Quản lý một dự án bao gồm nhiều bộ phận chuyển động, bất kể dự án đó lớn hay nhỏ. Để giúp sắp xếp công việc tiếp theo của bạn mà không cần tạo tài liệu từ đầu, hãy xem các mẫu quản lý dự án dành cho Excel này.
Với mọi thứ từ biểu đồ Gantt đến ngân sách cho đến các mốc thời gian, chắc chắn sẽ có ít nhất một vài mẫu Excel trong danh sách này có thể giúp bạn theo dõi dự án của mình.
Biểu đồ Gantt là một công cụ vững chắc để theo dõi hầu hết mọi loại dự án. Biểu đồ Gantt theo dõi ngày cao cấp này của Microsoft cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản bạn cần.
Chọn một trong các tab để tạo biểu đồ của bạn với màu xanh lục, xanh lam hoặc tím. Sau đó, nhập nhiệm vụ, người được giao, tỷ lệ phần trăm tiến độ, ngày bắt đầu và thời lượng tính theo ngày. Bạn sẽ thấy biểu đồ Gantt ở bản cập nhật phù hợp để phản ánh chi tiết dự án của bạn.
Bạn có thể chọn điểm đánh dấu cột mốc bạn muốn sử dụng và đưa chúng vào biểu đồ của mình. Với thanh cuộn hoặc tính năng cuộn tăng dần ở trên cùng, bạn có thể dễ dàng di chuyển qua biểu đồ trong khi vẫn nhìn thấy bảng nhiệm vụ ở bên trái.
Mẫu yêu cầu đăng ký Microsoft 365. Để biết tùy chọn bạn có thể sử dụng mà không cần đăng ký, hãy xem mẫu Biểu đồ Gantt đơn giản của Microsoft.
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu có thể giúp quản lý dự án linh hoạt thì Kế hoạch dự án Agile này của Smartsheet là lý tưởng.
Bạn sẽ thấy columns cho các nhiệm vụ, loại tính năng, bên chịu trách nhiệm, điểm câu chuyện, ngày bắt đầu và kết thúc, thời lượng, trạng thái và nhận xét. Sau đó, bạn có các hàng cho từng nhiệm vụ cùng với các lần chạy nước rút và hộp kiểm cho những nhiệm vụ có nguy cơ.
Khi bạn thêm thông tin chi tiết và tiến hành dự án, bạn sẽ thấy cập nhật biểu đồ dòng thời gian ở cuối để có cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án của bạn.
Nếu một phần nhiệm vụ quản lý dự án của bạn bao gồm xử lý ngân sách, bạn sẽ đánh giá cao mẫu Ngân sách dự án chi tiết này từ Vertex42.
Đối với mỗi nhiệm vụ trong một giai đoạn hoặc danh mục, bạn có thể nhập nhân công, vật liệu và chi phí cố định khi áp dụng. Sau đó, nhập số tiền bạn đã lập ngân sách cho nhiệm vụ đó. Bạn sẽ thấy mẫu tính toán số tiền thực tế và trên hoặc dưới cho bạn.
Ở trên cùng, bạn có Bản tóm tắt ngân sách để xem nhanh mức độ chi trả của ngân sách cho đến nay.
Đối với những nội dung yêu cầu ít chi tiết hơn, mẫu Lập ngân sách dự án hàng tháng này có thể chính xác là những gì bạn cần. Nó bao gồm thông tin ngân sách cơ bản mà bạn có thể cung cấp cho các bên liên quan hoặc các bên quan tâm khác.
Phần Thu nhập cung cấp cho bạn các khoản tài trợ nội bộ và bên ngoài như ngân sách bộ phận, dòng doanh thu, trợ cấp và quyên góp.
Phần Chi phí cho phép bạn thêm chi phí được chia thành từng khoản cho mỗi danh mục hoặc nhiệm vụ.
Tất cả thu nhập và chi phí đều được tính tổng phụ và tổng cộng trong các phần tương ứng cũng như các khoản mục mỗi tháng trong mỗi hàng.
Bạn cũng sẽ thấy bản tóm tắt thuận tiện ở trên cùng bao gồm số dư đầu kỳ, tổng thu nhập và chi phí, số tiền ròng và số dư cuối kỳ dự kiến mỗi tháng.
Dù chúng tôi rất ghét phải thừa nhận nhưng mọi dự án đều có một mức độ rủi ro nhất định. Mẫu Rủi ro Dự án của Smartsheet cho phép bạn dễ dàng theo dõi những nhiệm vụ đang gặp nguy hiểm đó.
Enter nhiệm vụ, người được giao và thời hạn, đồng thời sử dụng các hộp thả xuống để thêm trạng thái và mức độ rủi ro cho mỗi nhiệm vụ. Sau đó, bạn sẽ thấy một lưới ở trên cùng tự động hiển thị tổng quan nhanh về các nhiệm vụ có rủi ro cao, trung bình và thấp cùng với tổng số.
Cần tạo WBS cho dự án của bạn? Mẫu Cấu trúc phân chia công việc này từ Vertex42 giúp bạn có một khởi đầu tốt đẹp.
Bạn có columns đối với cấp độ, đánh số kiểu phác thảo, sau đó là tên hoặc mô tả nhiệm vụ. Enter người được giao, ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng như các ghi chú tùy chọn để có cấu trúc phân chia công việc đơn giản nhưng hiệu quả.
Để có cách hữu ích để xem một số dự án và nhiệm vụ của chúng cùng một lúc, hãy xem mẫu Danh sách nhiệm vụ dự án dành cho Microsoft Excel này.
