Bạn vẫn còn địa chỉ email prodigy.net hoặc aol.com cổ xưa mà cuối cùng bạn đang từ bỏ? Hoặc có thể bạn đã sử dụng địa chỉ email của một trường cao đẳng hoặc đại học trong vài năm và muốn chuyển đến một địa chỉ email cố định trước khi bạn tốt nghiệp? Hoặc có thể khi bạn đăng ký dịch vụ Internet, bạn đã sử dụng một địa chỉ email ISP như cox.net hoặc comcast.net?
Bất kể tình huống có thể xảy ra là gì, việc chuyển sang một địa chỉ email mới là không hề nhỏ, đặc biệt nếu bạn có hàng nghìn email mà bạn muốn giữ lại tại nhà cung cấp dịch vụ email mới của mình.
Nếu không có thời gian để tự làm, bạn có thể sử dụng dịch vụ mà tôi đã viết trước đó có tên YippieMove tính phí $ 15 nhưng sẽ chuyển tất cả email của bạn từ nhà cung cấp dịch vụ này sang nhà cung cấp dịch vụ khác, như Hotmail sang Gmail hoặc Yahoo. Gửi thư tới Gmail, v.v.
Mặc dù tôi nghĩ rằng phương pháp đó đáng giá đối với một số người, nhưng hầu hết mọi người đều có thể tự làm và định cấu hình mọi thứ theo cách họ muốn. Trong bài viết này, tôi sẽ nói về việc chuyển từ bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ email nào sang Gmail hoặc Outlook, vì chúng có lẽ là hai tốt nhất tại thời điểm này.
Dưới đây là phác thảo chung về những việc cần làm để chuyển bạn từ dịch vụ email này sang dịch vụ email khác:
- Thiết lập email mới với Gmail hoặc Outlook
- Nhập email cũ sang dịch vụ email mới
- Chuyển tiếp email từ nhà cung cấp cũ sang nhà cung cấp mới
- Thiết lập quy tắc để tự động trả lời địa chỉ email cũ
- Gửi email cho tất cả các liên hệ bằng địa chỉ email mới
- Cập nhật tất cả các tài khoản trực tuyến đã sử dụng địa chỉ email cũ
Nội dung bài viết
Thiết lập tài khoản email mới
Khi thiết lập một tài khoản email mới, bạn cần đảm bảo rằng bạn chọn đúng hai thứ: nhà cung cấp email và địa chỉ email của bạn. Đừng chọn một nhà cung cấp dịch vụ email có thể biến mất sau 5 năm hoặc điều đó có thể buộc bạn phải nghỉ việc. Điều đó có nghĩa là không sử dụng email từ trường cao đẳng / đại học, Nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc email công ty của bạn.
Đề xuất của tôi là Gmail và Outlook vì chúng có những tính năng tuyệt vời mà các nhà cung cấp dịch vụ khác không thể sánh được. Ví dụ: với tài khoản Gmail, bạn cũng có tài khoản Google và do đó có thể trò chuyện video trực tiếp từ Gmail. Google cũng có Google Hiện hành, có thể tự động quét email Gmail của bạn và cung cấp cho bạn thông tin về các chuyến bay, gói hàng, v.v. Với Outlook.com, bạn có thể sử dụng Skype ngay từ trong giao diện web.
Khía cạnh thứ hai cần xem xét cẩn thận là tên bạn chọn cho địa chỉ email của mình. Những ngày này, tốt nhất bạn nên sử dụng tên của bạn, nếu có thể, làm địa chỉ email của bạn. Đừng sử dụng những cái tên khủng khiếp như [email protected] hoặc [email protected]. Khi bạn chuyển sang một địa chỉ email mới, có thể bạn sẽ muốn giữ nó trong một thời gian dài, vì vậy hãy chọn một cái tên hay.
Nhập email cũ
Bước tiếp theo là nhập tất cả các email cũ của bạn vào Gmail hoặc Outlook. Điều này yêu cầu quyền truy cập POP3, mà hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email hiện nay đều hỗ trợ, nhưng nếu không, có thể bạn sẽ không chuyển được tất cả email cũ của mình. Bạn có thể gửi và chuyển tiếp email theo cách thủ công, nhưng có lẽ chỉ những thứ quan trọng.
Nếu tất cả email của bạn ở phiên bản Outlook trên máy tính, bạn có thể nhập toàn bộ tệp PST của mình vào Gmail bằng cách thêm tài khoản Gmail của bạn vào Outlook bằng IMAP, sau đó chỉ cần kéo và thả các thư mục cục bộ vào các thư mục Gmail trong Outlook. Kiểm tra hướng dẫn chi tiết này để biết hướng dẫn từng bước.
