Microsoft Outlook không chỉ dành cho email—bạn cũng có thể tùy chỉnh cách Outlook hiển thị thông tin Office khác. Ví dụ: bạn có thể thay đổi chế độ xem Outlook cho phù hợp với sở thích của mình, tùy chỉnh cách hộp thư đến và lịch của bạn xuất hiện trong ứng dụng.
Bằng cách thay đổi và tùy chỉnh chế độ xem Outlook, bạn có thể giúp thông tin bạn cần xem dễ truy cập hơn bất cứ khi nào bạn mở nó. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thay đổi chế độ xem thư mục Outlook và giải thích những bố cục nào có sẵn bên dưới.
Nội dung bài viết
Những bố cục khác nhau nào có sẵn trong Outlook?
Outlook cung cấp một số loại dạng xem hoặc bố cục mà bạn có thể sử dụng cho các thư mục khác nhau. Mỗi layout có những ưu điểm và nhược điểm, tùy thuộc vào thông tin bạn muốn xem và cách bạn muốn sắp xếp nó.
Dưới đây là một số bố cục phổ biến nhất trong Outlook:
- Bàn: Chế độ xem này sẽ liệt kê các email của bạn theo hàng và columns. Nó cho phép bạn xem nhanh người gửi, chủ đề, ngày tháng, kích thước và các chi tiết khác của từng tin nhắn. Bạn cũng có thể sắp xếp, lọc, nhóm và sắp xếp tin nhắn của mình theo bất kỳ cột nào.
- Mốc thời gian: Chế độ xem này sẽ hiển thị thông tin của bạn theo dòng thời gian. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trong một dự án, bạn có thể thấy danh sách email trải dài trong một khoảng thời gian, từ đầu đến cuối. Bạn có thể xem thời điểm mỗi mục được tạo, sửa đổi, đến hạn hoặc hoàn thành.
- Thẻ: Chế độ xem thẻ hiển thị các mục của bạn cùng với biểu tượng và chủ đề của chúng. Chế độ xem này hữu ích cho các thư mục có ít mục hơn hoặc thư mục chứa ghi chú. Bạn có thể xem tóm tắt của từng mục mà không cần mở nó.
- Danh thiếp: Chế độ xem danh thiếp hiển thị các liên hệ của bạn cùng với tên, ảnh và các chi tiết khác của họ. Nó cho phép bạn xem thêm thông tin về từng liên hệ hơn là xem thẻ.
- Mọi người: Chế độ xem mọi người là chế độ xem đơn giản chỉ hiển thị tên và ảnh của các liên hệ của bạn. Dạng xem này cũng thường được sử dụng cho các thư mục liên hệ. Nó cho phép bạn xem nhiều liên hệ cùng một lúc hơn là xem danh thiếp.
- Ngày/Tuần/Tháng: Chế độ xem ngày/tuần/tháng hiển thị các mục lịch của bạn ở định dạng lưới. Nó cho phép bạn xem các cuộc hẹn, cuộc họp, sự kiện và nhiệm vụ của mình trong các khung thời gian khác nhau.
Cách thay đổi chế độ xem Outlook Layout
Cách dễ nhất để thay đổi chế độ xem của thư mục Outlook là sử dụng các chế độ xem tích hợp mà Outlook cung cấp. Đây là các chế độ xem đặt trước mà bạn có thể chọn từ menu thả xuống trên tab Xem.
Để thay đổi chế độ xem của thư mục Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở thư mục Outlook mà bạn muốn thay đổi chế độ xem, chẳng hạn như Hộp thư đến hoặc Lịch.
- Nhấn nút Xem tab trên dải băng.
- Tiếp theo, nhấn nút Thay đổi góc nhìn nút trong Chế độ xem hiện tại nhóm.
- Chọn một trong các chế độ xem có sẵn từ menu thả xuống. Ví dụ, bạn có thể chọn gọn nhẹ, Đơnhoặc Xem trước cho các thư mục email, hoặc Ngày/Tuần/Tháng cho các thư mục lịch.
Giao diện thư mục của bạn sẽ thay đổi ngay lập tức. Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau bao nhiêu lần tùy thích.
