Đôi khi bạn có thể muốn tạo một bức thư mà bạn sẽ gửi cho nhiều người khác nhau, nhưng bạn muốn một số phần nhất định được gửi riêng cho từng người nhận: các phần như lời chào, tên, địa chỉ, v.v. Trong Word theo cách nói, điều này có nghĩa là bạn nên tạo một mẫu thư, điều này thực sự dễ thực hiện.
Trước khi bạn bắt đầu với các mẫu thư, bạn nên đảm bảo rằng bạn đã thiết lập cơ sở dữ liệu với tất cả các trường bạn muốn đưa vào. Một cơ sở dữ liệu có thể đơn giản như một bảng tính Excel với các cột cho tên, họ, địa chỉ, v.v.
Word có thể nhập dữ liệu từ Excel, Access và tài liệu văn bản. Nếu bạn không có thiết lập cơ sở dữ liệu, bạn luôn có thể tạo nó bên trong Word, mà tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm.
Tạo thư mẫu trong Word
Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu có văn bản tiêu chuẩn giống như thư Giáng sinh dưới đây:
Lưu ý cách nó không có lời chào, địa chỉ, v.v. bởi vì tất cả chúng sẽ được thêm vào sau dưới dạng các trường trong thư mẫu của chúng tôi. Điều đầu tiên bạn cần làm là nhấp vào Chọn người nhận trên Thư chuyển hướng:
Đây là nơi bạn thêm những người sẽ nhận được thư hoặc nhập danh sách từ tệp cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể nhấp vào Nhập danh sách mới nếu bạn muốn tạo danh sách bên trong Word. Để nhập, nhấp vào Sử dụng danh sách hiện có. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chỉ gõ ra danh sách.
Lưu ý: Khi bạn đi lưu danh sách người nhận, Word sẽ nhắc bạn về một vị trí trên ổ cứng để lưu tệp dữ liệu sẽ được tạo.
Khi bạn lưu danh sách người nhận, bạn sẽ nhận thấy rất nhiều biểu tượng trên Thư ruy băng có thể nhấp bây giờ.
Để bắt đầu thêm các trường vào thư mẫu của bạn, hãy nhấp vào một vị trí trong tài liệu của bạn để cho biết nơi bạn muốn đặt trường và sau đó nhấp vào Khối địa chỉ.
Điều này sẽ mang đến Chèn khối địa chỉ hộp thoại.
Nhấp chuột đồng ý đi với định dạng mặc định và bạn sẽ nhận được một cái gì đó trông như thế này:
Tiếp theo, thêm một Đi vào sau Khối địa chỉ để di chuyển văn bản của bạn xuống một dòng, sau đó nhấp vào Lời chào biểu tượng:
Điều này sẽ mang đến Chèn dòng chúc mừng hộp thoại.
Một lần nữa, hãy để đi với định dạng mặc định và chỉ cần nhấp vào đồng ý cái nút.
Tiếp theo, làm nổi bật nơi nó nói, nhấp chuột phải, chọn Đoạn văn và sau đó đánh dấu vào ô bên cạnh Don Tiết thêm không gian giữa các đoạn văn cùng phong cách.Điều này sẽ làm cho khối địa chỉ treo chính xác với nhau thay vì có một dòng trống giữa mỗi phần của nó.
Sau đó, bấm vào Xem trước kết quả biểu tượng nằm trên tab Thư trong ruy-băng.
Thay vì chỉ báo trường khối địa chỉ, bây giờ bạn sẽ thấy nội dung thực tế được liệt kê trong tài liệu Word.
Khi bạn đã xem trước xong, hãy nhấp vào Xem trước kết quả biểu tượng để tắt xem trước. Tiếp theo, để xem cách thêm các trường khác, nhấp vào chỉ qua trong tài liệu của bạn để làm cho vị trí hiện tại của bạn, sau đó nhấp vào Chèn trường hợp nhất biểu tượng.
Bạn sẽ nhận được một cái gì đó như thế này:
Chọn Quốc gia hoặc khu vực, sau đó bấm vào Chèn cái nút.
Hãy thử nhấp vào Xem trước kết quả biểu tượng một lần nữa để xem nó trông như thế nào. Dưới đây là ví dụ của tôi dưới đây:
Bây giờ thư mẫu được thiết lập chính xác, bạn có thể thực hiện những việc nâng cao hơn như thiết lập quy tắc. Các quy tắc sẽ cho phép bạn hiển thị một số văn bản cho một số người nhận nhất định và ẩn nó cho những người khác. Để bắt đầu, nhấp vào Quy tắc cái nút.
Bạn sẽ thấy một menu thả xuống với một số tùy chọn như Hỏi, Điền, v.v.
Ví dụ của chúng tôi, hãy để ván chọn Nếu Sau đó thì Khác Khác, sẽ đưa chúng ta đến hộp thoại sau:
Thay đổi Tên trường: đến Quốc gia_or_ Vùngvà gõ Hoa Kỳ vào So với: cánh đồng. Tiếp theo, thêm một số văn bản vào các hộp nơi nó nói Chèn văn bản này và Nếu không thì chèn văn bản này.
Trong ví dụ này nếu người nhận sống ở Hoa Kỳ, họ sẽ nhận được văn bản Giáng sinh vui vẻ chèn vào thư của họ, trong khi những người khác sẽ nhận được tin nhắn Chúc mừng mùa.
Ở đây, bạn sẽ trông như thế nào khi bạn nhấp vào đồng ý nút và sau đó là Xem trước kết quả cái nút.
Tiếp theo, lưu ý Xem trước kết quả phần:
Tại đây bạn có thể nhấp vào nút mũi tên (khi Xem trước kết quả được bật) sang trái và phải của số để cuộn qua tất cả các chữ cái sẽ được gửi đi. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các chữ cái của bạn sẽ trông đúng trước khi in hoặc gửi email.
Lưu ý: Lựa chọn menu trường khớp dưới Quy tắc là để khớp tên trường trong cơ sở dữ liệu với tên tiêu đề trong danh sách người nhận của bạn.
Ngoài ra để giúp bạn dễ dàng nhìn thấy nơi bạn đã chèn các trường vào tài liệu của mình, hãy sử dụng Điểm nổi bật Hợp nhất các lĩnh vực cái nút.
Nó có một sự thay đổi mà bạn có thể bật và tắt tùy ý. Cuối cùng, khi bạn vui vẻ với thư của mình, hãy nhấp vào Kết thúc và hợp nhất biểu tượng:
Bạn sẽ nhận được menu thả xuống này với ba tùy chọn.
Chọn Chỉnh sửa tài liệu cá nhân để có được Word để hợp nhất tất cả các chữ cái của bạn lại với nhau thành một tài liệu lớn mà bạn có thể xem qua trước khi in hoặc gửi dưới dạng email.
Như bạn có thể thấy, việc tạo các mẫu thư bằng Word không còn là việc vặt nữa và bạn có thể tạo và gửi tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!