Giờ đây, nếu nhà cung cấp dịch vụ email của bạn hỗ trợ quyền truy cập POP3, bạn thực sự dễ dàng đưa email của mình vào Gmail. Tôi đã viết một hướng dẫn chi tiết giải thích cách nhập email vào Gmail từ các nhà cung cấp khác nhau.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com, quá trình này cũng rất dễ dàng. Đăng nhập, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải và sau đó nhấp vào Tùy chọn. Tiếp tục và nhấp vào Nhập tài khoản email.
Bạn có thể chọn từ Google, Yahoo hoặc nhà cung cấp dịch vụ email khác. Về cơ bản, tất cả những gì bạn phải làm là nhập địa chỉ email và mật khẩu để kết nối với tài khoản. Bạn cũng có thể nhấp vào Tùy chọn nâng cao để nhập thông tin máy chủ email theo cách thủ công nếu nhà cung cấp của bạn sử dụng các cổng không chuẩn, v.v.
Đó là về nó để nhập các email cũ vào Gmail và Outlook. Lưu ý rằng có thể mất vài ngày để các email cũ của bạn hiển thị nếu bạn có hàng nghìn email cần được nhập.
Chuyển tiếp email cũ
Lưu ý rằng khi thiết lập tính năng nhập email trong Gmail và Outlook.com, các email mới đến địa chỉ email cũ của bạn rất có thể sẽ được nhập tự động, vì vậy bạn không phải thiết lập chuyển tiếp. Trong trường hợp của Gmail, nó sẽ chỉ nhập email mới trong 30 ngày, sau thời điểm đó, bạn phải bật tự động chuyển tiếp trên email cũ theo cách thủ công.
Nếu bạn đang rời khỏi Gmail, bạn có thể bật chuyển tiếp dễ dàng bằng cách truy cập Settings và sau đó nhấp vào Chuyển tiếp và POP / IMAP chuyển hướng.
Nhấn vào Thêm địa chỉ chuyển tiếp và nhập địa chỉ email mới của bạn. Nếu bạn không muốn mọi thứ được chuyển tiếp, hãy nhấp vào tạo liên kết bộ lọc bên dưới nút.
Nếu bạn đang rời khỏi Outlook.com, hãy truy cập Tùy chọn và sau đó nhấp vào Chuyển tiếp email để nhập địa chỉ chuyển tiếp.
Một lần nữa, bạn chỉ cần thực hiện việc này trên nhà cung cấp email cũ nếu bạn không thấy các email mới được nhập vào nhà cung cấp email mới của mình.
Thiết lập trả lời tự động
Tiếp theo, bạn muốn tiếp tục và thiết lập thư trả lời tự động hoặc thư trả lời nghỉ trên địa chỉ email cũ của mình để thông báo cho mọi người biết rằng địa chỉ email này sẽ sớm bị hủy kích hoạt.
Trong Gmail, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách truy cập Settings và sau đó cuộn xuống dưới cùng trên General tab. Ở đó bạn sẽ thấy Người trả lời kỳ nghỉ phần.
Bật nó lên, chọn một Ngày đầu tiên, không kiểm tra bất cứ điều gì cho Ngày cuối và sau đó nhập chủ đề và nội dung email. Bạn cũng có thể chọn hộp ở dưới cùng nếu bạn chỉ muốn tin nhắn được gửi đến các liên hệ của mình được lưu trữ trong Google.
Trong Outlook.com, hãy truy cập Tùy chọn và nhấp vào Gửi thư trả lời tự động về kỳ nghỉ Dưới Quản lý tài khoản của bạn. Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ bị thiếu hoặc bị tắt nếu bạn không sử dụng tài khoản Outlook.com của mình hàng ngày.
Trên màn hình tiếp theo, bạn có thể nhập thư của mình giống như trong Gmail. Tôi sẽ chỉ để trả lời tự động cho đến khi bạn quyết định tắt hoàn toàn tài khoản.
Cập nhật tất cả tài khoản trực tuyến
Đây có lẽ là phần khó nhất khi chuyển sang một địa chỉ email mới. Hầu hết mọi thứ chúng tôi thực hiện trực tuyến đều yêu cầu địa chỉ email làm điểm khởi đầu và điều đó có nghĩa là bạn phải cập nhật nhiều tài khoản theo cách thủ công.
Thật không may, không có cách nào dễ dàng xung quanh công việc này. Bạn sẽ phải dành vài giờ hoặc vài ngày để xem qua từng trang web một và cập nhật địa chỉ email.
Nếu bạn sử dụng trình quản lý mật khẩu như LastPass hoặc 1Password, bạn có thể nhanh chóng đi qua từng trang web được lưu trữ và cập nhật địa chỉ. Nếu bạn không có bất kỳ hệ thống nào để theo dõi các tài khoản của mình, lựa chọn tốt nhất tiếp theo là sàng lọc email của bạn và xem trang nào đang gửi email.
Hy vọng rằng, với một chút kế hoạch và tổ chức, bạn có thể chuyển sang một địa chỉ email mới và không gặp rắc rối gì! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy gửi bình luận. Thưởng thức!
