Nếu bạn muốn tạo phối thư từ Excel sang Word, bạn cần thực hiện nhiều thao tác hơn là chỉ kết nối một trang tính. Cho dù bạn thiết lập trang tính Excel từ đầu hay nhập văn bản hoặc tệp CSV, bạn đều phải đảm bảo dữ liệu của mình được cấu trúc chính xác.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách định dạng danh sách gửi thư của bạn trong tài liệu Microsoft Excel để khi bạn kết nối nó với Word để trộn thư, mọi thứ sẽ hoạt động bình thường.
Nội dung bài viết
Nhập tệp vào Excel
Nếu bạn có tệp văn bản hoặc CSV làm nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư, bạn có thể nhập tệp đó vào tệp Excel. Từ đó, bạn có thể sắp xếp, định dạng dữ liệu một cách chính xác trước khi kết nối thông qua tính năng trộn thư hoặc Wizard trong Word.
Mặc dù quy trình này tương tự đối với các phiên bản Excel nhưng nó hơi khác đối với Microsoft 365 so với Excel cho Mac hoặc các phiên bản Excel khác.
Nhập tệp bằng Microsoft 365
Nếu bạn đang sử dụng Excel với Microsoft 365 trên Windows, hãy làm theo các bước sau để nhập tệp dữ liệu của bạn.
- đi đến Dữ liệu tab và chọn Từ văn bản/CSV trong phần Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu của dải băng.
- Duyệt tìm và chọn tập tin. Sau đó chọn Nhập khẩu.
- Trong cửa sổ bật lên, hãy xác nhận hoặc chỉnh sửa ba menu thả xuống ở trên cùng cho Nguồn gốc tệp, Dấu phân cách và Phát hiện loại dữ liệu.
- Để định dạng các trường khi nhập, hãy chọn Chuyển đổi dữ liệu. Lưu ý: Nếu bạn dự định định dạng chúng sau này, hãy chọn Trọng tải để nhập dữ liệu trực tiếp.
- Nếu bạn chọn Chuyển đổi dữ liệuhãy chọn cột đầu tiên bạn muốn định dạng trong cửa sổ Power Query hiển thị.
- Sau đó, đi tới Trang chủ tab và sử dụng Loại dữ liệu danh sách thả xuống trong phần Transform để chọn định dạng.
- Nhặt Thay thế hiện tại.
- Tiếp tục quá trình này cho mỗi cột trong tập dữ liệu của bạn.
- Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy kết quả xem trước và có thể chọn Đóng và tải trên Trang chủ chuyển hướng.
Bạn sẽ nhận được tệp đã nhập với số lượng hàng được tải. Sau đó, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh bổ sung nếu cần và lưu tệp.
Nhập tệp bằng các phiên bản Excel khác
Nếu bạn đang sử dụng Excel trên máy Mac hoặc phiên bản khác như Excel 2013, hãy làm theo các bước sau để nhập tệp văn bản hoặc CSV.
- đi đến Dữ liệu tab, mở Lấy dữ liệu thực đơn và chọn Từ văn bản.
- Duyệt tìm và chọn tập tin. Sau đó chọn Nhập khẩu hoặc Lấy dữ liệu.
- Trong cửa sổ Trình hướng dẫn nhập văn bản, chọn Được phân cách và tùy chọn đặt Bắt đầu nhập ở Hàng, Nguồn gốc tệp và liệu dữ liệu của bạn có chứa tiêu đề cột hay không. Lựa chọn Kế tiếp.
- Trên màn hình tiếp theo, hãy đánh dấu vào hộp kiểm cho loại dấu phân cách bạn đang sử dụng, chẳng hạn như tab, dấu phẩy hoặc dấu cách rồi chọn Kế tiếp.
- Trên màn hình cuối cùng, bạn có tùy chọn định dạng dữ liệu. Để làm như vậy, hãy chọn từng cột và chọn định dạng dữ liệu của nó ở trên cùng. Thông báo về ngày tháng, bạn có thể chọn cấu trúc; đối với dữ liệu số, bạn có thể chọn Trình độ cao để chọn dấu phân cách thập phân và hàng nghìn. Lựa chọn Hoàn thành.
- Trong hộp thoại Nhập dữ liệu, chọn một ô cho Trang tính hiện có hoặc chọn Trang tính mới cho dữ liệu. Lựa chọn Nhập khẩu.
Sau đó, bạn sẽ nhập danh sách người nhận và sẵn sàng để xem xét, chỉnh sửa và lưu.
Thiết lập danh sách gửi thư trong Excel
Cho dù bạn nhập tệp như mô tả ở trên hay tạo danh sách gửi thư trong Excel từ đầu, thì cũng có một số điều cần lưu ý. Những điều này có thể yêu cầu bạn điều chỉnh dữ liệu Excel của mình.
Đảm bảo rằng:
- Dữ liệu được định dạng chính xác cho văn bản, tỷ lệ phần trăm và số (được mô tả bên dưới)
- Tên cột trong trang tính của bạn khớp với tên trường bạn định sử dụng trong Word
- Dữ liệu nằm trong trang tính đầu tiên của sổ làm việc của bạn
- Sổ làm việc được lưu cục bộ (trên máy tính của bạn)
- Những chỉnh sửa, thay đổi được hoàn thiện trước khi nối sheet trong Word
Định dạng danh sách thư Excel
Cùng với việc quản lý dữ liệu cho danh sách gửi thư của bạn trong Excel, bạn phải đảm bảo rằng nó được định dạng chính xác. Điều này là bắt buộc đối với tỷ lệ phần trăm và mã zip hoặc mã bưu chính.
- Tỷ lệ phần trăm: Theo mặc định, tỷ lệ phần trăm được nhân với 100. Định dạng tỷ lệ phần trăm dưới dạng Văn bản nếu bạn muốn tránh phép tính này.
- số: Định dạng số để phù hợp với danh mục của chúng. Ví dụ: sử dụng Tiền tệ cho số tiền bằng đô la.
- Mã Zip hoặc Mã Bưu Chính: Định dạng mã zip hoặc mã bưu chính dưới dạng Văn bản. Nếu bạn định dạng chúng dưới dạng Số, bạn sẽ mất các số 0 đứng đầu cho các mã như 00321.
Để định dạng dữ liệu của bạn, hãy chọn một cột, đi tới Trang chủ và chọn định dạng trong Định dạng số danh sách thả xuống.
Hãy nhớ rằng mặc dù bạn định dạng dữ liệu cụ thể theo danh mục của nó nhưng nó không hiển thị các ký hiệu tương ứng khi bạn kết nối nó với Word. Ví dụ: khi bạn ánh xạ tỷ lệ phần trăm, bạn sẽ chỉ thấy hiển thị số chứ không thấy dấu phần trăm. Bạn nên thêm các ký hiệu bạn muốn liền kề với các trường được ánh xạ trong tài liệu trộn thư Word.
Sẵn sàng hợp nhất
Khi bạn đã có sẵn danh sách người nhận trong Excel, đã đến lúc sử dụng tính năng phối thư Word để hoàn tất quy trình. Cho dù là thư hay email được cá nhân hóa, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo phối thư trong Microsoft Word để biết chi tiết đầy đủ.
Ngoài ra, bạn có thể xem cách tạo nhãn trong tài liệu Word từ bảng tính Excel.