Enter chi tiết cho từng nhiệm vụ trong dự án bao gồm chủ sở hữu, mức độ ưu tiên, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và phần trăm hoàn thành. Sau đó, bạn có thể nhập số tiền ngân sách, số giờ ước tính và thực tế cho từng nhiệm vụ và đánh dấu nó Xong khi hoàn thành.
Bạn cũng có một bản tóm tắt hay ở trên cùng về tổng số giờ và ngân sách.
Nếu bạn muốn một phiên bản cơ bản hơn cho một dự án và không có thông tin chi tiết về ngân sách, hãy xem mẫu Trình theo dõi tác vụ đơn giản này, cũng từ Vertex 42.
Để theo dõi nhiều dự án hoặc danh sách nhiệm vụ dự án, hãy xem mẫu Trình theo dõi dự án này. Với định dạng có điều kiện được tích hợp sẵn, bạn có thể biết liệu mình có vượt quá hoặc dưới số giờ và thời lượng ước tính và thực tế hay không.
Sử dụng Cài đặt tab để nhập các danh mục và nhân viên. Sau đó, các giá trị này sẽ được đưa vào danh sách thả xuống trên Trình theo dõi dự án để giúp việc chọn lựa trở nên đơn giản.
Sử dụng Trình theo dõi dự án để nhập phần trăm trên hoặc dưới để hiển thị cờ. Khi bạn nhập thời gian bắt đầu, kết thúc và thời lượng ước tính và thực tế cho từng mục, bạn sẽ thấy phông chữ màu đỏ cùng với cờ cho những phần vượt quá đó.
Để có hình ảnh hiệu quả hiển thị dòng thời gian cho dự án của bạn cùng với ngày, cột mốc và nhiệm vụ, hãy xem mẫu Biểu đồ dòng thời gian dự án này.
Sử dụng bảng Nhiệm vụ để nhập thông tin chi tiết cho từng mục bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời lượng và nhãn. Các tác vụ này hiển thị bên dưới dòng thời gian, do đó bạn có thể sử dụng Vị trí dọc và Đường dọc columns trong bảng để di chuyển chúng nếu bạn muốn.
Sử dụng bảng Các mốc quan trọng để nhập những ngày đáng chú ý đó. Bạn có thể sử dụng bất kỳ nhãn nào bạn thích cho các cột mốc quan trọng và xác định vị trí của chúng phía trên dòng thời gian trong cột Vị trí.
Khi bạn thêm, chỉnh sửa và điều chỉnh nhiệm vụ cũng như các mốc quan trọng, bạn sẽ thấy cập nhật dòng thời gian ở trên cùng. Điều này mang lại cho bạn và nhóm của bạn hoặc các bên liên quan cái nhìn tuyệt vời về khung thời gian của dự án.
Có lẽ bạn cần thêm một chút chi tiết cho dòng thời gian dự án của mình. Trong trường hợp này, bạn sẽ thích mẫu Lịch trình Dự án này.
Sử dụng Vật mẫu để xem ví dụ rồi chọn từ Tuần hoặc Tháng tab cho lịch trình của riêng bạn. Đơn giản chỉ cần điều chỉnh ngày ở trên cùng nếu cần.
Bạn sẽ thấy lịch trình được phân chia theo giai đoạn dự án dọc bên trái và các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng ở bên phải. Sử dụng cột cuối cùng bên phải để đánh dấu sự kết thúc của dự án và thêm bất kỳ ghi chú cần thiết nào.
Hãy nhớ xem tab Trợ giúp để biết các mẹo về định dạng nhiệm vụ và các mốc quan trọng.
Nếu bạn có nhà thầu hoặc người làm việc tự do trong nhóm dự án của mình thì Bảng chấm công dự án hàng tuần này từ Smartsheet sẽ rất hữu ích.
Điền vào thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi ngày và xem số giờ thông thường được tính toán tự động. Sau đó thêm số giờ làm thêm, ốm, nghỉ phép hoặc nghỉ lễ hiện hành. Chỉ cần nhập mức lương theo giờ cho từng loại công việc để nhận tổng số tiền lương ở phía dưới.
Không phải mọi dự án đều diễn ra hoàn hảo. Để theo dõi các sự cố, hãy sử dụng Trình theo dõi sự cố dự án tương tác này của Microsoft.
Enter chi tiết vấn đề trong bảng ở phía dưới bao gồm loại, mức độ ưu tiên, ngày mở, ngày mở, ngày đóng, ngày đóng và bất kỳ ghi chú nào.
Sau đó, xem nhanh các vấn đề bằng biểu đồ tương tác ở trên cùng. Bạn có thể dùng Kiểu Và Sự ưu tiên hộp thả xuống để lọc biểu đồ. Bạn cũng có thể nhập một ngày cụ thể hoặc số ngày cuối cùng để lọc theo những chi tiết đó.
Trình theo dõi này lý tưởng để dễ dàng xem nhanh các vấn đề có mức độ ưu tiên cao.
Dự án không có mục hành động là gì? Nếu bạn muốn một cách dễ dàng để theo dõi các nhiệm vụ cần chú ý thì mẫu Mục hành động này là dành cho bạn.
Enter từng mục hành động, chủ sở hữu, ngày được chỉ định và ngày đến hạn. Sau đó, sử dụng các hộp thả xuống tích hợp sẵn để bao gồm thứ hạng, mức độ ưu tiên, trạng thái và dấu kiểm cho các mục đã hoàn thành.
Bạn cũng có thể thêm ngày cho Cuộc họp cập nhật lần cuối và Cuộc họp tiếp theo ở trên cùng để bạn và các thành viên trong nhóm luôn đi đúng hướng.
Đây là một số mẫu quản lý dự án tốt nhất dành cho Excel. Hy vọng một hoặc nhiều điều sẽ giúp ích cho dự án tiếp theo của bạn.
