Bạn đã bao giờ làm việc trên một tài liệu Microsoft Word và muốn đưa ra nhận xét hoặc chú thích chưa? Hoặc có lẽ bạn đã hoàn thành một số công việc trên tài liệu của mình và bây giờ cần chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét hiện có? Nếu vậy, đừng lo lắng, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chèn nhận xét vào tài liệu Microsoft Word cũng như cách chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét hiện có.
Nội dung bài viết
Công cụ nhận xét trong Word ở đâu?
Khi bạn mở Microsoft Word, bạn sẽ tìm thấy các công cụ nhận xét trong Ôn tập chuyển hướng. Có hai nhóm công cụ khác nhau dành riêng cho việc bình luận. Cái đầu tiên là Bình luận nhóm, cho phép bạn thêm nhận xét mới, xóa nhận xét, điều hướng đến nhận xét tiếp theo hoặc trước đó và hiển thị tất cả nhận xét cùng một lúc. Thứ hai là Theo dõi nhóm chuyên theo dõi các thay đổi đối với văn bản và nhận xét. Nhưng nó cũng chứa các công cụ để thay đổi cách hiển thị các nhận xét trong tài liệu.
Cách chèn bình luận
Có ba cách để để lại nhận xét trong các phiên bản Microsoft Word mới hơn. Bạn có thể sử dụng công cụ “Nhận xét mới” trong tab Đánh giá, công cụ “Nhận xét” trong tab Chèn hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt. Vì vậy, hãy bắt đầu với phương pháp đầu tiên:
- Chọn văn bản bạn muốn bình luận. Văn bản đã chọn sẽ được đánh dấu là phạm vi nhận xét. Nó là một phần của văn bản mà bình luận đề cập đến.
- Đi tới Ôn tập chuyển hướng.
- Lựa chọn Bình luận mới.
Đó là tất cả những gì có về nó. Bạn đã chèn thành công một bình luận mới. Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp thoại, còn được gọi là vùng đánh dấu, được mở ở lề tài liệu. Lề này được gọi là Ô Xem lại. Hãy tiếp tục và gõ bình luận của bạn. Khi bạn thực hiện xong nhận xét, hãy nhấn phím Esc để quay lại văn bản của tài liệu. Bạn cũng có thể chỉ cần nhấp chuột vào bất cứ đâu trong văn bản của tài liệu.
Bây giờ đây là cách khác để chèn nhận xét mới:
- Chọn văn bản.
- đi đến Chèn chuyển hướng.
- Lựa chọn Bình luận.
Bây giờ hãy để lại bình luận của bạn.
Và cuối cùng, bạn có thể chèn nhận xét bằng cách sử dụng thay thế + Điều khiển + M phím tắt trên văn bản đã chọn.
Cách trả lời một bình luận
Việc thêm câu trả lời vào một nhận xét đã có sẵn khá đơn giản.
- Chọn hộp bình luận của bình luận đã tồn tại.
- Chọn Hồi đáp nút bên dưới văn bản nhận xét.
- Nhập câu trả lời của bạn và nhấn Thoát khi hoàn tất hoặc nhấp chuột trái vào bất kỳ đâu trong vùng văn bản của tài liệu.
Các câu trả lời cho một bình luận sẽ được hiển thị bên dưới bình luận ban đầu.
Bạn có thể thêm bao nhiêu câu trả lời nếu cần. Nhưng hãy nhớ rằng tất cả các nhận xét cấp hai sẽ được hiển thị ở cùng cấp độ. Nó sẽ xuất hiện như thể tất cả đều là câu trả lời cho nhận xét ban đầu, ngay cả khi bạn nhấp vào nút Trả lời bên dưới nhận xét trả lời đã có sẵn.
Cách chỉnh sửa nhận xét trong Word
Chỉnh sửa một bình luận rất đơn giản. Chỉ cần nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong khu vực đánh dấu của nhận xét mà bạn muốn chỉnh sửa và thực hiện các thay đổi mà bạn thấy phù hợp. Bạn có thể thêm văn bản khác, xóa nội dung bổ sung hoặc sửa đổi văn bản đó theo bất kỳ cách nào khác.
Giải quyết một bình luận
Trong Microsoft Word, bạn có thể đánh dấu nhận xét là đã giải quyết. Word sẽ thay đổi màu phông chữ của nhận xét để cho tất cả người dùng tài liệu biết rằng nó đã được giải quyết. Đánh dấu nhận xét theo cách này có thể giúp bạn theo dõi các chỉnh sửa của mình.
Để đánh dấu một nhận xét trong Word là đã được giải quyết, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn nhận xét bạn muốn đánh dấu là đã giải quyết và nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên văn bản của nhận xét đó.
- Chọn Giải quyết nút xuất hiện bên dưới văn bản nhận xét.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào nhận xét và chọn Giải quyết nhận xét thay vào đó từ menu thả xuống.
