Đồ thị và biểu đồ là những hình ảnh tuyệt vời cho phép bạn xem thông tin một cách rõ ràng. Nếu bạn cần hiển thị cấu trúc báo cáo của công ty, nhóm hoặc công ty của mình, bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức hoặc sơ đồ tổ chức trong Microsoft Word, Excel hoặc PowerPoint.
Cùng với các mẫu cho từng ứng dụng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo sơ đồ tổ chức từ đầu để bạn có thể tùy chỉnh theo ý thích của mình.
Nội dung bài viết
Sử dụng Mẫu sơ đồ tổ chức cho Word
Mẫu sơ đồ tổ chức đầu tiên dành cho Word này cung cấp cho bạn các hộp văn bản đầy màu sắc trên nền hấp dẫn. Từ MẫuLab, bạn có thể tải xuống biểu đồ miễn phí và chỉ cần thay thế tên và tiêu đề mẫu bằng tên của riêng bạn.
Trong khi mẫu Word tiếp theo này layout tương tự, nó cung cấp thêm một chút. Từ Bản mẫu.net, mẫu sơ đồ tổ chức miễn phí này dùng để lập kế hoạch cho một cấu trúc trong đó bên cạnh mỗi tên là điểm Sẵn sàng.
Lợi ích ở đây là bạn có thể sử dụng cột đó cho bất cứ điều gì bạn cần chẳng hạn như số năm làm việc, điểm kiểm tra hoặc đóng góp. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn tốt cho các ngành công nghiệp và tình huống khác nhau.
Sử dụng Mẫu sơ đồ tổ chức cho Excel
Nếu bạn thích sử dụng Excel cho biểu đồ của mình thì mẫu miễn phí này từ Smartsheet là lý tưởng. Bạn có thể nhập tên công ty ở trên cùng cùng với tên của bạn và ngày tháng. Sau đó, chọn văn bản Tên và Tiêu đề trong mỗi hộp để thay thế chúng bằng thông tin chi tiết của riêng bạn.
Để thêm nhiều hộp và đầu nối hơn, hãy sao chép một hộp và đầu nối từ phía bên phải rồi dán vào vị trí bạn cần.
Để có tùy chọn Excel khác, hãy xem mẫu khác này từ Smartsheet. Nó hoạt động và trông giống như cái đầu tiên nhưng cung cấp các điểm để chụp ảnh cận cảnh. Điều này cho phép bạn đưa ảnh của từng người bên cạnh tên và chức danh của họ.
Để thêm ảnh, nhấp chuột phải vào một trong các biểu tượng hình ảnh, di chuyển đến Đổi ảnhvà chọn vị trí cho ảnh bạn muốn đưa vào.
Sử dụng Mẫu sơ đồ tổ chức cho PowerPoint
Có thể bạn định đưa sơ đồ tổ chức của mình vào bản trình chiếu. Bạn có thể chọn từ 30 mẫu PowerPoint đầy màu sắc, miễn phí từ Slidesgo. Khi bạn chọn Tải xuống mẫu này và chọn PowerPointbạn sẽ nhận được tất cả các mẫu trong một bản trình bày để bạn có thể chọn mẫu mình thích.
Mẫu đầu tiên này cung cấp cho bạn một chút khác biệt layout với người chính ở trung tâm trên cùng, tiếp theo là cấp tiếp theo bên dưới và báo cáo trực tiếp của họ cho mỗi bên. Chỉ cần chọn văn bản bên trong mỗi hộp để thay thế bằng văn bản của riêng bạn.
Bạn có muốn một sơ đồ tổ chức theo chiều ngang không? Nếu vậy thì mẫu tiếp theo này là hoàn hảo. Bắt đầu với nhân vật chính ở bên trái và các mối quan hệ báo cáo lan sang bên phải.
Hãy nhớ xem xét từng tùy chọn trong gói mẫu này để tìm ra tùy chọn phù hợp nhất với công ty của bạn.
Tạo sơ đồ tổ chức từ đầu
Có lẽ bạn có một chuỗi mệnh lệnh hoặc cơ cấu tổ chức riêng cho các phòng ban khác nhau. Bạn có thể tạo sơ đồ tổ chức từ đầu bằng tính năng SmartArt trong Word, Excel và PowerPoint.
Điều thú vị về SmartArt là bạn sẽ thấy nhiều tùy chỉnh có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nút hoặc menu đơn giản thay vì bằng tay. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giúp bạn tạo ra một biểu đồ trông chuyên nghiệp.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft PowerPoint để tạo biểu đồ nhưng quy trình này giống nhau trong cả ba ứng dụng.
Chèn sơ đồ tổ chức
Bạn có thể chọn từ biểu đồ tổ chức cơ bản, biểu đồ bao gồm tiêu đề hoặc hình ảnh hoặc biểu đồ ngang bằng SmartArt.
Đi đến Chèn tab và chọn Nghệ thuật thông minh trong phần Minh họa của ribbon.
