Bạn có phải là người học trực quan đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ? Không cần tìm đâu xa ngoài Trello. Trello dễ sử dụng, trực quan, hợp tác và trực quan. Nó đánh giá tốt so với các ứng dụng tương tự và cho phép bạn ưu tiên và sắp xếp các dự án bằng cách sử dụng bảng, thẻ và danh sách. Người dùng có thể thêm tệp đính kèm, nhận xét, danh sách kiểm tra và ngày đến hạn cho các dự án và nhiệm vụ.
Các chiến lược khéo léo nhất để tận dụng tối đa Trello bao gồm:
- Chuyển đổi bảng tính thành thẻ
- Tạo quy trình làm việc
- Sử dụng nhãn hiệu quả
- Tính năng sắp xếp thẻ
- Thêm thẻ mới
- Chuyển đổi email thành tác vụ Trello
- Phím tắt thông minh
- Làm nổi bật các bảng phổ biến
- Kết nối thẻ
- Thủ thuật kéo thả
Nội dung bài viết
Tạo thẻ từ bảng tính
Nếu trước đây bạn đã sử dụng bảng tính để sắp xếp và theo dõi các dự án của mình thì việc chuyển sang Trello thật đơn giản. Không cần phải bắt đầu lại từ đầu.
- Bạn có thể chuyển đổi toàn bộ cột bảng tính thành thẻ Trello chỉ bằng một thao tác sao chép và dán đơn giản.
- Khi dán danh sách vào thẻ Trello, bạn sẽ được hỏi xem bạn muốn các mục trong danh sách nằm trên một thẻ hay các thẻ riêng biệt.
Khi bạn di chuyển từ một danh sách trên bảng tính, bạn sẽ muốn tạo một thẻ khác cho từng mục.
Tạo quy trình làm việc
Luồng công việc là một quá trình hoàn thành các nhiệm vụ của một dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Bạn có thể không biết rằng bạn sử dụng quy trình làm việc trong cuộc sống hàng ngày của mình bất cứ khi nào cần có một quy trình để hoàn thành công việc.
Ví dụ: hãy nghĩ đến việc lên kế hoạch tổ chức bữa tối Lễ Tạ ơn cho đại gia đình của bạn. Nếu bạn chia nhỏ mọi thứ bạn cần hoàn thành thành các nhiệm vụ, bạn sẽ nhận ra rằng nếu bạn bỏ lỡ một bước, bữa tối của bạn sẽ thiếu thứ gì đó.
Những nhiệm vụ đó là một phần trong quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về quy trình công việc bạn có thể sử dụng để hoạt động hiệu quả hơn trong doanh nghiệp của mình.
Có liên quan: Tìm hiểu cách hủy Trello Premium nếu bạn không còn cần những tính năng nâng cao đó nữa.
Việc cần làm, đang làm, đã hoàn thành
Đây là một quy trình làm việc đơn giản giúp theo dõi những gì bạn cần làm, những gì bạn đang làm và những gì đã hoàn thành.
Việc sử dụng quy trình làm việc như thế này giúp việc theo dõi một dự án có nhiều nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Việc theo dõi trên bảng trực quan sẽ dễ dàng hơn so với việc theo dõi trên giấy hoặc trong đầu bạn.
Bạn thậm chí có thể thêm danh sách các nhiệm vụ không nhất thiết phải hoàn thành ngay lập tức để theo dõi và không quên bất cứ điều gì.
Sử dụng quy trình làm việc để:
- Theo dõi tiến độ
- Liệt kê và phân công nhiệm vụ
- Hợp tác với các thành viên trong nhóm
- Tổ chức các dự án rất phức tạp
Quy trình làm việc giữ mọi thứ ở một nơi và có thể truy cập được đối với tất cả những người chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc hoàn thành công việc một cách chính xác và đúng thời hạn.
Bạn có thể tăng năng suất của mình hơn nữa bằng cách kết nối trò chuyện nhóm Chanty để khi một hành động nhất định diễn ra trong Trello, toàn bộ nhóm của bạn cũng có thể được thông báo. Những thông báo này có thể bao gồm các trường hợp:
- một thẻ được di chuyển
- có một bình luận mới
- một hành động được đánh dấu là hoàn thành và,
- một thẻ mới được tạo
Sử dụng nhãn hiệu quả
Việc sử dụng nhãn trong Trello sẽ thêm một lớp dữ liệu trực quan và mã màu vào các thẻ trên bảng của bạn. Nếu bạn không sử dụng chúng, bạn sẽ không tận dụng tối đa hệ thống Trello.
