Bạn đang làm việc trên bản trình bày PowerPoint và cần chèn tài liệu PDF vào trang chiếu? Chà có vẻ đủ dễ dàng phải không? Chỉ cần nhấp vào Chèn thực đơn, chọn Vật và chọn tệp PDF! Thật không may, tôi đã học được rằng nó không đơn giản như vậy, đặc biệt nếu bạn đang xử lý một tài liệu PDF có nhiều hơn một trang.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách đưa tài liệu PDF của bạn vào bản trình bày PowerPoint và cũng sẽ giải thích tất cả những cạm bẫy liên quan đến quy trình. Trước khi chúng tôi bắt đầu, hãy để ý hiểu ý nghĩa của chúng tôi khi chúng tôi nói chèn chèn PDF vào PowerPoint. Trước tiên, bạn chỉ có thể chèn trang đầu tiên của bất kỳ tài liệu PDF nào, vì vậy nếu bạn có nhiều hơn một trang, bạn phải chia tệp thành nhiều tệp PDF, tôi sẽ giải thích bên dưới trong phần Tệp Chia tách tệp PDF.
Thứ hai, bạn cần cài đặt một số loại ứng dụng đọc PDF trên hệ thống của mình hoặc không có gì hoạt động. Nếu bạn cố gắng chèn một tệp PDF mà không có bất kỳ trình đọc PDF nào trên hệ thống của mình, bạn sẽ chỉ nhận được một biểu tượng đối tượng thành công trong một slide mà bạn có thể làm bất cứ điều gì với. Vì vậy, hãy đảm bảo cài đặt trình đọc PDF như Adobe Reader trước khi thử bất cứ điều gì bên dưới. Tôi đã sử dụng Adobe Reader, nhưng mọi thứ sẽ hoạt động ngay cả khi bạn sử dụng trình đọc PDF khác.
Sau đó, về cơ bản có ba cách chúng ta có thể chèn vào PowerPoint:
1. Chèn PDF dưới dạng đối tượng và hiển thị toàn bộ trang đầu tiên trên trang chiếu
2. Chèn tệp PDF dưới dạng đối tượng hoặc biểu tượng và đính kèm một hành động sẽ mở tệp PDF trong trình đọc PDF
3. Chụp ảnh màn hình của PDF và chèn nó dưới dạng hình ảnh
Nội dung bài viết
Chèn PDF làm đối tượng
Nếu bạn muốn hiển thị PDF trực tiếp trong bản trình bày PowerPoint của mình, bạn có thể chèn nó dưới dạng đối tượng. Để làm điều này, bấm vào Chèn tab và sau đó bấm vào Vật.
Bấm vào Tạo từ tập tin nút và sau đó nhấp Duyệt. Chọn tệp PDF của bạn và sau đó nhấp vào đồng ý. Don lồng kiểm tra bất kỳ hộp nào.
Nếu mọi việc suôn sẻ, bạn sẽ thấy trang đầu tiên của tệp PDF được hiển thị trên trang chiếu như bên dưới.
Tại thời điểm này, nếu bạn chơi trình chiếu, nó sẽ chỉ hiển thị trang đầu tiên và sau đó chuyển sang trang chiếu tiếp theo. Nếu đó là tất cả những gì bạn muốn, thì bạn đã thiết lập. Nếu bạn muốn chèn thêm các trang từ tệp PDF, hãy bỏ qua và đọc phần chia tệp PDF thành nhiều tệp. Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ chỉ lặp lại quy trình tương tự được hiển thị ở trên cho mỗi trang.
Chèn PDF và đính kèm hành động
Nếu bạn không muốn chia tệp PDF của mình thành một nhóm các tệp, cách khác là chỉ hiển thị trang đầu tiên và sau đó mở tệp PDF trong ứng dụng đọc PDF mặc định khi người trình bày nhấp vào. Điều này đòi hỏi phải mở một ứng dụng bên ngoài, nhưng nếu bạn không nghĩ rằng, thì đó là một giải pháp dễ dàng hơn.
