Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xem xét cách bạn có thể quản lý email Outlook của mình tốt hơn bằng cách gửi thư đến tự động chuyển vào các thư mục riêng biệt. Nếu bạn nhận được rất nhiều email mỗi ngày, điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Thay vì phải dành một giờ mỗi tuần để chuyển email từ Hộp thư đến các thư mục được phân loại của bạn, các quy tắc email sẽ giúp tự động hóa tổ chức hộp thư đến của bạn. Điều này rất giống với việc sử dụng nhãn và bộ lọc trong Gmail.
Quy tắc email có vẻ phức tạp và chúng có thể là nếu bạn thực sự muốn thực hiện một số phân loại tinh vi, nhưng nếu bạn chỉ đơn giản muốn tự động chuyển email công việc sang thư mục Work, thì nó LÊN một miếng bánh.
Để các quy tắc trở nên hữu ích, trước tiên bạn nên tạo một số thư mục bên dưới Hộp thư đến của mình để phân loại email của bạn, chẳng hạn như Dự án, Công việc, Gia đình, v.v.
Bạn có thể tạo thư mục bằng cách nhấp chuột phải vào Hộp thư đến hoặc bất kỳ thư mục và chọn Thư mục mới. Quy trình sau hoạt động trên Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 và Office 365.
Thiết lập quy tắc Outlook
Bây giờ để bắt đầu, hãy mở Outlook, nhấp vào Tập tin tab và bạn sẽ thấy Quản lý quy tắc và cảnh báo nút hướng về phía dưới.
Cửa sổ chính Quy tắc và Cảnh báo sẽ xuất hiện và theo mặc định, bạn có thể thấy một quy tắc đã được tạo tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.
Từ đây bạn sẽ bấm vào Quy tắc mới nút để bắt đầu với quy tắc email Outlook đầu tiên của bạn. Hộp thoại Rules Wizard sẽ bật lên và nó sẽ hiển thị cho bạn một số mẫu quy tắc phổ biến.
Đây là những cái phổ biến nhất và có lẽ là tất cả những gì bạn sẽ cần. Quy tắc phổ biến nhất là quy tắc đầu tiên được liệt kê,Di chuyển tin nhắn từ ai đó vào một thư mụcSiêng năng. Đi trước và chọn nó, sau đó nhấp vào Kế tiếp.
Bạn có thể nhận thấy hộp danh sách phía dưới có tên là Bước 2: Vẫn còn ở dưới cùng với một số văn bản được gạch chân. Trong thực tế, tất cả các bạn phải làm để thiết lập quy tắc là nhấp vào siêu liên kết cho người hoặc nhóm công cộng và được chỉ định để chọn địa chỉ email và nơi bạn muốn những email đó đi.
Sau đó, bạn có thể nhấp vào Hoàn thành và bạn đã làm xong. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm cho quy tắc phức tạp hơn, hãy nhấp vào Kế tiếp sẽ cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn hơn:
Khi bạn kiểm tra các điều kiện khác nhau trong hộp danh sách trên cùng, mô tả quy tắc ở phía dưới cũng sẽ có nhiều siêu liên kết hơn. Bạn thậm chí có thể tạo các quy tắc tìm kiếm các từ cụ thể trong phần thân email và sau đó thực hiện các hành động trên các email đó.
Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là nhấp vào từng siêu liên kết và chọn các giá trị được liên kết như địa chỉ email, thư mục, v.v. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, bạn sẽ muốn nhấp vào người hoặc nhóm công cộng và chọn một địa chỉ email.
Sau đó bấm vào từ được chỉ định và duyệt đến thư mục bạn muốn email được chuyển đến hoặc nhấp vào Mới và một thư mục mới sẽ được tạo trong thư mục hiện được tô sáng.
Bây giờ bạn sẽ thấy phần dưới cùng được cập nhật với các giá trị thực tế cho quy tắc của bạn.
Khi bạn bấm vào Tiếp theo, bạn có thể đặt thêm hành động cho quy tắc. Bạn thường có thể để điều này một mình nếu đó là một quy tắc đơn giản, nhưng nếu bạn cũng muốn thực hiện các hành động khác như phát âm thanh, chuyển tiếp email, tạo một bản sao của nó, in email, bắt đầu một chương trình khác, chạy một kịch bản, v.v. , sau đó bạn có thể làm tất cả điều đó trên màn hình này.
Nhấp chuột Kế tiếp khi bạn hoàn thành và bạn sẽ mang lại để Ngoại lệ hộp thoại, nơi bạn có thể chọn những điều kiện bạn không muốn có quy tắc này được xử lý. Trừ khi bạn có một số trường hợp duy nhất, bạn có thể để trống, đó là mặc định.
Nhấp vào Tiếp theo và cuối cùng chúng tôi đã đạt đến cuối trình hướng dẫn quy tắc! Đặt tên cho quy tắc như Di chuyển bạn bè Email Email để bạn biết những gì nó làm khi bạn nhìn vào nó sau này.
Sau đó, nếu bạn đã có email trong Hộp thư đến phù hợp với quy tắc mới của mình, hãy chọn hộp thư đếnChạy quy tắc này trên các tin nhắn đã có trong Hộp thư đếnSiêng năng. Bạn có thể để mọi thứ khác như mặc định và nhấp Hoàn thành!
Giờ đây, bạn có thể tạo quy tắc cho mọi người, bản tin, bảng sao kê ngân hàng / thẻ tín dụng và bất cứ điều gì khác mà bạn có thể nghĩ đến để bắt đầu quản lý email Outlook của mình hiệu quả hơn! Thưởng thức!
