Tệp dữ liệu dựa trên văn bản là một trong những phương pháp lưu trữ dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay. Điều này là do các tệp văn bản nói chung tiêu tốn dung lượng cuối cùng và chúng dễ lưu trữ nhất. Rất may, rất dễ dàng để chèn tệp CSV (giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc TSV (giá trị được phân tách bằng tab) vào Microsoft Excel.
Nếu muốn chèn CSV hoặc TSV vào bảng tính Excel, bạn chỉ cần biết cụ thể dữ liệu trong file được phân tách như thế nào. Bạn không nhất thiết phải biết chi tiết về dữ liệu, trừ khi bạn muốn định dạng lại các giá trị đó thành chuỗi, số, tỷ lệ phần trăm, v.v.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách chèn tệp CSV hoặc TSV vào bảng tính Excel của mình và cách định dạng lại dữ liệu đó trong quá trình nhập để tiết kiệm thời gian cho bản thân.
Nội dung bài viết
Cách chèn tệp CSV vào bảng tính Excel
Trước khi có thể chèn tệp CSV vào bảng tính Excel, bạn cần xác nhận rằng tệp dữ liệu thực sự được phân tách bằng dấu phẩy (còn được gọi là “được phân cách bằng dấu phẩy”).
Xác minh đó là tệp được phân tách bằng dấu phẩy
Để thực hiện việc này, hãy mở Window Explorer và điều hướng đến thư mục lưu trữ tệp. Chọn Xem thực đơn và đảm bảo Khung xem trước đã được chọn.
Sau đó, chọn tệp mà bạn cho rằng có chứa dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn sẽ thấy dấu phẩy giữa mỗi phần dữ liệu trong tệp văn bản.
Ví dụ dưới đây lấy từ tập dữ liệu của chính phủ chứa kết quả điểm SAT của học sinh College Board năm 2010.
Như bạn có thể thấy, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề. Mỗi trường được phân tách bằng dấu phẩy. Mỗi dòng khác sau đó là một dòng dữ liệu, với mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy.
Đây là ví dụ về giao diện của một tệp có các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy. Bây giờ bạn đã xác nhận định dạng dữ liệu nguồn của mình, bạn đã sẵn sàng chèn dữ liệu đó vào trang tính Excel của mình.
Chèn tệp CSV vào bảng tính của bạn
Để chèn tệp dữ liệu CSV nguồn vào bảng tính Excel của bạn, hãy mở một bảng tính trống.
- Lựa chọn Dữ liệu từ thực đơn
- Lựa chọn Lấy dữ liệu từ nhóm Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu trên dải băng
- Lựa chọn Từ tập tin
- Lựa chọn Từ văn bản/CSV
Lưu ý: Để thay thế, bạn cũng có thể chọn Từ văn bản/CSV trực tiếp trên dải băng.
Điều này sẽ mở trình duyệt tập tin. Duyệt đến nơi bạn đã lưu trữ tệp CSV, chọn tệp đó và chọn Nhập khẩu.
Thao tác này sẽ mở trình hướng dẫn nhập dữ liệu. Excel phân tích dữ liệu đến và đặt tất cả các hộp thả xuống theo định dạng của tệp dữ liệu đầu vào, dựa trên 200 hàng đầu tiên.
Bạn có thể điều chỉnh phân tích này bằng cách thay đổi bất kỳ cài đặt nào sau đây:
- Nguồn gốc tập tin: Nếu tệp thuộc loại dữ liệu khác như ASCII hoặc UNICODE, bạn có thể thay đổi loại dữ liệu đó tại đây.
- Dấu phân cách: Nếu dấu chấm phẩy hoặc dấu cách được sử dụng làm dấu phân cách thay thế, bạn có thể chọn dấu chấm phẩy hoặc dấu cách đó tại đây.
- Phát hiện loại dữ liệu: Bạn có thể buộc Excel phân tích dựa trên toàn bộ tập dữ liệu thay vì chỉ 200 hàng đầu tiên.
Khi bạn đã sẵn sàng nhập dữ liệu, hãy chọn Trọng tải ở cuối cửa sổ này. Thao tác này sẽ đưa toàn bộ tập dữ liệu vào bảng tính Excel trống của bạn.
Khi bạn có dữ liệu đó trong bảng tính Excel, bạn có thể sắp xếp lại dữ liệu đó, nhóm các hàng và columnshoặc thực hiện các hàm Excel trên dữ liệu.
