Trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn, email có lẽ là một trong những phương tiện giao tiếp quan trọng nhất. Bạn làm điều đó hàng ngày và nếu bạn giống tôi, bạn đang chìm đắm trong đó.
Chắc chắn, bạn có thể dành một hoặc hai giờ nhất định mỗi ngày để quản lý email của mình. Nhưng nếu bạn dành 10 phút hoặc lâu hơn cho mỗi lần trả lời, email sẽ sớm chiếm lấy cả ngày của bạn – và việc tắt thông báo Gmail sẽ không giúp bạn tiết kiệm.
Đó là lý do tại sao việc học cách viết email chuyên nghiệp nhận được thư trả lời VÀ không mất nhiều thời gian hơn vài phút để viết là điều cần thiết. May mắn thay, ngày nay bạn không cần phải là một nhà văn vĩ đại hay một chuyên gia về năng suất để đạt được điều đó. Tất cả là về việc tìm ra chiến lược phù hợp và một bộ công cụ để thực hiện nó.
Thiết lập Mẫu Email (Câu trả lời soạn trước)
Tạo mẫu email là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian cho những người thường xuyên nhận được câu hỏi hoặc nhận xét giống nhau qua email. Dành một ngày để thiết lập các câu trả lời soạn trước và bạn sẽ không còn phải viết các câu trả lời giống nhau mười lần một ngày. Cả Gmail và Outlook đều có tính năng này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tự động hóa email của mình miễn phí.
Dưới đây là cách thiết lập các mẫu email chuyên nghiệp trong Gmail chỉ trong vài cú nhấp chuột:
- Sau khi đăng nhập vào tài khoản của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Settings.
- Sau đó đi đến Nâng cao và bấm vào Kích hoạt bên cạnh các Mẫu Lựa chọn. Cuộn xuống cuối trang để lưu các thay đổi.
- Bây giờ bạn có thể bắt đầu làm việc trên các mẫu email của riêng mình. Nhập văn bản bạn muốn lưu vào một email mới. Sau đó, nhấp vào ba dấu chấm dọc ở dưới cùng bên phải và chọn Mẫu để lưu bản nháp của bạn dưới dạng mẫu.
Bạn có thể tạo mẫu cho các câu trả lời có chứa các đoạn văn dài cũng như các câu trả lời nhanh từ 2-3 câu. Bạn sẽ ngạc nhiên về việc những thứ đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian trong tương lai.
Trong trường hợp vấn đề của bạn không phải là sử dụng các mẫu email mà là tạo chúng, hãy thử cho các Email Kết nối Mạng. Đó là một công cụ web với hàng chục mẫu email có thể giúp bạn phát triển mạng lưới chuyên nghiệp của mình.
Được tạo bởi Resume Worded, Email mạng là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để tối ưu hóa giao tiếp của bạn. Một số ví dụ về các mẫu mà họ cung cấp bao gồm lời giới thiệu lạnh lùng / ấm áp, theo dõi một người không phản hồi và thậm chí viết ghi chú cảm ơn.
Mỗi mẫu cũng đi kèm với các mẹo và đề xuất hữu ích có thể cải thiện hơn nữa giao tiếp của bạn với người nhận.
Bạn có thể sử dụng nút tìm kiếm hoặc duyệt qua danh sách để tìm đúng email. Sau đó, tất cả những gì còn lại cần làm là sao chép và dán nó vào hộp tin nhắn của bạn và thay đổi một vài chi tiết.
Nếu bạn là người viết hơn 10 email mỗi ngày, điều cần thiết là phải giữ cho một số email ngắn gọn và hấp dẫn. Vì vậy, nếu bạn thường nhận được email quá dài, bạn có thể cân nhắc sử dụng công cụ đếm từ để ngăn chặn chính mình. Tiện ích mở rộng Word Counter Plus của Chrome có thể thực hiện công việc này cho bạn.
Đánh dấu văn bản trong email của bạn và nhận số từ và ký tự bạn đã sử dụng trong một cú nhấp chuột. Sau đó, bạn có thể tiếp tục viết email của mình hoặc kết thúc email trước khi nó trở thành một hai phần.
Bạn có thể tìm thấy nhiều công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn viết tốt hơn và do đó cắt giảm thời gian bạn dành cho việc đọc lại và viết lại email của mình. DraftMap là một trong số đó. Think Grammarly hoặc Hemingway, ngoài ra nó cũng kiểm tra sự lặp lại từ không cần thiết và giúp bạn bám sát vào một phong cách viết.
Tiện ích mở rộng này của Chrome cung cấp cho bạn các đề xuất theo thời gian thực về văn bản của bạn được mã hóa màu. Nó sẽ giúp bạn tránh sử dụng giọng nói thụ động, lỗi chính tả, sáo ngữ, cũng như lời khuyên về khả năng đọc email của bạn. Tất cả các đề xuất đều dựa trên các quy tắc viết của Ernest Hemingway. DraftMap đặc biệt tiện dụng vì tất cả các quy trình diễn ra ngay bên trong hộp soạn email của bạn.
Đừng lo lắng nếu bạn vẫn còn những từ được đánh dấu sau khi chỉnh sửa xong email của mình. Người nhận sẽ không nhìn thấy màu sắc, các đề xuất chỉ hiển thị với bạn.
Email của bạn có thể tốt hơn là một công cụ trực tuyến được thiết kế để giảm thời gian bạn dành cho việc quản lý email bằng cách hướng dẫn mọi người về các phương pháp email tốt nhất.
Khi soạn một email chuyên nghiệp, bạn phải tuân theo các quy tắc nhất định. Như đảm bảo tin nhắn của bạn có dòng tiêu đề rõ ràng hoặc loại bỏ các tệp đính kèm không cần thiết. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi tần suất mọi người phá vỡ các quy tắc này, điều này cuối cùng dẫn đến việc cả hai bên phải tốn nhiều thời gian và công sức hơn.
Email của bạn có thể tốt hơn có danh sách 10 lỗi phổ biến. Mỗi điểm đều có giải thích và ví dụ về cách cải thiện email của bạn. Điều này có thể hữu ích trong trường hợp bạn muốn nói với đồng nghiệp của mình về những quy tắc đó nhưng không biết cách thực hiện. Bạn có thể sử dụng từ ngữ của riêng mình hoặc gửi cho họ liên kết đến Email của bạn Có thể Tốt hơn để minh họa quan điểm của bạn.
Tất cả chúng ta đều mong muốn email của mình trở nên hoàn toàn tự động và không cần bất kỳ sự chú ý nào. Mặc dù điều đó không chính xác ngày nay, nhưng mọi thứ đều có ích. Cho dù đó là cắt giảm thời lượng email của bạn hay thời gian của bạn khi bạn đang viết, một khi bạn thiết lập một số quy tắc, bạn sẽ nhận thấy những cải tiến đầu tiên của mình.
Nếu bạn không thể ngừng viết những email tốn nhiều thời gian, có lẽ đã đến lúc bạn nên từ bỏ email hoàn toàn. Thay vào đó, hãy thử sử dụng Trình quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc Slack để trao đổi tin nhắn với đồng nghiệp của bạn. Nếu không có gì khác, nó sẽ giúp bạn dành ít thời gian hơn cho email.
