dựng mới cửa sổ bật lên, thay vì đi với mặc định của Bộ phận nhanh trong Thư viện, thay vào đó hãy chọn Văn bản tự động:

Tạo khối xây dựng mới - Văn bản tự động

Sau đó, để sử dụng nó, nhấp một lần nữa vào Phần nhanh biểu tượng, sau đó thay vì chọn một trong các hộp văn bản cho Phần nhanh, nhấp vào thay vì nơi nó nói Văn bản tự động, bạn sẽ thấy một menu thả xuống trông giống như thế này:

Chèn AutoText

Nhấp vào nơi bạn thấy văn bản đã lưu của mình khiến văn bản đã lưu được chèn vào tài liệu của bạn giống như với Phần nhanh.

Hai lựa chọn chèn khác từ Phần nhanh thực đơn là Tài sản tài liệuCánh đồng:

Tài sản Tài liệu và Lựa chọn Menu Trường

Tài sản tài liệu cho phép bạn chèn văn bản với tiêu đề được xác định trước vào tài liệu của bạn; để xem cách thức hoạt động, nhấp vào nó, sau đó chọn một trong những tiêu đề có sẵn từ menu bật lên.

Tài sản tài liệu với thả xuống

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Công ty. Sau khi chọn nó, chúng tôi nhận được điều này được chèn vào tài liệu của chúng tôi:

Lĩnh vực công ty chèn vào tài liệu

Nó đang chờ chúng tôi gõ tên công ty của chúng tôi, một khi chúng tôi làm như vậy, nó trông như thế này:

Tên công ty đã nhập

Sau đó, nhấp vào bất kỳ nơi nào khác trong tài liệu của chúng tôi khiến nó trông giống như văn bản thông thường. Nhưng, lần sau khi chúng tôi cần nhập tên công ty, thay vào đó chúng tôi có thể nhấp vào Phần nhanh biểu tượng, chọn Tài sản tài liệu, và sau đó Công ty từ menu thả xuống và tên công ty sẽ được chèn vào tài liệu.

Tùy chọn khác, Cánh đồng… được sử dụng để chèn các phần tử Word được xác định trước vào tài liệu của bạn; ví dụ: nếu bạn muốn chèn thời gian hiện tại vào tài liệu của mình, bạn sẽ nhấp vào Phần nhanh, tiếp đó hãy chọn Cánh đồng… tiếp đó hãy chọn Thời gian từ cửa sổ danh mục.

Thời gian hiện tại sau đó sẽ được chèn vào tài liệu của bạn.

Chèn thời gian

Cuối cùng, để xóa các mục văn bản Quick Parts, nhấp vào Phần nhanh biểu tượng, sau đó nhấp chuột phải vào cửa sổ chứa văn bản bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào nơi nó nói Sắp xếp và xóa:

Sắp xếp và xóa menu Lựa chọn

Sau đó bấm vào Xóa bỏ ở cuối menu Sắp xếp và Xóa PopUp.

Bộ phận Nhanh và Tự động là hữu ích nhất khi bạn thấy mình lặp đi lặp lại một chút văn bản, đặc biệt là nếu nó gõ gõ rườm rà, chẳng hạn như số dài hoặc khó đánh vần tên hoặc địa điểm.

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật thông tin.