Sử dụng nhãn để:
- Sắp xếp thẻ theo nhóm
- Thẻ phân đoạn
- Làm nổi bật và ưu tiên các nhiệm vụ
- Kích hoạt khả năng tìm kiếm và lọc
Đặt tên cho mỗi nhãn
Sẽ rất hữu ích nếu đặt cho mỗi nhãn một tên để dễ nhận biết. Khi bạn nhấp vào thẻ, bất kỳ ai có quyền truy cập bảng đều có thể xem mỗi màu đại diện cho ý nghĩa gì.
Tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu có thể xem tên nhãn từ chế độ xem bảng mà không cần phải di chuột qua nó. Điều đó thật dễ dàng để sửa chữa.
Nhấp vào bất kỳ nhãn nào từ chế độ xem bảng và tên sẽ hiển thị cho tất cả các nhãn.
Áp dụng hoặc xóa nhãn cho thẻ
Có một số cách để chỉnh sửa nhãn trên thẻ bao gồm:
- Mở thẻ, chọn nút nhãn và thực hiện các thay đổi của bạn.
- Chọn biên tập biểu tượng hiển thị khi di chuột qua bất kỳ thẻ Trello nào và chỉnh sửa những gì bạn muốn thay đổi.
- Di chuột qua bất kỳ thẻ nào và nhấp vào L trên máy tính của bạn để mở nhãn.
Một phím tắt khác liên quan đến thứ tự các nhãn xuất hiện trong menu. Vị trí đầu tiên là 1thứ hai là 2v.v. tiếp tục theo dòng nhãn.
Cách nhanh nhất để thêm hoặc xóa nhãn trên bảng của bạn là di chuột qua thẻ và nhấp vào phím số trên từ khóa tương ứng với vị trí của nhãn trong menu.
Sắp xếp các thẻ trên danh sách
Nếu bạn muốn có thể xem các nhiệm vụ đến hạn trước hoặc nhiệm vụ nào có thể chưa hoàn thành, bạn có thể sắp xếp các thẻ trong danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo tiêu chí cụ thể như ngày đến hạn và ngày tạo.
- Xác định vị trí ba dấu chấm ngang ở góc trên bên phải của menu. Bấm vào Loại và chọn tùy chọn bạn muốn sử dụng.
Hãy nhớ rằng các tùy chọn khả dụng duy nhất là các tiêu chí được sử dụng trên thẻ. Ví dụ, nếu bạn không có ngày đáo hạn trên bất kỳ thẻ nào của bạn, bạn sẽ không thể sử dụng nó để sắp xếp.
Thêm thẻ mới vào bất kỳ đâu trong danh sách của bạn
Không cần phải lo lắng nếu bạn muốn thêm một thẻ vào đầu danh sách dài. Bạn không cần phải kéo nó từ vị trí dưới lên trên.
Thay vào đó, bạn có thể nhấp đúp vào giữa hai thẻ trong bất kỳ danh sách nào để thêm thẻ mới. Hoặc bạn có thể thêm thẻ ở phía dưới và sử dụng Di chuyển tùy chọn để thay đổi vị trí của nó.
Biến email thành thẻ Trello
Một trong nhiều lợi ích của việc sử dụng Trello để quản lý và cộng tác dự án là tránh được nhiều email qua lại hàng ngày từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng.
Ví dụ: thay vì sao chép từ Gmail vào tác vụ Trello, bạn có thể biến email thành thẻ trực tiếp từ email hoặc hộp thư đến Gmail của mình.
- Tất cả các bảng Trello đều có một địa chỉ email duy nhất. Để tìm thấy nó, hãy nhấp vào Hiển thị thực đơn từ góc trên bên phải bảng của bạn.
- Sau đó chọn hơn và bấm vào Cài đặt gửi email.
Khi bạn biết địa chỉ email duy nhất của một bảng, bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào tới bảng đó. Trello sẽ tự động tạo thẻ từ nội dung email.
Một mẹo khác có thể bạn chưa biết là các thẻ cũng có địa chỉ email riêng. Bạn có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến địa chỉ đó, nơi nó sẽ tự động được chuyển thành nhận xét trên thẻ.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu các thành viên trong nhóm của bạn gửi nhiều phản hồi qua email.
