Bạn đã bao giờ bỏ lỡ một email quan trọng vì hộp thư đến của bạn chứa đầy những thư trước đó chưa được trả lời? Hầu hết mọi người đã trải qua điều này và hầu như ai cũng biết sự phân tâm của năm mươi email chưa đọc đòi hỏi sự chú ý của bạn ngay khi bạn mở hộp thư đến vào buổi sáng.
Theo các nghiên cứu, người lao động dành tới 28% thời gian trong tuần để đọc và trả lời email. Đó là hơn một phần tư thời gian của bạn tại nơi làm việc. Bạn có thể làm được bao nhiêu nữa nếu bạn không phải xử lý hàng loạt email liên tục?
Nội dung bài viết
Inbox Zero là gì?
Inbox Zero là một khái niệm được phát triển bởi Merlin Mann, một chuyên gia về năng suất. Mặc dù hầu hết mọi người giải thích “số không” trong tên để chỉ số lượng email mà một người có, nhưng ban đầu nó đề cập đến lượng thời gian mọi người dành để nghĩ về email. Nếu bạn không có email, bạn gần như không dành thời gian để nghĩ về chúng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách giữ số lượng email chưa đọc trong hộp thư đến của bạn ở mức tối thiểu tuyệt đối bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn cho bạn trong Gmail, cũng như các phương pháp bạn có thể áp dụng cho ngày làm việc của mình sẽ giúp bạn chế ngự hàng loạt email bạn nhận được trong suốt cả ngày.
Kiến thức cơ bản về quản lý email
Bước đầu tiên để cải thiện năng suất email của bạn là đóng hộp thư đến của bạn. Nghe có vẻ phản trực giác, nhưng tốt hơn là bạn nên đặt cho mình khoảng thời gian để đọc và trả lời email hơn là giải quyết khi chúng đến. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng thời hạn, tự áp đặt hay không, sẽ cải thiện hiệu quả và giảm thời gian dành cho một dự án.
Dành năm phút vào đầu mỗi giờ, hoặc có thể là hai mươi phút vào đầu và cuối ngày, để trả lời email. Xóa bất kỳ email nào rõ ràng là thư rác. Nếu một email yêu cầu hai phút hoặc ít hơn để trả lời, hãy trả lời email đó trước.
Nếu một email đòi hỏi nhiều thời gian hơn để trả lời, hãy chuyển nó vào một thư mục được chỉ định đặc biệt.
Sử dụng Gmail để tiếp cận Inbox Zero
Gmail là ứng dụng email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, nhưng hầu hết mọi người không nhận ra nền tảng này thực sự linh hoạt như thế nào. Gmail có rất nhiều công cụ và các tùy chọn có thể tùy chỉnh cho phép bạn kiểm soát rất nhiều đối với giao diện của nó. Inbox Zero trở nên khả thi hơn nhiều khi bạn tận dụng các công cụ này.
Sử dụng các dấu sao đặc biệt
Mọi người đều biết về khả năng “gắn dấu sao” email bằng cách nhấp vào biểu tượng Dấu sao – nhưng bạn có biết có 12 dấu sao khác nhau có thể được sử dụng không? Nhấp chuột Settings > Xem tất cả Settings > Chung và sau đó cuộn cho đến khi bạn thấy Các ngôi sao tiểu mục.
Có các màu sắc khác nhau của các ngôi sao, nhưng cũng có các biểu tượng như dấu chấm than, mũi tên tua đi nhanh, dấu kiểm, dấu chấm hỏi và chữ i viết thường. Theo mặc định, chỉ có ngôi sao chính hoạt động, nhưng bạn có thể nhấp và kéo bất kỳ biểu tượng nào vào Đang sử dụng để kích hoạt chúng.
Chỉ một biểu tượng duy nhất sẽ xuất hiện trong Gmail. Nhấp vào nó nhiều lần để lướt qua tất cả các ngôi sao khác nhau mà bạn đã chọn. Chọn ít nhất bốn biểu tượng: dấu sao chuẩn, dấu sao màu đỏ, chữ i viết thường và dấu kiểm màu xanh lá cây.
Thiết lập nhiều hộp thư đến và bộ lọc
Bạn có thể đã quen với một số tab có sẵn cho bạn trong Gmail: Quảng cáo, Cá nhân, Xã hội, v.v. Điều hướng đến Settings > Hộp thư đến và bên cạnh Loại hộp thư đến, nhấp vào hộp thả xuống và chọn Nhiều hộp thư đến.
