Nếu bạn làm việc với Microsoft Word rất nhiều và thấy mình đang làm những việc giống nhau lặp đi lặp lại, tạo một macro. Macro là cách viết tắt của từ macroinstruction, có nghĩa là một loạt các hướng dẫn để hoàn thành một nhiệm vụ.
Điều tuyệt vời khi tạo macro trong Word là bạn không cần phải biết cách lập trình. Nếu bạn có thể nhấn ghi và dừng, bạn có thể làm điều này.
Nội dung bài viết
Macro không nguy hiểm?
Bạn đã từng nghe nói về macro là xấu vì chúng có thể chứa vi rút? Mặc dù bạn phải cẩn thận khi mở tài liệu Office từ những người không quen biết vì họ có thể có macro độc hại, nhưng đó không phải là vấn đề ở đây. Bạn tạo macro của riêng mình, vì vậy bạn biết nó không phải là vi-rút.
Cách ghi Macro trong Word
Đối với ví dụ này, bạn sẽ tạo một macro trong Word để chèn chữ ký của bạn vào cuối tài liệu.
- Với Word đang mở, hãy chuyển đến View.
- Chọn mũi tên xuống dưới nút Macros.
- Lựa chọn Record Macro… Một cửa sổ mới sẽ mở ra.
- Bên trong Macro name: hãy nhập tên có ý nghĩa cho macro. Khoảng trắng không được phép. Sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang.
- Bên trong Store macro in: thả xuống, bạn có thể chọn những tài liệu bạn muốn macro này được sử dụng. Nếu bạn chọn All Documents (Normal.dotm), macro sẽ có sẵn cho bạn trong mọi tài liệu Word mới mà bạn tạo từ bây giờ. Nếu bạn chọn một tài liệu duy nhất, nó sẽ chỉ áp dụng cho tài liệu duy nhất đó. Tốt nhất nên chọn All Documents.
- bên trong Description: trường, viết macro làm gì. Đây là một macro đơn giản với tên mô tả, nhưng khi bạn tự tin với macro, bạn sẽ làm những việc phức tạp hơn, vì vậy mô tả luôn là một ý tưởng hay.
- Bạn có thể chọn Assign macro to bạn sẽ tạo với Button hoặc các phím nóng bạn có thể chọn bằng cách sử dụng Bàn phím (Keyboard). Đã có rất nhiều phím tắt cho Word, vì vậy tốt nhất bạn nên chọn một nút. Lựa chọn Button. Một cửa sổ mới sẽ mở ra có tên Word Options.
- Tại đây, bạn sẽ gán macro cho một nút trên Word Ribbon. Lựa chọn Customize Ribbon.
- Bên trong Choose commands from: thả xuống, chọn Macro. Điều này sẽ cho chúng tôi thấy các macro của chúng tôi trong khu vực bên dưới nó.
- Bạn cần một nơi nào đó trên ribbon để đặt macro. Đối với ví dụ này, hãy chọn Home Chủ trong khu vực Main Tabs. Sau đó chọn New Group.
- Lựa chọn Rename để bạn có thể đặt cho nó một cái tên có ý nghĩa.
- bên trong cửa sổ Rename chọn một trong các biểu tượng đại diện cho nhóm rồi nhập My Macros bên trong Display name cánh đồng.
- Lựa chọn OK để áp dụng nó. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong khu vực Main Tabs.
- Với Macro của tôi mới được chọn trong khu vực Main Tabs, hãy chọn Normal.NewMacros.Insert_Signature.
- Lựa chọn Add để chèn nó vào nhóm Macro của tôi.
- Tất nhiên, bạn sẽ muốn đổi tên nó. Với macro được chọn trong khu vực Main Tabs, hãy chọn Rename…
- Trong cửa sổ Đổi tên, chọn một biểu tượng và nhập một tên đơn giản vào Display name:
- Lựa chọn OK để cam kết thay đổi. Bạn sẽ thấy sự thay đổi trong khu vực Main Tabs
- Lựa chọn OK bên dưới khu vực Main Tabs để hoàn tất việc tạo nút cho macro.
