Chuột là một công cụ tiện dụng, nhưng trỏ và nhấp là một việc lãng phí thời gian. Bạn biết điều đó, vì vậy bạn đã đi và tìm hiểu các phím tắt tốt nhất cho Office và Windows.
Nhưng có thể một số tác vụ lặp đi lặp lại không có tổ hợp phím tắt. Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể tạo các phím tắt của riêng mình trong Microsoft Office phải không? Bạn có thể.
Nội dung bài viết
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Office
Trước tiên, chúng ta hãy thực hiện các bước này trong Word. Các bước giống hệt nhau trong Excel và PowerPoint trên máy tính để bàn. Cuộn xuống để xem cách thực hiện việc này trong Outlook.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ribbon và chọn Customize the Ribbon.
- Các Word Options cửa sổ sẽ mở ra. Lựa chọn Customize kế bên Keyboard shortcuts gần cuối cửa sổ.
- Các Customize Keyboard cửa sổ sẽ mở ra. Nhìn vào Categories khu vực để thu hẹp đến một tab có lệnh bạn muốn tạo lối tắt. Các lệnh của tab đó sẽ hiển thị trong Lệnh khu vực bên phải. Chọn lệnh bạn muốn.Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn FileSendPdf, vì sẽ rất hữu ích nếu gửi tài liệu Word dưới dạng PDF bằng tổ hợp phím bấm đơn giản. Nếu lệnh đã có tổ hợp bàn phím, nó sẽ hiển thị trong Commands.
- Để đặt tổ hợp phím tắt mới, hãy đặt con trỏ vào Press new shortcut key, rồi nhấn tổ hợp phím bạn muốn sử dụng trên bàn phím. Ghi lại những gì hiển thị bên dưới Current keys bên cạnh Currently assigned to. Nếu bất cứ điều gì nhưng [unassigned] hiển thị ở đó, hãy thử tổ hợp phím khác.
- Để sử dụng tổ hợp phím này cho tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy rời khỏi Normal.dotm được chọn trong Save changes in box. Để chỉ áp dụng tổ hợp khóa cho tài liệu này, hãy chọn tổ hợp khóa trong hộp thả xuống.
- Chọn Assign để áp dụng cài đặt, sau đó đóng cửa sổ Tùy chỉnh bàn phím. nhấn OK để đóng cửa sổ Word Options. Hãy thử tổ hợp phím tắt mới của bạn.
Các FileSendPdf phím tắt sẽ tự động chuyển đổi tài liệu thành PDF, tạo email mới trong Outlook, đính kèm PDF và đặt Chủ đề cho email. Một lần nhấn phím thay vì hàng chục lần hoặc nhiều lần nhấp chuột bằng chuột là cách tiết kiệm thời gian đáng kinh ngạc.
Cách xóa các phím tắt tùy chỉnh trong Microsoft Office
Bạn có thể muốn loại bỏ tất cả các phím tắt tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện trong ứng dụng Office. Nó đơn giản để làm.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ khoảng màu xám nào trong vùng ribbon và chọn Customize the Ribbon.
- Các Word Options cửa sổ sẽ mở ra. Chọn Customize ở khu vực dưới cùng bên trái của cửa sổ. Các Customize Keyboard cửa sổ sẽ mở ra.
- Để xóa các nhiệm vụ quan trọng khỏi tất cả các tài liệu trong tương lai, hãy rời khỏi Normal.dotm được chọn trong Save changes. Để chỉ xóa chúng khỏi tài liệu này, hãy chọn tài liệu trong menu thả xuống. Ở gần dưới cùng bên trái, hãy chọn Reset All cái nút.
- Nó sẽ hỏi, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Lưu ý rằng ở cuối cảnh báo đó, nó sẽ đọc Normal.dotm hoặc tài liệu bạn đã chọn. Lựa chọn Yes để xác nhận việc đặt lại.
Cách tạo phím tắt trong Microsoft Outlook
Trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office, Outlook có lẽ là ứng dụng mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Bạn nên tạo một số phím tắt tùy chỉnh để hoàn thành công việc nhanh hơn.
Thật không may, kể từ Outlook 2016, nó không cho phép bạn tạo các phím tắt như chúng ta có thể làm trong Word, Excel và PowerPoint. Vì vậy, lựa chọn của bạn là gì?
Đó là một giải pháp thay thế, nhưng bạn có thể tạo Quick Steps và gán các tổ hợp phím cho chúng. Điều này sẽ không cung cấp cho bạn khả năng tạo tổ hợp phím tắt cho mọi thứ trong Outlook, nhưng nó có thể đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Có giới hạn chín tổ hợp phím mà bạn có thể gán cho các Bước nhanh tùy chỉnh.
- Lựa chọn Create New bên trong Quick Steps phần của Home trong Outlook.
- Các Edit Quick Step sẽ mở ra. Nhập tên mô tả vào Name cánh đồng.
- Chọn từ một trong các hành động được xác định trước trong menu Choose an Action. Trong ví dụ này, hãy đi với Mark as read.
- Chuỗi các hành động lại với nhau bằng cách chọn Add Action dưới tác vụ trước đó.
- Lựa chọn Move to folder.
- Các Select Folder cửa sổ sẽ mở ra. Tìm và chọn thư mục mà bạn muốn Hành động nhanh này để di chuyển email. Chúng tôi chọn thư mục Bills cho ví dụ này. Lựa chọn OK để đóng cửa sổ.
- Chọn một tổ hợp phím trong Shortcut key. Lưu ý rằng nó giới hạn trong chín lựa chọn.
- Thêm mô tả về những gì Bước nhanh thực hiện trong hộp văn bản Tooltip. Khi bạn di chuột qua Bước nhanh sau đó, thao tác này sẽ xuất hiện để nhắc bạn về những gì nó làm.
- Lựa chọn Finish để hoàn tất việc tạo Bước nhanh. Bây giờ bạn sẽ thấy Mark Read Move to Bills Bước nhanh trong dải ribbon Outlook. Kiểm tra nó bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn ở bước 7.
Nếu bạn muốn tiến thêm một bước nữa, bạn có thể tạo lối tắt Outlook Desktop sử dụng công tắc dòng lệnh để thực hiện các tác vụ thông thường dễ dàng hơn.
Thực hành các phím tắt của bạn
Bây giờ bạn có thể tạo các phím tắt Microsoft Office của riêng mình. In ra danh sách các phím tắt được sử dụng nhiều nhất và giữ chúng bên cạnh màn hình của bạn. Sau một vài ngày, bạn sẽ không cần cheat sheet nữa. Thêm các phím tắt chuyển đổi dòng lệnh và nó sẽ tăng năng suất Microsoft Office của bạn không có thời gian.
