Bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để chia sẻ lịch của mình trong Microsoft Outlook? Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án nhóm hay cần phối hợp với người khác, hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ lịch trong Outlook bằng cách sử dụng phiên bản web và máy tính để bàn của Outlook. Và như một phần thưởng, bạn sẽ nhận được các mẹo về cách quản lý quyền đối với lịch của mình.
Nội dung bài viết
Cách chia sẻ lịch Outlook bằng ứng dụng Windows
Việc chia sẻ lịch sẽ rất dễ dàng nếu bạn sử dụng Microsoft Outlook cho Windows. Thực hiện theo các bước sau:
1. Mở Outlook trên PC Windows của bạn.
2. Tìm Lịch biểu tượng ở góc dưới bên trái.
3. Trong Trang chủ chọn tab Chia sẻ lịch ở phía trên bên phải của thanh công cụ.
4. Outlook sẽ hiển thị cho bạn danh sách các lịch có thể chia sẻ. Hãy nhớ rằng không phải tất cả các lịch bạn đặt cấu hình trong Outlook đều có thể chia sẻ được.
5. Nhấp vào lịch bạn muốn chia sẻ để chọn lịch đó.
6. Một hộp thoại mới sẽ mở ra với các thuộc tính lịch. Lựa chọn Thêm vào để thêm người dùng.
7. Từ danh sách liên hệ (thường là sổ địa chỉ của bạn), hãy chọn người mà bạn sẽ chia sẻ lịch. Bắt đầu nhập tên của người đó và Outlook sẽ điền địa chỉ email của họ.
8. Những người được thêm sẽ có cấp độ quyền chia sẻ mặc định. Bây giờ bạn có thể chọn chúng riêng lẻ và thay đổi cấp độ truy cập của chúng khi bạn thấy phù hợp.
Cách chia sẻ Lịch Outlook trên trang web
Bạn vẫn có thể chia sẻ lịch của mình bằng trang web Outlook nếu bạn đang sử dụng thiết bị không có ứng dụng Microsoft Outlook. Đây là cách thực hiện:
1. Mở trình duyệt web ưa thích của bạn và nhập Outlook.live.com vào thanh địa chỉ. Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.
2. Chọn biểu tượng Lịch ở menu bên trái.
3. Chọn lịch bạn muốn chia sẻ và nhấp chuột phải vào lịch đó.
4. Nếu lịch cụ thể này có thể được chia sẻ, bạn sẽ có tùy chọn Chia sẻ và quyền. Nhấp vào nó.
5. Một hộp thoại mới sẽ bật lên. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ lịch. Nếu người nhận có trong danh bạ của bạn, ứng dụng web Outlook sẽ cung cấp danh sách để bạn có thể chọn email.
6. Sau khi thêm người dùng, bạn có thể đặt cấp độ quyền của họ. Chọn giữa Có thể xem tất cả chi tiết Và Có thể chỉnh sửa từ trình đơn thả xuống.
7. Chọn Chia sẻ.
Hiểu mức độ cấp phép
Khi chia sẻ lịch Outlook của bạn với ai đó, bạn sẽ phải đặt mức cấp phép bằng cách làm theo các bước được mô tả ở trên. Bạn có thể để nó ở chế độ mặc định hoặc thay đổi nó thành một trong các tùy chọn được cung cấp. Có năm tùy chọn nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn và chỉ có hai tùy chọn nếu bạn chia sẻ lịch của mình thông qua trang web. Để biết chính xác nên chọn mức độ quyền nào, bạn cần hiểu chúng.
Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn có mức cấp phép chi tiết hơn, bạn sẽ phải đặt chúng bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính. Phiên bản web có các tùy chọn hạn chế; bạn chỉ có thể đặt Có thể xem tất cả chi tiết hoặc Có thể chỉnh sửa. Điều đó có nghĩa là đồng nghiệp của bạn sẽ có thể xem tất cả các mục lịch với đầy đủ thông tin chi tiết hoặc có thể xem và chỉnh sửa chúng.
