Giá trị là một thuật ngữ khó hiểu trong Microsoft Excel. Từ giá trị thực tế của ô dữ liệu đến hàm và thậm chí cả lỗi, có rất nhiều thứ được gọi là “giá trị” trong ứng dụng bảng tính. Đây là một danh sách của họ.
Hầu hết đây không phải là những điều bạn cần biết để hiểu cơ bản về MS-Excel nhưng rất đáng để xem xét nếu bạn bối rối trước các định nghĩa khác nhau về giá trị trong ứng dụng bảng tính. Hoặc chỉ muốn hiểu biết đầy đủ hơn về Excel.
Nội dung bài viết
Giá trị dữ liệu
Việc sử dụng các giá trị đầu tiên và rõ ràng nhất trong trang tính là tham chiếu đến các kiểu dữ liệu được Excel hỗ trợ. Mỗi ô có thể có một loại giá trị khác nhau, hạn chế loại phép toán có thể được thực hiện trên chúng.
Đây là tất cả các loại giá trị được Excel hỗ trợ:
- Con số – Số bao gồm tất cả các giá trị số bạn có thể nhập, bao gồm những thứ như số điện thoại hoặc tiền tệ. Hãy nhớ rằng những số này thường được hiển thị khác nhau nhưng được chuyển đổi thành số thuần túy ở hậu trường.
- Chữ – Rõ ràng, văn bản có nghĩa là bất kỳ chuỗi nào được nhập vào một ô. Excel không đặc biệt quan tâm văn bản là gì và do đó, nó sẽ phân loại mọi dữ liệu không được nhận dạng là loại hợp lệ khác dưới dạng giá trị văn bản. Điều này bao gồm ngày tháng và địa chỉ, mặc dù định dạng của chúng khiến chúng khác biệt.
- Hợp lý – Kiểu dữ liệu logic chỉ giữ các giá trị boolean, tức là. Đúng hay sai. Mặc dù nó chỉ có vẻ là văn bản viết hoa nhưng nó được Excel coi là giá trị nhị phân và có thể được sử dụng trong các phép toán logic.
- Lỗi – Các giá trị lỗi được tạo ra khi một hàm hoặc thao tác không thể được thực thi. Loại giá trị này sẽ xuất hiện trong ô nơi bạn mong đợi kết quả cuối cùng, thông báo cho bạn về điều gì đã xảy ra. Có nhiều loại lỗi bạn có thể thấy trong Excel, một trong số đó chúng ta sẽ thảo luận chi tiết sau.
Hàm GIÁ TRỊ
Có nhiều hàm có thể được sử dụng để soạn công thức Excel. Chúng bao gồm từ các thao tác đơn giản như phép trừ hoặc tìm giá trị trung bình cho đến những việc như tạo số ngẫu nhiên.
Hàm VALUE là một hàm khác ít được biết đến hơn trong Excel. Nói một cách đơn giản, nó chuyển đổi văn bản thành giá trị số, nếu việc chuyển đổi đó có thể thực hiện được.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng VALUE để chuyển đổi ngày thành giá trị số thuần túy. Điều này cũng hoạt động với các giá trị thời gian bằng cách sử dụng cú pháp tương tự.
Lưu ý rằng giá trị này không nhất thiết phải tương ứng với bất kỳ giá trị thực tế nào – như số ngày hoặc tuần – mà là số sê-ri được Excel sử dụng để biểu thị ngày. Nhưng việc chuyển đổi này có ích lợi gì?
Ngay cả khi giá trị được tạo ra là vô nghĩa thì nó vẫn có thể được sử dụng để so sánh về mặt toán học các loại dữ liệu tương tự. Bạn có thể trừ những số này để tìm sự khác biệt hoặc tìm ra số nào lớn hơn.
Một cái gì đó như thế này:
Có hai lý do khiến chúng ta không thấy hàm VALUE được sử dụng quá thường xuyên. Thứ nhất, có rất ít trường hợp cần đến hàm này vì bạn chỉ có thể nhập các giá trị số khi muốn thực hiện các phép tính. Thứ hai, Excel thời hiện đại thực sự khá giỏi trong việc chuyển đổi các chuỗi biểu thị số thành giá trị số khi được yêu cầu.
Ví dụ tương tự mà chúng tôi đã sử dụng ở trên có thể được viết mà không có hàm VALUE và sẽ hoạt động theo cách tương tự:
Ví dụ: nếu bạn đang so sánh các giá trị tiền tệ, Excel sẽ tự động chuyển đổi dữ liệu sang định dạng phù hợp và thực hiện các phép tính ngay cả khi bạn bỏ qua hàm VALUE. Điều này để lại rất ít lý do để tìm hiểu và sử dụng chức năng này.
Giá trị! Lỗi
Chúng ta đã thảo luận về các giá trị lỗi trong phần loại dữ liệu, nhưng một giá trị lỗi cần được xem xét kỹ hơn. Đó là vì nó còn có tên là #VALUE!.
Lỗi này khá dễ hiểu – nếu bạn cố chạy một phép toán trên một ô chứa loại dữ liệu không chính xác (giả sử là một chuỗi văn bản), Excel sẽ không tính được câu trả lời và thay vào đó đưa ra lỗi #VALUE.
Để khắc phục lỗi này, bạn cần sửa các tham chiếu ô và đảm bảo rằng chỉ có dữ liệu số trong đó. Các ô trống không được coi là nguyên nhân gây ra lỗi, nhưng đôi khi, một ô có thể được nhập các khoảng trắng, thay vào đó sẽ đăng ký dưới dạng văn bản.
Chức năng đặc biệt
Nhiều hàm trong Excel được thiết kế để trả về một giá trị hữu ích. Một số là không đổi, trong khi một số khác phụ thuộc vào các điều kiện nhất định.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng PI() để lấy giá trị cố định của pi trong bất kỳ phép tính nào. Mặt khác, RAND() tạo ra một số ngẫu nhiên khi được sử dụng.
Các giá trị này chỉ được tạo khi hàm tương ứng của chúng được sử dụng và do đó chỉ có thể được chèn thông qua công thức. Sau khi được đưa vào một ô, giá trị kết quả hoạt động giống như một kiểu dữ liệu thông thường có giá trị số.
Cách sử dụng giá trị quan trọng nhất trong Excel là gì?
Excel đã làm cho thuật ngữ “Giá trị” trở nên khó hiểu hơn mức cần thiết bằng cách gọi nhiều thứ bằng cùng một tên. Công bằng mà nói, một ứng dụng bảng tính xử lý dữ liệu số có nhiều lý do hơn hầu hết các ứng dụng để lạm dụng từ này.
Trong hầu hết các trường hợp, giá trị duy nhất bạn cần quan tâm là các kiểu dữ liệu có trong một ô. Giá trị! Lỗi thực sự không phổ biến vì hiếm khi bạn nhập văn bản vào trường dành cho số.
Hàm VALUE thậm chí còn hiếm hơn vì rất ít trường hợp yêu cầu bạn chuyển đổi chuỗi văn bản thành số. Và trong hầu hết các trường hợp này (đặc biệt là khi giao dịch tiền tệ), việc chuyển đổi sẽ diễn ra tự động.