Một phần mới xuất hiện có tên là Nhiều phần hộp thư đến. Bạn có thể đặt tên cho tối đa năm phần tùy chỉnh để xem cùng với hộp thư đến chính của mình, mặc dù hai phần được điền theo mặc định. Một phần dành cho email Có gắn dấu sao, trong khi phần còn lại dành cho thư nháp. Các phần này được chỉ định bởi các truy vấn tìm kiếm của chúng, vì vậy bạn sẽ cần tìm hiểu từng ngôi sao đặc biệt được gọi là gì để dành các phần cho chúng.
Đây là tên của từng ngôi sao:
- Ngôi sao vàng
- Sao Đỏ
- Ngôi sao màu cam
- Ngôi sao xanh
- Ngôi sao xanh
- Ngôi sao màu tím
- Yellow-bang (dấu chấm than)
- Red-bang
- Câu hỏi màu tím
- Đồng hồ màu cam (biểu tượng tua đi nhanh)
- Kiểm tra xanh
- Thông tin màu xanh lam (chữ thường i)
Trường truy vấn tìm kiếm nhận dạng các toán tử khác nhau, vì vậy bạn có thể sử dụng lệnh OR / AND để bao gồm nhiều dấu sao trong cùng một phần. Bên cạnh Truy vấn tìm kiếm lĩnh vực là Tên phần cánh đồng. Enter tên cụ thể mà bạn muốn trường được gọi ở đây.
Để đạt được Inbox Zero, tốt nhất bạn nên thiết lập một số phần cụ thể:
- Cần Hành động / Trả lời
- Cần trả lời khẩn cấp
- Đang chờ trả lời
- Được ủy quyền
Bạn có thể chọn thiết lập phần thứ năm theo nhu cầu của mình, nhưng bốn phần này sẽ xử lý các tác vụ cơ bản nhất.
Tiếp cận Hộp thư đến Số 0
Bây giờ bạn đã thay đổi cài đặt Gmail của mình, đã đến lúc đưa mọi thứ vào hoạt động. Đầu tiên, hãy đặt bộ lọc của bạn. Enter sau đây:
| Truy vấn tìm kiếm | Tên phần |
| có: ngôi sao màu vàng | Cần Hành động / Trả lời |
| có: red-star | Cần trả lời khẩn cấp |
| có: blue-info | Đang chờ trả lời |
| có: green-check | Được ủy quyền |
Khi bạn nhận được một email, điều đầu tiên bạn nên làm là quyết định xem nó có yêu cầu phản hồi hay bạn nên xóa nó đi. Nếu email là spam hoặc không đảm bảo phản hồi, hãy xóa ngay hoặc lưu trữ nó.
Nếu email yêu cầu phản hồi và sẽ mất ít hơn hai phút, hãy trả lời nó. Nếu bạn cần nhiều hơn hai phút, hãy nhấp vào Ngôi sao biểu tượng một lần. Nếu email khẩn cấp và phải là thứ bạn trả lời tiếp theo, hãy nhấp vào biểu tượng hai lần để đánh dấu nó bằng Dấu sao đỏ.
Sau khi bạn trả lời email, nếu bạn đang đợi trả lời, hãy nhấp vào Ngôi sao biểu tượng ba lần để chỉ định nó là “Đang chờ trả lời”. Nếu bạn nhận được email do người khác xử lý tốt hơn, hãy chuyển tiếp email đó đến người thích hợp và nhấp vào Ngôi sao biểu tượng bốn lần để đánh dấu là “Được ủy quyền”.
Chọn thời điểm bạn muốn trả lời email của mình và chỉ tập trung làm việc trong khoảng thời gian đó. Bằng cách đặt cho mình thời hạn và đặt khoảng thời gian để xử lý email, bạn giảm lượng thời gian dành cho hộp thư đến để có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Nếu bạn chọn giải quyết nó vào đầu giờ, hãy tập trung trả lời bất kỳ email khẩn cấp nào trước, sau đó xử lý phần còn lại từ đó.
Bằng cách áp dụng những phương pháp này, bạn có thể sớm đạt được toàn quyền kiểm soát hộp thư đến của mình. Nếu nó đã trở nên lộn xộn, hãy dành ra nửa giờ mỗi ngày để sắp xếp lại các email bạn đã có và xác định xem chúng có quan trọng hay không. Đáp ứng những thứ cần, xóa những thứ không cần.
Có thể mất một chút thời gian, nhưng bộ lọc, hộp thư đến được chỉ định và các công cụ khác sẽ giúp bạn tiếp cận Hộp thư đến số 0 – và bạn sẽ tìm thấy những kỹ thuật tốt nhất giúp bạn duy trì ở đó.