Nhập tệp CSV vào các phần tử Excel khác
Trang tính không phải là tất cả những gì bạn có thể nhập dữ liệu CSV vào. Trong cửa sổ cuối cùng, nếu bạn chọn Tải vào thay vì Tải, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn khác.
Các tùy chọn trong cửa sổ này bao gồm:
- Bàn: Đây là cài đặt mặc định nhập dữ liệu vào bảng tính trống hoặc bảng tính hiện có
- Báo cáo PivotTable: Đưa dữ liệu vào báo cáo Bảng tổng hợp cho phép bạn tóm tắt tập dữ liệu đến
- Biểu đồ Pivot: Hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ tóm tắt, như biểu đồ thanh hoặc biểu đồ hình tròn
- Chỉ tạo kết nối: Tạo kết nối tới tệp dữ liệu ngoài mà sau này bạn có thể sử dụng để tạo bảng hoặc báo cáo trên nhiều trang tính
Tùy chọn PivotChart rất mạnh mẽ. Nó cho phép bạn bỏ qua các bước lưu trữ dữ liệu trong bảng và sau đó chọn các trường để tạo biểu đồ hoặc đồ thị.
Là một phần của quy trình nhập dữ liệu, bạn có thể chọn các trường, bộ lọc, chú giải và dữ liệu trục để tạo những đồ họa đó chỉ trong một bước.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều sự linh hoạt khi chèn CSV vào bảng tính Excel.
Cách chèn tệp TSV vào bảng tính Excel
Điều gì sẽ xảy ra nếu tệp đến của bạn được phân cách bằng tab thay vì được phân cách bằng dấu phẩy?
Quá trình này hầu như giống như trong phần trước, nhưng bạn sẽ muốn sử dụng Dấu phân cách hộp thả xuống để chọn Chuyển hướng.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng khi bạn duyệt tệp dữ liệu, Excel sẽ tự động cho rằng bạn đang tìm kiếm tệp *.csv. Vì vậy, trong cửa sổ trình duyệt file, hãy nhớ thay đổi loại file thành Tất cả các tệp (*.*) để xem tệp loại *.tsv.
Sau khi bạn đã chọn đúng dấu phân cách, việc nhập dữ liệu vào bất kỳ trang tính Excel, PivotChart hoặc Báo cáo Pivot nào cũng hoạt động chính xác theo cách tương tự.
Cách chuyển đổi dữ liệu hoạt động
Trong cửa sổ Nhập dữ liệu, nếu bạn chọn Chuyển đổi dữ liệu thay vì chọn Trọng tảinó sẽ mở cửa sổ Power Query Editor.
Cửa sổ này cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về cách Excel tự động chuyển đổi dữ liệu mà nó đang nhập. Đây cũng là nơi bạn có thể điều chỉnh cách chuyển đổi dữ liệu đó trong quá trình nhập.
Nếu bạn chọn một cột trong trình chỉnh sửa này, bạn sẽ thấy kiểu dữ liệu giả định trong phần Chuyển đổi trong dải băng.
Trong ví dụ bên dưới, bạn có thể thấy rằng Excel giả định rằng bạn muốn chuyển đổi dữ liệu trong cột đó thành định dạng Số nguyên.
Bạn có thể thay đổi điều này bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh loại dữ liệu và chọn loại dữ liệu bạn thích.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại columns trong trình chỉnh sửa này bằng cách chọn một cột và kéo nó đến vị trí bạn muốn trong trang tính của mình.
Nếu tệp dữ liệu đến của bạn không có hàng tiêu đề, bạn có thể thay đổi Sử dụng hàng đầu tiên làm tiêu đề ĐẾN Sử dụng tiêu đề làm hàng đầu tiên.
Thông thường, bạn không bao giờ phải sử dụng Power Query Editor vì Excel phân tích khá tốt các tệp dữ liệu đến.
Tuy nhiên, nếu các tệp dữ liệu đó không nhất quán về cách định dạng dữ liệu hoặc bạn muốn sắp xếp lại cách dữ liệu xuất hiện trong trang tính của mình thì Power Query Editor sẽ cho phép bạn thực hiện điều đó.
Dữ liệu của bạn có nằm trong cơ sở dữ liệu MySQL không? Tìm hiểu cách kết nối Excel với MySQL để mang dữ liệu đó vào. Nếu dữ liệu của bạn đã có ở file Excel khác thì cũng có nhiều cách để gộp dữ liệu ở nhiều file Excel vào một file.