Các phím tắt bàn phím
Như chúng tôi đã chỉ cho bạn các nhãn ở trên, việc sử dụng phím tắt có thể giảm thời gian bạn sử dụng và tăng hiệu quả khi sử dụng Trello.
- Để tìm các phím tắt, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải bảng của bạn. Bấm vào Phím tắt.
Có rất nhiều phím tắt có sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian, chẳng hạn như:
- Ngày đáo hạn
- Thẻ điều hướng
- Hộp tìm kiếm tập trung
- Mở thẻ
- Chỉnh sửa tiêu đề
- Xóa tất cả bộ lọc
Xem Phím tắt Trello: Bảng thông tin đồ họa thông tin để biết danh sách đầy đủ.
Đánh dấu các bảng bạn truy cập thường xuyên nhất
Nếu bạn làm việc với nhiều nhóm và có nhiều bảng, việc tìm những bảng bạn sử dụng thường xuyên nhất có thể sẽ khó khăn.
Điều đó thật dễ dàng để sửa chữa. Đơn giản chỉ cần đi tới bảng và nhấp vào nút Sao. Điều này sẽ thêm bảng vào Bảng gắn dấu sao phần dưới Bảng (góc trên bên trái).
Các bảng bạn đã chọn để đưa vào làm dấu sao sẽ hiển thị ở đầu danh sách các bảng có thể rất dài.
Kết nối thẻ
Sẽ có lúc khi làm việc với Trello, bạn sẽ muốn tạo kết nối giữa một hoặc nhiều thẻ trên cùng một bảng hoặc thậm chí là một thẻ từ một bảng khác.
- Bấm vào thẻ bạn muốn kết nối, sau đó bấm vào Tập tin đính kèm và xem Trello lựa chọn.
- Sau đó, bạn sẽ thấy rằng bạn có thể tìm kiếm Thẻ hoặc Bảng mà bạn muốn kết nối.
Khi bạn chọn một bảng hoặc thẻ trong khu vực đính kèm, bạn sẽ thấy ảnh chụp nhanh của thẻ bạn đã đính kèm bao gồm:
- Tiêu đề
- Ngày đáo hạn
- Bất kỳ biểu tượng nào khác ở mặt trước của thẻ đính kèm
- Thẻ nằm trong bảng và danh sách nào
Nếu bạn bấm vào hình ảnh, Trello sẽ đưa bạn trực tiếp đến thẻ còn lại.
Tạo kết nối giữa các thẻ
- Nếu bạn muốn tạo một liên kết thực tế giữa hai thẻ, hãy chọn Kết nối thẻ lựa chọn. Trello sau đó sẽ hỏi bạn có muốn liên kết cả hai thẻ không.
- Khi bạn nhấp vào Liên hệ cả hai lựa chọn, bạn sẽ tạo được sự liên kết giữa hai thẻ. Sau đó, bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các thẻ được kết nối.
- Một biểu tượng mới sẽ xuất hiện ở mặt trước của cả hai thẻ, cho biết có tệp đính kèm Trello. Các tệp đính kèm khác được xác định bằng biểu tượng kẹp giấy.
- Bạn cũng có thể gắn toàn bộ bảng vào một thẻ trên bảng khác. Tổng số tệp đính kèm trên mỗi thẻ sẽ được xác định ở mặt trước của thẻ bằng số thẻ hoặc bảng Trello mà bạn đính kèm.
Kéo thả
Chức năng kéo và thả của Trello giúp việc di chuyển các mục xung quanh bảng của bạn trở nên cực kỳ dễ dàng. Di chuyển thẻ bằng cách nhấp vào thẻ đó và kéo lên hoặc xuống trên cùng danh sách hoặc sang danh sách khác.
Danh sách có thể được di chuyển đến vị trí khác trên bảng theo cách tương tự bằng cách nhấp và kéo.
- Ví dụ: chúng ta hãy nhìn vào bảng mẫu phía trên “Việc cần làm, Đang làm, Đã hoàn thành”. Khi bạn bắt đầu “Đang làm” một “Việc cần làm”, hãy kéo nó vào “Đang làm”.
- Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy kéo nhiệm vụ đó vào “Xong”.
Nếu bạn chưa thử Trello, bạn sẽ không biết mình đang thiếu gì. Nó là một công cụ rất mạnh mẽ và trực quan để quản lý dự án và nhiệm vụ.