Lưu ý rằng nút Giải quyết có thể chuyển sang màu xám. Trong trường hợp đó, bạn không thể giải quyết nhận xét. Khi điều này xảy ra, điều đó có thể có nghĩa là tài liệu được tạo bằng Word 2010 hoặc phiên bản cũ hơn. “Giải quyết nhận xét” là một tính năng được giới thiệu trong Word 2013. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể chuyển đổi tài liệu để kích hoạt các tính năng mới.
- đi đến Tài liệu tab trong dải băng.
- Chọn Thông tin trong menu bên, sau đó chọn Chuyển thành.
- Lưu tài liệu mới được chuyển đổi.
Hãy nhớ rằng việc chuyển đổi tài liệu có thể dẫn đến một số thay đổi không mong muốn về định dạng của nó. Thay đổi phổ biến nhất là độ rộng của bảng do sự khác biệt trong cách xử lý lề ô giữa các phiên bản Microsoft Word khác nhau.
Cách để Xóa nhận xét trong Word
Bạn có thể xóa từng nhận xét một hoặc xóa tất cả chúng cùng một lúc khỏi cùng một tài liệu. Nếu bạn xóa một bình luận đã có câu trả lời thì tất cả các câu trả lời cũng sẽ bị xóa. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ xóa phần trả lời thì phần bình luận chính sẽ được giữ nguyên.
Để xóa một bình luận, hãy làm theo các bước sau:
- Bấm vào bất cứ nơi nào trong văn bản bình luận.
- đi đến Ôn tập tab và chọn Xóa bỏ.
Cách khác là nhấn chuột phải vào bình luận muốn xóa và chọn Xóa nhận xét từ thực đơn.
Bạn có thể lặp lại bước này để xóa bao nhiêu bình luận tùy thích.
Để xóa tất cả nhận xét trong một tài liệu cùng một lúc, hãy làm theo các bước sau:
- Đi tới Ôn tập tab mà không chọn bất kỳ bình luận nào.
- Bấm vào mũi tên xuống dưới Xóa bỏ cái nút.
- Lựa chọn Xóa tất cả nhận xét trong tài liệu từ menu thả xuống.
Lưu ý rằng không có phiên bản Microsoft Word nào có công cụ chỉ xóa những nhận xét đã được giải quyết. Để thực hiện việc này, bạn sẽ phải xóa thủ công từng nhận xét được đánh dấu là đã giải quyết.
Cách ẩn bình luận
Nếu bạn cần ẩn bình luận tạm thời thay vì xóa chúng, bạn nên chọn ẩn chúng. Có hai phương pháp để làm điều này. Cái đầu tiên sẽ ẩn nhận xét nhưng tiếp tục hiển thị các thay đổi được đánh dấu là theo dõi thay đổi. Cách thứ hai sẽ ẩn các bình luận cũng như những thay đổi được theo dõi.
Cách 1:
- đi tới Ôn tập chuyển hướng.
- Đi tới nhóm theo dõi và chọn Hiển thị đánh dấu.
- Chọn Bình luận. Bây giờ, nếu bạn quay lại cùng một menu, bạn sẽ thấy “Nhận xét” không có dấu kiểm, điều đó có nghĩa là chúng hiện đã bị ẩn.
Cách 2:
- đi tới Ôn tập chuyển hướng.
- Đi tới nhóm theo dõi và chọn Không đánh dấu trong phần Hiển thị để đánh giá.
Nếu bạn không thể nhìn thấy bình luận thì sao?
Nếu bạn biết tài liệu Word của mình có chú thích nhưng không thể nhìn thấy thì có thể chúng đã bị ẩn. Điều này cũng áp dụng cho các sửa đổi được thực hiện với các thay đổi của bản nhạc. Các bước sau đây sẽ thiết lập các bình luận được hiển thị:
- Đi tới Ôn tập chuyển hướng.
- Đi tới nhóm theo dõi và chọn Tất cả đánh dấu hoặc Đánh dấu đơn giản.
- Sau đó chọn Hiển thị đánh dấuvà đảm bảo rằng Bình luận được kiểm tra.
Bằng cách làm theo các bước được mô tả ở trên, bạn sẽ có thể xem các nhận xét trong tài liệu Microsoft Word của mình. Nhưng nếu chúng vẫn không hiển thị, hãy chuyển đến Bình luận nhóm trong Ôn tập tab và kiểm tra xem Hiển thị bình luận tính năng bị chuyển sang màu xám. Nếu có, bạn sẽ không thể sử dụng nó. Điều này đôi khi xảy ra nếu phần Hiển thị để đánh giá được đặt thành Tất cả đánh dấu.
Để khắc phục điều này, hãy đặt nó thành Đánh dấu đơn giản.
Bây giờ bạn đã biết cách chèn, xóa hoặc chỉnh sửa nhận xét trong Microsoft Word, bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của mình một cách dễ dàng. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về việc sử dụng Microsoft Word, hãy để lại nhận xét cho chúng tôi bên dưới và chúng tôi sẽ cố gắng giúp bạn.