Cách tùy chỉnh chế độ xem Outlook của bạn
Nếu không có chế độ xem tích hợp nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem của mình bằng cách thay đổi các cài đặt và tùy chọn khác nhau. Bạn có thể sửa đổi chế độ xem hiện có hoặc tạo chế độ xem mới từ đầu.
Để tùy chỉnh chế độ xem Outlook của bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Mở thư mục Outlook mà bạn muốn tùy chỉnh.
- Chọn Xem tab trên dải băng.
- Nhấn nút Xem Settings nút trong Chế độ xem hiện tại nhóm.
- bên trong Góc nhìn chuyên nghiệp Settings hộp thoại xuất hiện, bạn có thể thay đổi các cài đặt và tùy chọn khác nhau cho chế độ xem của mình, chẳng hạn như:
- Cột: Bạn có thể thêm, xóa hoặc sắp xếp lại columns xuất hiện trong chế độ xem bảng của bạn.
- Nhóm theo: Bạn có thể nhóm các mục của mình theo bất kỳ cột hoặc trường nào theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Loại: Bạn có thể sắp xếp các mục của mình theo bất kỳ cột hoặc trường nào theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Lọc: Bạn có thể lọc các mục của mình theo tiêu chí cụ thể.
- Cột định dạng: Bạn có thể thay đổi định dạng của bất kỳ cột nào, chẳng hạn như phông chữ, căn chỉnh, chiều rộng hoặc màu sắc.
- Định dạng có điều kiện: Bạn có thể áp dụng các định dạng khác nhau cho các mục của mình dựa trên các điều kiện nhất định, chẳng hạn như tầm quan trọng, danh mục hoặc trạng thái gắn cờ.
- Khác Settings: Bạn có thể thay đổi các cài đặt khác cho chế độ xem của mình, chẳng hạn như kích thước và kiểu phông chữ, đường lưới, khung đọc và khoảng cách giữa các mục.
- Khi bạn hoàn tất việc tùy chỉnh chế độ xem của mình, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn và áp dụng chúng vào thư mục của bạn.
Cách tạo chế độ xem mới trong Outlook
Nếu bạn muốn tạo chế độ xem mới từ đầu thay vì sửa đổi chế độ xem hiện có, bạn có thể thực hiện bằng cách làm theo các bước sau:
- Mở thư mục Outlook mà bạn muốn tạo chế độ xem mới.
- Nhấn nút Xem tab trên dải băng.
- Nhấn vào Thay đổi góc nhìn nút trong Chế độ xem hiện tại nhóm.
- Lựa chọn Quản lý lượt xem từ trình đơn thả xuống.
- bên trong Quản lý tất cả lượt xem hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Mới.
- Enter tên cho chế độ xem mới của bạn và chọn loại chế độ xem bạn muốn tạo. Bạn cũng có thể chỉ định thư mục nào bạn muốn áp dụng chế độ xem của mình.
- Nhấp chuột OK để mở Góc nhìn chuyên nghiệp Settings hộp thoại cho chế độ xem mới của bạn.
- Tùy chỉnh chế độ xem cho phù hợp với yêu cầu của bạn bằng cách sử dụng các tùy chọn được cung cấp.
- Khi bạn hoàn tất việc tùy chỉnh chế độ xem của mình, hãy nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn và áp dụng chúng vào thư mục của bạn.
- Nhấn OK bên trong Quản lý tất cả lượt xem hộp để lưu cài đặt của bạn.
Quản lý Outlook của bạn Settings
Nếu bạn đang cố gắng làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể quản lý chế độ xem Outlook của mình bằng các bước ở trên. Outlook hoàn toàn có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu của bạn và bạn có thể làm nhiều việc khác để nó phù hợp hơn.
Ví dụ: nếu bạn gặp khó khăn khi xem email của mình, bạn có thể thay đổi kích thước phông chữ trong Outlook. Bạn cũng có thể tùy chỉnh chủ đề Outlook của mình để sử dụng giao diện mặc định mới layout cho email của bạn.
Nhấn gửi quá nhanh? Bạn luôn có thể hủy gửi email Outlook ngay sau khi gửi nó.