Nếu bạn kiểm tra Liên kết hộp bên cạnh Duyệt nút trên Chèn đối tượng hộp thoại (ảnh chụp màn hình ở trên), nó sẽ làm cho đối tượng PDF có thể nhấp tự động, nhưng điều này đã không hoạt động trên hệ thống của tôi. Đây có thể là một vấn đề với phiên bản Adobe Reader mà tôi đã cài đặt (XI) và nếu bạn có vấn đề tương tự, thì bạn có thể thử đính kèm một hành động.
Có một số cách bạn có thể đính kèm một hành động vào tài liệu PDF được chèn. Trong PowerPoint, bấm vào đối tượng tệp PDF trên trang chiếu của bạn và sau đó nhấp vào Chèn tab và sau đó bấm vào Hoạt động.
Các Cài đặt hành động hộp thoại sẽ xuất hiện và ở đây bạn muốn chọn Vật hành động và sau đó chọn Mở từ thả xuống. Trên hệ thống của tôi, tùy chọn duy nhất là Mở, nhưng bạn có thể thấy các tùy chọn khác như Biên tập hoặc là Kích hoạt nội dung. Hãy chắc chắn thử tất cả chúng nếu một trong số chúng không hoạt động.
Nếu bạn chạy trình chiếu ngay bây giờ, bạn sẽ có thể nhấp vào tệp PDF trong trang chiếu và nó sẽ mở tệp PDF. Tôi nói rằng, nên, vì điều này đã không hoạt động trên hệ thống của tôi chạy Windows 7 và Office 2010. Thay vào đó, trang đầu tiên của PDF chỉ thu nhỏ lại thành một hộp nhỏ và không có gì mở ra.
Một lần nữa, điều này có thể là do phiên bản Adobe được cài đặt trên hệ thống của tôi, nhưng tôi không thể tìm ra cách khắc phục. Hy vọng, nó đã thắng xảy ra trên hệ thống của bạn. Nếu vậy, đừng lo lắng, bởi vì có một cách khác để chúng ta có thể lấy PowerPoint để mở tệp PDF.
Thủ tục này phức tạp hơn một chút, nhưng cuối cùng nó cũng có hiệu quả với tôi. Về cơ bản, chúng tôi sẽ chọn Chạy một chương trình bên trong Cài đặt hành động hộp thoại thay vì Đối tượng hành động như hình trên.
Mặc dù đây là một phương pháp phức tạp hơn, nhưng nó thực sự tốt hơn vì bạn có thể chỉ định trang chính xác để mở trong ứng dụng đọc PDF. Điều đầu tiên chúng ta cần làm là tìm ra đường dẫn đến tệp thực thi trình đọc PDF của bạn. Để thực hiện việc này, tìm màn hình nền, thanh tác vụ hoặc phím tắt menu Bắt đầu vào chương trình, nhấp chuột phải vào nó và chọn Tính chất.
Sao chép toàn bộ đường dẫn được liệt kê trong Mục tiêu hộp như hình dưới đây. Bạn sẽ muốn mở Notepad và sử dụng nó để xây dựng toàn bộ lệnh mà cuối cùng chúng ta sẽ dán vào PowerPoint. Hãy chắc chắn để giữ dấu ngoặc kép.
Mục nhập Notepad của bạn với lệnh sẽ trông như thế này ngay bây giờ:
Bây giờ sao chép đoạn văn bản sau và dán nó sau đoạn trích kết thúc có thêm một khoảng trắng ở giữa:
/ Trang A = 2 = OpenActions
Một lần nữa, hãy chắc chắn để giữ dấu ngoặc kép. Các trang = tham số cho phép bạn chỉ định trang bạn muốn mở trong tài liệu PDF. Đây là trạng thái hiện tại của tệp Notepad:
Cuối cùng, chúng tôi cần đường dẫn đến tệp PDF thực tế mà bạn muốn mở. Chuyển đến Explorer và điều hướng đến vị trí của tệp PDF. Sau đó bấm vào thanh địa chỉ và sao chép đường dẫn.
