Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office, nhưng chưa bao giờ chạm vào Excel trước đây vì bạn không biết cách sử dụng nó hoặc didn biết những gì nó có thể làm cho bạn, thì bạn PHẢI đọc bài đăng này khi học cách sử dụng Excel!
Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính mạnh mẽ có thể được sử dụng cho mọi thứ từ cơ sở dữ liệu đơn giản cho đến ứng dụng Windows đầy đủ với đầy đủ các biểu mẫu windows, macro và tiện ích bổ sung. Bạn có thể sử dụng Excel để tính toán khoản vay mua xe, dữ liệu biểu đồ, quản lý hồ sơ khách hàng, giữ sổ địa chỉ, v.v.
Excel hiện đang được hầu hết các tổ chức tài chính lớn sử dụng để phân tích dữ liệu tài chính hàng ngày. Nó có một loạt các chức năng tài chính, công thức và tiện ích bổ sung cho phép bạn sử dụng Excel để lưu trữ và phân tích dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về Excel: tạo sổ làm việc, sử dụng bảng tính, nhập dữ liệu, sử dụng công thức, v.v. để bạn có thể trở nên thoải mái với phần mềm và bắt đầu tự học bằng cách chơi với nó .
Nội dung bài viết
Bước đầu tiên vào Excel
Đầu tiên, hãy để LIP mở Excel và xem giao diện của chương trình. Mở Excel và một sổ làm việc mới sẽ tự động được tạo. Workbook là đối tượng cấp cao nhất trong Excel. Nó chứa các Bảng tính, chứa tất cả dữ liệu thực tế mà bạn sẽ làm việc với. Một bảng tính bắt đầu với ba bảng tính, nhưng bạn có thể thêm hoặc xóa bảng tính bất cứ lúc nào miễn là có ít nhất một bảng tính trong một sổ làm việc nhất định.
Bây giờ tùy thuộc vào phiên bản Excel bạn đang sử dụng, màn hình sau có thể trông hoàn toàn khác nhau. Microsoft đã thay đổi giao diện một cách mạnh mẽ từ Office 2003 sang 2007 thành 2010 và cuối cùng vào năm 2013. Thật không may, tôi phải chọn một phiên bản để viết hướng dẫn này và tôi hiện đang chọn Excel 2010 vì nó đúng vào giữa năm 2007 và 2013 và cả ba các phiên bản sử dụng giao diện ribbon mới. Office 2013 chỉ làm cho vẻ ngoài sạch sẽ hơn, nhưng bố cục tổng thể vẫn giống nhau.
Trên đầu trang, bạn có dải băng Excel với nhiều tab và cũng có một loạt các biểu tượng nhỏ ở đầu trong Thanh công cụ truy cập nhanh. Các biểu tượng nhỏ này cho phép bạn thực hiện các chức năng Excel rất phổ biến như thêm hoặc xóa các hàng trong bảng tính hoặc bảng đóng băng, v.v.
Nếu bạn muốn tùy chỉnh giao diện ribbon, tức là thêm một nút hoặc tùy chọn mà bạn bỏ lỡ từ phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể làm điều đó bằng cách nhấp vào File và sau đó nhấp vào Options.
Bây giờ bấm vào Customize Ribbon ở phía dưới bên trái và bạn có thể thêm hoặc xóa bất kỳ tùy chọn nào bạn có thể muốn. Theo mặc định, nó hiển thị cho bạn các lệnh phổ biến, nhưng bạn có thể nhấp vào menu thả xuống để xem tất cả các tùy chọn có thể cho các tab khác nhau. Ngoài ra, một lựa chọn tôi thực sự thích là chọn Commands Not in the Ribbon từ menu thả xuống. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng xem các lệnh nào chưa có trên ribbon và sau đó thêm bất kỳ lệnh nào bạn cảm thấy bạn cần.
Ở dưới cùng của màn hình, bạn sẽ thấy ba trang tính, được đặt tên là Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Đây là số mặc định mà mọi sổ làm việc Excel.
Trên các phiên bản Excel cũ hơn, ngăn tác vụ được đặt ở phía bên phải màn hình, tuy nhiên hiện đã bị xóa và tất cả các chức năng đã được chuyển sang tab File. Đây là nơi bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ phổ biến như mở sổ làm việc, tạo một công việc mới, in ấn và nhiều hơn nữa.
Bắt đầu với Excel
Cách tốt nhất để học bất cứ điều gì là thực sự làm điều gì đó hữu ích và Excel là ví dụ tốt nhất về điều này! Hãy nói rằng bạn là một giáo viên trung học hoặc đại học và bạn muốn theo dõi điểm số của học sinh, tính điểm trung bình của họ và nói với họ điểm thấp nhất mà họ cần có trong bài kiểm tra cuối cùng để vượt qua lớp.
Nghe có vẻ như một vấn đề đơn giản và đó là (một khi bạn có được công thức trong đầu)! Excel có thể thực hiện việc này cho bạn rất nhanh, vì vậy hãy để Lừa xem.