Có thể xem khi tôi bận
Đây là cấp độ quyền mặc định và nếu bạn chọn không thay đổi nó, đây là cấp độ người nhận sẽ tự động có. Đồng nghiệp mà bạn đã chia sẻ lịch sẽ có thể mở lịch và chỉ xem bạn có rảnh, bận, vắng mặt ở văn phòng hay bạn có cuộc hẹn hay không.
Có thể xem tiêu đề và địa điểm
Nếu bạn muốn hiển thị thêm thông tin chi tiết cho người nhận lịch, hãy chọn tùy chọn “Có thể xem tiêu đề và vị trí”. Mặc dù điều này cung cấp một số quyền truy cập vào các chi tiết hạn chế nhưng đồng nghiệp của bạn giờ đây có thể xem địa điểm và tiêu đề (hoặc chủ đề) cuộc họp của bạn. Bạn có thể gắn nhãn một số cuộc họp của mình là cuộc hẹn riêng tư và chúng sẽ không hiển thị địa điểm cũng như tiêu đề. Thay vào đó, chúng sẽ được chỉ định ở chế độ riêng tư ngay cả khi sử dụng cấp quyền này.
Có thể xem tất cả chi tiết
Cài đặt cấp quyền này sẽ cho phép người nhận xem chi tiết đầy đủ và tất cả các mục lịch. Bên cạnh các cuộc họp và cuộc hẹn, họ cũng sẽ thấy những người tham dự, ghi chú cuộc họp và tệp đính kèm.
Có thể chỉnh sửa
Cấp quyền này sẽ cho phép đồng nghiệp của bạn thay đổi Lịch Outlook của bạn. Họ sẽ có thể thêm hoặc xóa các cuộc hẹn của bạn. Nhưng họ sẽ không thể nhận yêu cầu họp cho bạn cũng như không thể trả lời lời mời họp.
Đại biểu
Có thể bạn sẽ muốn chỉ định cấp độ quyền này cho người nào đó đáng tin cậy. Nó sẽ cho phép họ xử lý tất cả các cuộc họp, cuộc hẹn và lời mời một cách đầy đủ. Khi bạn chỉ định quyền đại diện cho ai đó, bạn có thể chọn có cấp cho họ quyền xử lý các cuộc hẹn riêng tư của bạn hay không. Tuy nhiên, để tinh chỉnh các tùy chọn Lịch Outlook này, bạn sẽ phải truy cập Tài khoản Settings.
Để làm đươc như vậy, hãy tuân theo những bước sau:
1. Đi tới Tài liệu ở góc trên bên trái của ứng dụng Outlook.
2. Trong Thông tin chọn tab Tài khoản Settings.
3. Tìm Quyền truy cập đại diện lựa chọn
4. Cấu hình các tùy chọn Đại biểu. Bạn có thể chọn yêu cầu họp chỉ được gửi cho người đại diện nhưng bạn sẽ nhận được bản sao của họ. Tùy chọn thứ hai sẽ chỉ có đại diện của bạn nhận được yêu cầu họp. Tùy chọn thứ ba sẽ gửi yêu cầu họp cho cả bạn và người đại diện của bạn.
Điều quan trọng cần biết là bạn không thể chỉ định toàn bộ tổ chức hoặc người dùng bên ngoài làm đại diện. Cấp độ quyền này chỉ dành riêng cho người dùng hoặc nhóm cụ thể. Người đại diện sẽ có toàn quyền truy cập vào tất cả các mục lịch, vì vậy hãy chọn cẩn thận người bạn muốn gán cấp quyền này.
Chia sẻ lịch của bạn trong Outlook là một cách tuyệt vời để giữ mọi người cùng thống nhất. Bằng cách làm theo các bước đơn giản này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch của mình và yên tâm khi biết rằng mọi người đều có cùng lịch trình. Bạn có mẹo nào khác để chia sẻ lịch trong Outlook không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận!
