Tệp PST được Microsoft Outlook sử dụng để lưu trữ dữ liệu của tài khoản email, bao gồm tất cả thư, danh bạ, tệp đính kèm, v.v. Bạn có thể chuyển đổi tệp PST để lưu email của mình ở định dạng khác, định dạng này có thể dễ sử dụng hơn trong các chương trình khác.
Khi bạn chuyển đổi tệp PST, email của bạn sẽ tồn tại ở định dạng tệp hoàn toàn khác, sau đó có thể được sử dụng để xem email mà không cần Outlook. Nếu bạn không còn quan tâm đến Outlook nữa hoặc muốn đảm bảo rằng bạn luôn có thể giữ email của mình cho dù bạn sử dụng ứng dụng email nào trong tương lai, bạn sẽ muốn chuyển đổi tệp PST của mình.
Dưới đây là một số cách để xử lý tệp PST, chẳng hạn như chuyển đổi hoàn toàn hoặc trích xuất email từ tệp đó.
Nội dung bài viết
Tạo tệp PST đầu tiên
Bước đầu tiên trong việc chuyển đổi PST sang định dạng khác là xuất tất cả email của bạn sang định dạng PST.
- Đi đến Tài liệu > Mở và xuất > Nhập khẩu xuất khẩu.
- Lựa chọn Xuất sang một tập tin.
- Chọn Kế tiếp.
- Nhặt Tệp dữ liệu Outlook (.pst).
- Nhấp chuột Kế tiếp.
- Chọn thư mục trên cùng, phía trên Hộp thư đến, để bạn đảm bảo toàn bộ tài khoản email của mình đang được sao lưu, bao gồm tất cả các thư mục con. Nếu Bao gồm các thư mục con tùy chọn không được chọn, đánh dấu vào ô trước khi tiếp tục.
- Lựa chọn Kế tiếp.
- Sử dụng Duyệt qua để chọn thư mục trên máy tính nơi lưu trữ tệp PST.
- Lựa chọn Hoàn thành.
- Tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu cho tệp PST của bạn, sau đó chọn OK để xuất email Outlook của bạn sang định dạng PST.
Mẹo: Vô tình xóa nội dung nào đó? Tìm hiểu cách khôi phục email đã xóa từ tệp PST.
Quyết định định dạng nào bạn muốn
Sẽ là không khôn ngoan nếu lưu tệp PST của bạn ở định dạng khác nếu bạn thậm chí không chắc chắn mình muốn làm gì tiếp theo. Bạn có thể gặp phải một loạt các định dạng lạ không tương thích với mục đích sử dụng email mà bạn muốn.
- Mục tiêu cuối cùng của bạn là lưu tệp PST vào Gmail/Yahoo/v.v. tài khoản, được hợp nhất với tất cả các email khác của bạn và được lưu trực tuyến mãi mãi?
- Bạn có muốn email của mình tồn tại ở định dạng PDF để bạn có thể dễ dàng truy cập vào mọi email không?
- Có phải bạn chỉ muốn lưu một vài tin nhắn từ tệp PST phải không?
- Bạn có một tệp PST thực sự cũ mà bạn muốn lấy email nhưng Outlook chưa được cài đặt để cho phép bạn đọc chúng?
Sau khi bạn quyết định cách bạn muốn sử dụng tệp PST đã chuyển đổi, hãy chọn hướng dẫn áp dụng bên dưới.
Hợp nhất các email PST với tài khoản email hiện có của bạn
Hãy làm theo các bước sau nếu bạn muốn hợp nhất các email từ tệp PST với tài khoản email hiện có của mình tại Yahoo, Outlook.com, Gmail, v.v.
Về cơ bản, thao tác này sẽ tải tệp PST lên dịch vụ đó để tất cả email từ tệp PST và tài khoản email khác của bạn sẽ tồn tại ở cùng một nơi trên tất cả các thiết bị đã đồng bộ hóa của bạn.
- Thêm tài khoản email của bạn (ví dụ: Gmail, Outlook.com, v.v.) vào Outlook để bạn có thể xem tất cả email của mình trong Outlook. Hãy để nó đồng bộ hoàn toàn với máy tính của bạn.
- Trong Outlook, đi tới Tài liệu > Mở và xuất > Nhập khẩu xuất khẩu.
- Chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác.
- Lựa chọn Kế tiếp.
- Chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst).
- Lựa chọn Kế tiếp.
