Có nhiều cách để chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Excel. Từ thay đổi kiểu chữ cái đến thêm tiền tố, bạn có thể sử dụng Power Query để chỉnh sửa hàng loạt văn bản. Đây là một sự thay thế tuyệt vời cho công việc thủ công hoặc các chức năng và công thức.
Nội dung bài viết
Cách chỉnh sửa văn bản của bạn bằng Power Query
Để chỉnh sửa văn bản của bạn bằng Excel Power Query, bạn sẽ làm theo các bước tương tự để bắt đầu. Sau khi mở Power Query Editor, bạn có thể thực hiện một hoặc nhiều thay đổi trước khi chuyển dữ liệu trở lại bảng tính của mình.
- Chọn các ô chứa văn bản bạn muốn thay đổi, đi tới Dữ liệu tab và chọn Từ Bảng/Phạm vi trong phần Nhận & Chuyển đổi Dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải và chọn Lấy dữ liệu từ bảng/phạm vi.
- Nếu dữ liệu của bạn chưa được định dạng dưới dạng bảng, bạn sẽ được nhắc làm như vậy. Xác nhận phạm vi ô trong cửa sổ bật lên và tùy ý chọn hộp nếu bạn có tiêu đề. Sau đó, chọn OK để tiếp tục.
Mẹo: Bạn có thể hoàn nguyên dữ liệu của mình về một phạm vi ô bằng cách xóa bảng trong Excel sau nếu muốn.
- Sau đó, bạn sẽ thấy Power Query Editor mở hiển thị dữ liệu của bạn. Chọn (các) cột bạn muốn thay đổi và đi tới Biến đổi tab để làm việc với phần Cột văn bản.
Thay đổi kiểu chữ cái bằng Power Query
Nếu bạn muốn sử dụng Power Query để định dạng văn bản như thay đổi kiểu chữ, bạn có một vài tùy chọn khác nhau. Bạn có thể đặt toàn bộ văn bản là chữ thường hoặc chữ hoa cũng như viết hoa từng từ trong chuỗi.
- Mở Định dạng menu thả xuống và chọn kiểu chữ bạn muốn sử dụng. Bạn có thể chọn Chữ thường, Chữ hoahoặc Viết hoa mỗi từ.
- Bạn sẽ thấy cột đã chọn cập nhật thành kiểu chữ bạn chọn. Nếu nó trông ổn, hãy đến Trang chủ tab và mở Đóng và tải hoặc là Tài liệu để tải dữ liệu mới vào bảng tính của bạn.
- Sau đó, chọn một trong các tùy chọn sau:
- Đóng và tải: Sử dụng cài đặt mặc định để tải tập dữ liệu dưới dạng bảng trên trang tính mới trong sổ làm việc.
- Đóng và tải vào: Sử dụng hộp thoại để chọn cách tải dữ liệu, chẳng hạn như Báo cáo PivotTable để phân tích dữ liệu, trong trang tính hiện có hoặc trang tính mới hoặc thêm dữ liệu vào Mô hình Dữ liệu.
Khi Power Query Editor đóng, bạn sẽ thấy văn bản cập nhật cho phép bạn loại bỏ hoặc thay thế văn bản gốc.
Cắt hoặc làm sạch văn bản bằng Power Query
Một cách hữu ích khác để sử dụng Power Query cho giá trị văn bản là nếu bạn muốn dọn sạch dữ liệu.
Với tính năng Cắt bớt, bạn có thể xóa các khoảng trắng ở đầu và cuối như khoảng trắng thừa ở đầu văn bản. Lưu ý rằng, không giống như chức năng Cắt, tính năng này không loại bỏ khoảng trắng bổ sung giữa các ký tự.
Với tính năng Clean, bạn có thể loại bỏ các ký tự không in được như tab hoặc mã ở cuối dữ liệu.
Mở Định dạng thực đơn và chọn Cắt tỉa hoặc Lau dọn và bạn sẽ thấy văn bản cập nhật của mình. Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng tùy chọn Clean, bạn có thể không nhận thấy sự khác biệt rõ ràng do các ký tự không in được.
Khi bạn hoàn tất, hãy đi tới Trang chủ tab và mở Đóng và tải hoặc sử dụng menu Tệp. Sau đó, chọn một tùy chọn để tải dữ liệu cập nhật vào trang tính của bạn.
Thêm tiền tố hoặc hậu tố với Power Query
Một chỉnh sửa hữu ích khác mà bạn có thể thực hiện đối với văn bản bằng Power Query là thêm tiền tố hoặc hậu tố. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm “Dr.” ở đầu hoặc “Ph.D.” ở cuối danh sách tên.
- Mở Định dạng thực đơn và chọn Thêm tiền tố hoặc Thêm hậu tố.
- Enter tiền tố hoặc hậu tố trong cửa sổ bật lên và đảm bảo bao gồm mọi khoảng trắng nếu cần. Ví dụ: bạn có thể muốn thêm khoảng trắng sau tiền tố hoặc trước hậu tố.
- Lựa chọn OK để áp dụng thay đổi và bạn sẽ thấy văn bản cập nhật của mình. Sau đó, đi đến Trang chủ tab và chọn Đóng và tải, hoặc dùng Tài liệu để chọn một tùy chọn để tải dữ liệu đã chỉnh sửa của bạn.
Kiểm soát bằng Power Query trong Excel
Bạn có thể không nghĩ đến việc sử dụng Power Query để chỉnh sửa văn bản trong Excel nhưng nó có thể là một công cụ hữu hiệu và hiệu quả cho những thay đổi đó. Đây cũng là một cách tuyệt vời để làm quen hơn với Power Query và giao diện người dùng của trình soạn thảo. Sau đó, bạn có thể thực hiện nhiều hành động thao tác và trực quan hóa dữ liệu hơn nữa với nó.
Bạn gặp sự cố khi nhập dữ liệu vào trang tính của mình? Hãy xem các cách khắc phục này khi bạn không thể nhập tệp Excel của mình.