Khi hộp Chọn đồ họa SmartArt mở ra, hãy chọn Hệ thống cấp bậc bên trái. Sau đó, bạn có thể chọn từng tùy chọn sơ đồ tổ chức để xem bản xem trước và mô tả ngắn gọn ở bên phải.
Chọn cái bạn muốn và chọn OK để đặt nó vào tài liệu của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, bạn có thể sử dụng Nghệ thuật thông minh trình đơn thả xuống và di chuyển đến Hệ thống cấp bậc để chọn layout bạn muốn trong menu bật ra.
Thêm văn bản
Tiếp theo, thêm thông tin chi tiết về từng người trong tổ chức. Tùy thuộc vào loại biểu đồ phân cấp mà bạn chọn, bạn có thể chỉ bao gồm tên hoặc tên cùng với chức danh công việc.
Chọn một hình dạng (hộp văn bản) và chỉ cần nhập văn bản của riêng bạn. Mỗi hình dạng sẽ tự động thay đổi kích thước để phù hợp với độ dài của văn bản bên trong.
Ngoài ra, bạn có thể nhập thông tin chi tiết vào Ngăn văn bản. Chọn mũi tên ở phía bên trái của biểu đồ để mở bảng điều khiển. Sau đó, chọn một cấp độ và nhập văn bản của bạn.
Nếu bạn muốn sử dụng kiểu hoặc màu phông chữ khác, hãy chọn văn bản trong hình dạng và sử dụng thanh công cụ nổi hoặc các tùy chọn trong nhóm Phông chữ trên Trang chủ chuyển hướng.
Sử dụng các hình dạng bổ sung
Nếu bạn cần thêm hình dạng cho nhiều thành viên trong nhóm hơn, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Vì SmartArt đảm nhận một số công việc cho bạn nên bạn không phải lo lắng về việc chèn đầu nối hoặc loại hình dạng chính xác theo cách thủ công.
Chọn biểu đồ và đi tới Thiết kế nghệ thuật thông minh tab xuất hiện. Chọn một hình trong biểu đồ có liên quan đến hình bạn muốn thêm.
Ở phía bên trái của dải băng, hãy sử dụng Thêm hình dạng hộp thả xuống để chèn một hộp khác. Bạn có thể thêm nó sau, trước, trên, dưới hoặc làm trợ lý tùy theo cấp độ của người đó.
Ở đây, chúng tôi đã thêm một hình dạng bên dưới hình ở phía dưới bên phải.
Nếu bạn thêm hình vào vị trí cần di chuyển, bạn cũng không cần phải thực hiện việc này theo cách thủ công. Chọn hình dạng, mở Thiết kế nghệ thuật thông minh tab và sử dụng Khuyến khích hoặc giáng chức cái nút.
Sau đó, bạn sẽ thấy hình dạng mới được thêm vào của mình được di chuyển đến nơi bạn cần trong tổ chức.
Tiếp tục quá trình này để thêm hình dạng cho mọi người rồi chèn văn bản cho từng hình như mô tả ở trên.
Tạo kiểu cho biểu đồ
Sau khi thiết lập biểu đồ, chèn văn bản và thêm số lượng hình dạng bạn cần, bạn có thể làm nổi bật sơ đồ tổ chức của mình.
Chọn biểu đồ và đi tới Thiết kế nghệ thuật thông minh chuyển hướng. Sử dụng các tính năng Thay đổi Màu và Kiểu trong phần Kiểu SmartArt của dải băng.
Bạn có thể dùng Thay đổi màu sắc menu thả xuống để chọn bảng màu khác.
Sau đó, sử dụng Kiểu dáng hộp để thêm một số điểm thú vị chẳng hạn như hình thức 3D được đánh bóng hoặc sử dụng một góc độ khác.
Nếu bạn muốn thay đổi màu của một hình dạng cụ thể thay vì cố định một bảng màu, bạn cũng có thể thực hiện việc này. Nhấp chuột phải vào hình dạng và sử dụng Đổ đầy hộp thả xuống trên thanh công cụ nổi hoặc chọn hình dạng và sử dụng Điền vào hình dạng tùy chọn trên Định dạng chuyển hướng.
More Tùy chọn
Bạn có một số tùy chọn bổ sung mà bạn có thể sử dụng cho sơ đồ tổ chức của mình bằng tính năng SmartArt.
trên Thiết kế nghệ thuật thông minh tab, bạn sẽ thấy các thao tác chuyển từ trái sang phải sang phải sang trái, thay đổi biểu đồ layoutđặt lại biểu đồ về đồ họa mặc định hoặc chuyển đổi biểu đồ thành văn bản hoặc các hình dạng đơn giản.
Việc tạo sơ đồ tổ chức không cần phải tốn nhiều công sức hoặc nhiều thời gian. Với mẫu hoặc công cụ SmartArt, bạn có thể ghi lại cấu trúc nhóm của mình bằng cách tạo sơ đồ tổ chức trong Word, Excel hoặc PowerPoint trong vài phút.
Để biết thêm, hãy xem các mẫu quản lý dự án dành cho Excel này.