- Tìm tệp PST đã sao lưu của bạn bằng Duyệt qua cái nút.
- Chọn một trong các tùy chọn sao chép, chẳng hạn như Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục đã nhập hoặc Không nhập trùng lặp.
- Lựa chọn Kế tiếp.
- Chọn thư mục từ tệp PST mà bạn muốn chuyển đổi sang tài khoản email hiện có của mình. Đang chọn Hộp thư đếnchẳng hạn, sẽ chuyển đổi tất cả email trong Inbox.
- Đánh dấu Bao gồm các thư mục con tùy chọn nếu bạn cũng muốn chuyển đổi những email đó.
- Lựa chọn Nhập các mục vào cùng một thư mụcsau đó chọn thư mục bạn muốn chuyển đổi email vào.
- Lựa chọn Hoàn thành.
- Đợi trong khi đồng bộ hóa email để lưu thư PST trong tài khoản Gmail của bạn (hoặc bất kỳ tài khoản nào bạn đang chuyển đổi chúng thành).
Chuyển đổi PST sang PDF, JPG và các định dạng khác
Thật không may, không có nhiều trình chuyển đổi PST sang PDF miễn phí có vẻ hoạt động tốt. Một lựa chọn là sử dụng “máy in” PDF như CutePDF. Cài đặt nó trên máy tính của bạn, chọn email bạn muốn lưu thành PDF, sau đó chọn máy in đó thay vì máy in thực. Phương pháp này sẽ đưa tất cả các email đã chọn từ tệp PST vào một bản PDF dài, duy nhất.
Một số lựa chọn khác bao gồm Kernel for Outlook sang PDF, CubexSoft Outlook Xuất (giới hạn 20 cái một lần miễn phí), PST to PDF Wizard (chỉ 25 cái đầu tiên miễn phí), PST Viewer Pro (50 cái đầu tiên miễn phí), SysTools Outlook PST sang PDF (25 chuyển đổi miễn phí).
Email Open View Pro là một ví dụ khác miễn phí trong 30 ngày đầu tiên, nhưng nó đặt hình mờ trên tài liệu và cũng buộc bạn phải hợp nhất tất cả các email đã chọn trong một tệp PDF lớn.
Chương trình tương tự có thể chuyển đổi hàng loạt email sang định dạng hình ảnh, điều này thực sự tiện dụng, nhưng một lần nữa, hình mờ vẫn còn trừ khi bạn trả tiền cho nó. Các định dạng được hỗ trợ bao gồm JPG, GIF, PNG, EMF và một số định dạng khác.
Một tùy chọn khác là chuyển đổi tệp PST thành một loạt tệp EML, đây là một định dạng tệp tin nhắn khác nhưng nó tương thích với nhiều ứng dụng email, không chỉ Outlook. Chương trình được liên kết ở trên có thể làm điều đó cho bạn.
Mặc dù phương pháp này hơi tốn thời gian nhưng có một cách để chuyển đổi tệp PST của bạn thành PDF trong đó mỗi email là một tệp PDF riêng biệt. Để làm điều đó, hãy tạo tệp MSG từ PST, bằng cách kéo chúng ra khỏi Outlook hoặc sử dụng Email Open View Pro (nó không để lại hình mờ trên tệp MSG).
Sau đó, tải tất cả các tệp MSG lên PDFpen để lưu chúng dưới dạng PDF. Công cụ này miễn phí để chuyển đổi hàng loạt năm chuyển đổi hoặc bạn có thể mua giấy phép để quản lý nhiều chuyển đổi hơn cùng một lúc.
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, Stellar Converter cho PST có thể lưu tệp PST vào MBOX để bạn có thể mở email bằng Apple Mail.
Lưu từng email từ tệp PST
Nếu chỉ muốn lưu một số email, bạn không cần phải chuyển đổi toàn bộ tệp PST. Chọn thư bạn muốn chuyển đổi từ PST rồi làm theo một trong các phương pháp sau:
- Kéo email ra khỏi Outlook và vào một thư mục. Khi bạn thực hiện việc này, email sẽ biến thành tệp MSG mà bạn có thể mở trực tuyến hoặc bằng các công cụ ngoại tuyến như FreeViewer MSG Viewer, Email Open View Pro và Free Opener.
- Mở email bạn muốn lưu và sử dụng Tài liệu > Lưu thành để lưu nó vào TXT, MHT hoặc HTML, ba định dạng độc lập với Outlook.