Thêm một trích dẫn và sau đó dán đường dẫn vào tệp Notepad. Thêm một dấu gạch chéo về phía trước và sau đó nhập tên của tệp PDF cùng với .pdf ở cuối. Cuối cùng, thêm một trích dẫn kết thúc vào cuối con đường. Nó sẽ trông như thế này ngay bây giờ:
Tập tin C: Chương trình (x86) Adobe Reader 11.0 Reader AcroRd32.exe.
Bây giờ sao chép toàn bộ bit văn bản đó và đi đến Cài đặt hành động một lần nữa cho đối tượng PDF, chọn Chạy một chương trình và dán tất cả các văn bản này vào hộp.
Nhấp vào OK và sau đó chạy trình chiếu. Bây giờ bạn có thể nhấp vào đối tượng và nó sẽ mở Adobe Reader đến trang mà bạn đã chỉ định trong lệnh chúng tôi đã tạo. Bạn có thể thêm các hành động này vào bất kỳ đối tượng nào, tức là hộp văn bản, hình ảnh, v.v. và do đó tạo một liên kết riêng cho mỗi trang trong tệp PDF mà không phải chia tệp PDF ra.
Chèn cắt màn hình
Nếu bạn không phải chèn nhiều nội dung từ tài liệu PDF của mình vào PowerPoint, thì bạn có thể chỉ cần lấy một số đoạn màn hình của PDF và chèn chúng vào. Để làm điều này, bấm vào Chèn và sau đó chọn Ảnh chụp màn hình. Trong phần thả xuống, bạn sẽ nhận thấy rằng nó sẽ hiển thị cho bạn Windows có sẵn và một liên kết cho Cắt màn hình.
Nếu bạn đã mở tài liệu PDF đến trang mà bạn cần, chỉ cần nhấp vào hình thu nhỏ và nó sẽ chèn ảnh chụp màn hình của toàn bộ cửa sổ trình đọc PDF. Lý do duy nhất bạn có thể không muốn sử dụng tính năng này là vì nó bao gồm mọi thứ bao gồm thanh tiêu đề của chương trình, v.v. Nếu bạn chỉ muốn một phần của trang PDF, nhấp vào Cắt màn hình và PowerPoint sẽ thu nhỏ và cho phép con trỏ trở thành dấu thập.
Sau đó, bạn có thể chọn vùng trên màn hình và nó sẽ chỉ cần chèn hình ảnh đó vào slide của bạn. Đây là một thủ tục rất đơn giản, nhưng đáng nói cho những người chỉ cần bao gồm một vài phần nhỏ của tài liệu PDF trong bản trình bày PowerPoint của họ. Bạn cũng có thể chuyển đổi các trang PDF của mình thành hình ảnh và sau đó chèn từng hình ảnh vào bản trình bày.
Tách tập tin PDF
Đối với những người bạn muốn đưa mỗi trang dưới dạng tài liệu PDF vào trang chiếu của mình, trước tiên bạn cần phải chia tài liệu PDF nhiều trang thành các tệp PDF một trang.
Cách dễ nhất để làm điều này là sử dụng các công cụ miễn phí có sẵn trực tuyến. Dưới đây là một số công cụ trực tuyến tôi đã kiểm tra và xác minh để tách tệp PDF:
Hai cái trên cùng chỉ trích xuất mỗi trang thành một tệp PDF riêng biệt và sau đó nén toàn bộ lại với nhau để bạn tải xuống. Nó siêu nhanh và miễn phí!
Hy vọng rằng, bạn đã có thể khiến tệp PDF của mình hiển thị chính xác trong PowerPoint bằng các phương pháp ở trên. Nếu bạn gặp rắc rối, vui lòng gửi bình luận và tôi sẽ cố gắng giúp đỡ. Thưởng thức!