Trước hết, hãy nhập vào một số dữ liệu vào các ô trong Excel. Trong Excel, các cột được gắn nhãn bắt đầu từ A và tiếp tục đến Z và hơn thế nữa. Một ô chỉ đơn giản là một số hàng và cột cụ thể, tức là A1 là ô đầu tiên trong bảng tính Excel.
Đọc thêm: Hướng dẫn cơ bản cách sử dụng Microsoft Excel (Phần 2)
Hãy để loại Students thành tốt A1 và sau đó gõ Một xuyên qua E như tên sinh viên tiếp tục xuống cột A như hình dưới đây:
Giờ hãy nhập vào Test 1, Test 2 và Test 3 vào các ô B1, C1 và D1 tương ứng. Bây giờ chúng ta có lưới 5 × 4, vì vậy, hãy để Lấp vào một số điểm kiểm tra giả mạo như dưới đây:
Bây giờ, hãy cùng học một số kiến thức cơ bản về định dạng ô trong Excel. Ngay bây giờ, bảng của chúng tôi trông rất đẹp vì văn bản và số được căn chỉnh khác nhau và các tiêu đề không tách biệt với dữ liệu. Đầu tiên, hãy để trung tâm của tất cả các dữ liệu để mọi thứ trông đẹp hơn. Bấm vào ô A1 và kéo chuột của bạn xuống ô D6 để làm nổi bật toàn bộ tập dữ liệu:
Sau đó bấm vào tab Home và bấm vào khoảng giữa. Lưới bây giờ được tập trung độc đáo với tất cả các dữ liệu trực tiếp bên dưới các tiêu đề.
Bây giờ, hãy để chúng tôi xem xét thêm về cách chúng tôi có thể định dạng các ô Excel. Hãy để Thay đổi màu của hàng đầu tiên thành một thứ khác để chúng ta có thể tách tiêu đề khỏi dữ liệu một cách rõ ràng. Bấm vào ô A1 và kéo chuột trong khi giữ nút xuống ô D1. Nhấp chuột phải và chọn Cell format.
Bây giờ có hai lựa chọn bạn có tại thời điểm này. Bạn có thể nhận thấy trong hình trên, một menu chuột phải bình thường bắt đầu bằng Cắt, Sao chép, v.v., nhưng bạn cũng sẽ nhận thấy một loại thanh công cụ nổi ngay phía trên menu. Menu nổi này là một loại thanh công cụ tùy chọn phổ biến cho phép bạn nhanh chóng thay đổi phông chữ, thay đổi kích thước văn bản, định dạng ô theo tiền hoặc tỷ lệ phần trăm, cho phép bạn thay đổi màu nền hoặc màu phông chữ và thêm viền vào ô. Nó rất tiện lợi vì bạn không phải mở hộp thoại Format Cells và làm điều đó ở đó.
Nếu bạn phải thực hiện một số định dạng nâng cao hơn không có sẵn trên thanh công cụ nhanh, thì hãy tiếp tục và mở hộp thoại. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn phương thức hộp thoại để chúng ta có thể thấy nó. Trong hộp thoại Format Cells, bấm vào tab Fill và chọn một màu từ bảng màu. Tôi chọn màu vàng để làm cho nó khác biệt.
Nhấp vào OK và bạn sẽ thấy màu sắc đã được thay đổi cho các ô đã chọn.
Chúng ta cũng thêm một số đường viền giữa các ô để nếu chúng ta quyết định in ra bảng Excel, sẽ có các đường màu đen giữa mọi thứ. Nếu bạn không thêm viền, các dòng bạn nhìn thấy trong Excel theo mặc định sẽ không in ra giấy. Chọn toàn bộ lưới và đi đến Formatting Cells lần nữa. Lần này đi đến Biên giới chuyển hướng. Bấm vào Outline và Inside và bạn sẽ thấy hộp hiển thị nhỏ ngay bên dưới các nút thay đổi tương ứng với các đường viền.
Bấm OK và bây giờ bạn sẽ có các đường màu đen giữa tất cả các ô. Vì vậy, bây giờ chúng tôi đã định dạng lưới của chúng tôi để trông đẹp hơn nhiều! Bạn có thể thực hiện loại định dạng này cho dữ liệu của mình theo cách bạn cảm thấy phù hợp.
Sử dụng công thức và hàm trong Excel
Bây giờ, hãy để đến với phần thú vị: sử dụng các hàm và công thức Excel để thực sự làm một cái gì đó! Vì vậy, trước tiên chúng tôi muốn tính điểm trung bình cho 5 học sinh của chúng tôi sau ba kỳ thi đầu tiên. Excel có một hàm trung bình mà chúng ta có thể sử dụng để tự động tính toán giá trị này, nhưng chúng tôi sẽ thực hiện nó một chút khác nhau để thể hiện các công thức và hàm.
Thêm một tiêu đề được gọi là Tổng trong cột F và Trung bình trong cột G và định dạng chúng giống như cách chúng ta đã làm với các ô tiêu đề khác.