- Hãy tiếp tục và tạo bất kỳ khối chữ ký nào bạn muốn. Thêm bản quét chữ ký của bạn hoặc các hình ảnh khác. Bất cứ điều gì bạn muốn. Khi hoàn thành việc đó, hãy chọn mũi tên xuống dưới Macro cái nút.
- Lựa chọn Stop Recording. Đó là nó. Macro Chèn Chữ ký của bạn đã được thực hiện.
- Kiểm tra nó bằng cách tìm Insert Signature bạn đã tạo trong tab Trang chủ và chọn nó. Khối chữ ký của bạn sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu chính xác như bạn đã thiết kế.
Cách viết Macro
Đối với hầu hết các macro, phương pháp ghi là cách hiệu quả nhất để tạo chúng. Cuối cùng, bạn sẽ muốn làm điều gì đó phức tạp hơn. Điều này yêu cầu viết macro bằng ngôn ngữ Visual Basic for Applications (VBA). Chúng tôi có hướng dẫn VBA tốt nhất cho người mới bắt đầu, vì vậy hãy đánh dấu trang đó. Hãy tạo macro để cung cấp cho chúng tôi các từ trung bình trên mỗi câu để giúp chúng tôi biết khi nào chúng tôi đang nói nhiều từ.
- Bạn cần truy cập vào tab Insert Signature bị ẩn theo mặc định trong Word. Ở góc trên bên trái của Word, hãy chọn Tập tin.
- Ở gần dưới cùng bên trái, hãy chọn Options.
- Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn Customize Ribbon.
- Ở bên phải, hãy tìm OKvà đặt một dấu kiểm bên cạnh nó.
- Lựa chọn OK để đóng cửa sổ. Các Developer tab bây giờ sẽ hiển thị.
- Chọn Developer .
- Chọn Macro
- Nhập một tên có ý nghĩa vào Macro name: Rời khỏi Macros in: là Normal.dotm nên nó sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu Word. Luôn nhập mô tả trong Description: khu vực.
- Lựa chọn Create. Các Microsoft Visual Basic for Applications công cụ phát triển sẽ mở ra.
- Mã được hiển thị trong các hình chữ nhật màu xanh lá cây bên dưới đã có sẵn với một số khoảng trống giữa chúng. Sao chép và dán mã sau vào không gian đó:
Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0
For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next
MsgBox “Average words per sentence” + Str (Int (numWords / numSentences)) + “. Ít hơn 15 là tốt nhất.
- Chọn Run để kiểm tra mã. Nếu nó không chạy như mong đợi, hãy chỉnh sửa mã cho đến khi nó chạy theo cách bạn muốn.
- Chọn Save và đóng cửa sổ
- Tạo một nút trong Word ribbom bằng cách sử dụng cùng một phương pháp như được hiển thị trong hướng dẫn “Cách ghi Macro” ở trên.
- Tìm nút bạn vừa tạo và kiểm tra nó.
Macro của tôi không hoạt động khi tôi lưu tài liệu Word của mình
Word mặc định lưu với phần mở rộng tệp .docx, không cho phép macro tự động chạy. Nếu bạn muốn macro chạy, bạn sẽ cần thay đổi loại tệp thành Word Macro-Enabled Document (*.docm).
Loại tệp này tồn tại một phần để chống lại các vấn đề bảo mật vĩ mô. Nếu bạn thấy phần mở rộng tệp này trên tài liệu mà bạn không mong đợi nhận được, hãy nghi ngờ.
Tôi có thể làm gì khác với macro?
Bạn có thể tạo macro trong Excel, Outlook, thậm chí cả PowerPoint. Bất cứ điều gì bạn hiện đang làm theo cách thủ công, bạn sẽ có thể ghi lại hoặc viết macro để thực hiện. Sử dụng macro trong Word cùng với các phím tắt Windows tuyệt vời sẽ nâng cao năng suất của bạn lên gấp mười lần.