Bây giờ đầu tiên chúng tôi sẽ sử dụng hàm tổng Excel Excel để tính tổng của ba lớp cho mỗi học sinh. Bấm vào ô F2 và gõ vào =sum(. Dấu = cho Excel biết rằng chúng tôi dự định đưa một số loại công thức vào ô này. Khi bạn nhập dấu ngoặc đơn đầu tiên, Excel sẽ hiển thị một nhãn nhỏ hiển thị cho bạn loại biến mà hàm này thực hiện.
Từ SUM là một hàm dựng sẵn trong Excel, tính toán tổng của một phạm vi ô đã chỉ định. Tại thời điểm này sau dấu ngoặc đơn đầu tiên, bạn có thể chọn phạm vi ô bạn muốn tổng hợp! Không cần phải gõ từng ô một! Đi trước và chọn các ô từ B2 đến D2 và bạn sẽ thấy rằng công thức được tự động cập nhật và có màu xanh lam.
Sau khi bạn chọn phạm vi, hãy nhập dấu ngoặc đơn đóng (Thay đổi + 0) và hãy nhấn Enter. Và bây giờ bạn có tổng của các số! Không quá khó đúng không!? Tuy nhiên, bạn có thể nói rằng sẽ là một nỗi đau của hoàng gia khi làm điều này cho một bộ gồm 100 hoặc 500 sinh viên! Chà, có một cách dễ dàng để tự động sao chép công thức của bạn cho các sinh viên khác.
Bấm vào ô F2 và sau đó di chuyển chuột từ từ đến cạnh dưới bên phải của ô. Bạn có thể nhận thấy rằng con trỏ thay đổi từ một chữ thập màu trắng béo thành một chữ thập màu đen mỏng và phía dưới bên phải của ô là một hộp đen nhỏ.
Nhấp và giữ chuột của bạn xuống khi nó thay đổi và sau đó kéo nó đến hàng của học sinh cuối cùng. Và với điều đó, Excel sử dụng cùng một công thức, nhưng cập nhật các ô hàng hiện tại để tổng được tính cho mỗi hàng bằng cách sử dụng dữ liệu hàng hàng đó.
Tiếp theo, nhấp vào ô G2 và nhập dấu = để biểu thị chúng ta đang bắt đầu một công thức. Vì chúng ta muốn chia tổng cho 3 để lấy trung bình, hãy nhập dấu = và sau đó chọn ô tổng F2. Tiếp tục với công thức bằng cách nhập vào / 3, nghĩa là chia cho 3.
Nhấn Enter và bây giờ bạn đã nhập forumla trung bình của riêng bạn! Bạn có thể sử dụng dấu ngoặc đơn và thực hiện tất cả các hàm toán học theo cùng một cách. Bây giờ làm điều tương tự như chúng ta đã làm với cột trung bình và nhấp vào hộp đen nhỏ ở góc dưới bên phải trong ô G2 và kéo nó xuống phía dưới. Excel sẽ tính trung bình cho các ô còn lại bằng công thức của bạn.
Và cuối cùng, hãy để Lọt vào một công thức nữa để tính toán những gì mỗi học sinh sẽ có được trong trận chung kết để có được điểm A trong lớp! Chúng ta phải biết ba thông tin: lớp hiện tại của họ, điểm qua cho lớp và bao nhiêu phần trăm cuối cùng có giá trị trong tổng số lớp. Chúng tôi đã có điểm hiện tại của họ mà chúng tôi đã tính toán và chúng tôi có thể giả sử 70 là điểm qua và trận chung kết có giá trị 25% trên tổng điểm. Đây là công thức, mà tôi đã nhận được từ này Địa điểm.
Điểm cuối khóa = Giá trị bài kiểm tra x Điểm thi + (1 – Giá trị bài kiểm tra) x Lớp hiện tại
Điểm cuối cùng sẽ là 70 vì đó là điểm vượt qua mà chúng tôi đang giả định, Worth Worth là 0,25 và chúng tôi phải giải cho Điểm thi. Vì vậy, phương trình sẽ trở thành:
Điểm thi = (Lớp cuối cùng – (1 – Giá trị bài kiểm tra) x Điểm hiện tại) / Giá trị bài kiểm tra
Vì vậy, hãy để Cameron tạo một tiêu đề mới trong cột I và trong ô I2, nhập vào gõ= (70- (1-.25) *Chọn và sau đó chọn ô G2 và sau đó tiếp tục với) /. 25Sau đó nhấn Enter. Bây giờ bạn sẽ thấy lớp được yêu cầu và cả công thức trong thanh công thức phía trên tên cột. Như bạn có thể thấy bên dưới, Học sinh A cần có ít nhất 49 điểm để đảm bảo họ đạt được 70 điểm cho lớp cuối cùng.
Một lần nữa, lấy hộp đen dưới cùng của ô và kéo nó xuống dưới cùng của tập dữ liệu. Và viola! Bây giờ, bạn đã sử dụng các hàm Excel, tạo các công thức của riêng bạn trong Excel và các ô được định dạng để làm cho chúng hấp dẫn trực quan.
Hy vọng điều này sẽ giúp! Tôi sẽ thử và viết nhiều hơn như thế này cho các tính năng nâng cao hơn của Excel và các sản phẩm Office khác. Hãy để lại ý kiến của bạn về hướng dẫn Excel này!
