Microsoft Excel vẫn là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất trên thế giới. Dữ liệu bảng tính Excel thường nhạy cảm, chứa dữ liệu cá nhân hoặc tài chính. Có thể hiểu được, bạn có thể cân nhắc việc bảo vệ bổ sung cho các tệp Excel của mình, chẳng hạn như mật khẩu.
Bạn có thể bảo vệ mật khẩu bất kỳ tệp Excel nào bằng một số tùy chọn, bao gồm công cụ mật khẩu Excel tích hợp hoặc tùy chọn mật khẩu Excel của bên thứ ba.
Nội dung bài viết
1. Bảo vệ mật khẩu bảng tính Excel bằng công cụ tích hợp
Tùy chọn đầu tiên để bảo vệ mật khẩu Excel là một công cụ tích hợp. Toàn bộ bộ Microsoft Office có một công cụ bảo vệ bằng mật khẩu mà bạn có thể sử dụng để bảo mật bảng tính Excel, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, v.v.
Trong Excel, hãy đi tới Tệp > Thông tin. Lựa chọn Bảo vệ sổ làm việcsau đó Mã hóa bằng mật khẩu từ trình đơn thả xuống.
Bây giờ, hãy nhập mật khẩu an toàn cho bảng tính Excel của bạn. Đảm bảo mật khẩu của bạn mạnh và duy nhất, nhấn OKsau đó nhập lại mật khẩu của bạn để xác nhận.
Lần tới khi bạn cố mở bảng tính Excel, bạn sẽ gặp biểu mẫu nhập mật khẩu.
Bạn mới sử dụng Excel? Hãy xem hướng dẫn cơ bản về Microsoft Excel của chúng tôi để tìm hiểu các bước cơ bản – nhanh chóng!
Bảo vệ mật khẩu Microsoft Office an toàn đến mức nào?
Microsoft Office 97-2003 sử dụng tiêu chuẩn mã hóa rất kém, được gọi là RC4. Thuật toán mã hóa cũ hơn có nhiều lỗ hổng, khiến việc bẻ khóa mật khẩu trên tài liệu Excel cũ trở nên cực kỳ dễ dàng.
Microsoft Office 2007-2013 chứng kiến thuật toán mã hóa được nâng cấp, chuyển sang thuật toán AES-128 mạnh hơn nhiều. Office 2016-2019 sử dụng thuật toán mã hóa AES-256, thuật toán này không thể bị phá vỡ trong khoảng thời gian hợp lý bằng cách sử dụng công nghệ hiện có.
Bảo vệ Excel bổ sung
Microsoft Excel cũng có một số tính năng bảo mật bổ sung:
- Đánh dấu là cuối cùng: Đánh dấu tệp là hoàn chỉnh để thông báo cho những người dùng khác của bảng tính rằng họ không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, việc đánh dấu bảng tính là cuối cùng không cung cấp bất kỳ biện pháp bảo vệ mật khẩu bổ sung nào.
- Bảo vệ trang tính hiện tại: Bạn có thể thêm một lớp bảo vệ bổ sung nhỏ vào một bảng tính cụ thể trong sổ làm việc của mình khi bạn bảo vệ trang tính Excel bằng mật khẩu. Những người có quyền truy cập vào tệp Excel vẫn có thể xem bảng tính nhưng không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào nếu không có mật khẩu chính xác. Bạn cũng có thể sử dụng mật khẩu khác cho tùy chọn này.
- Hạn chế truy cập: Một tùy chọn mà các tổ chức lớn có thể sử dụng để hạn chế quyền truy cập đối với một số cá nhân nhất định bằng cách sử dụng các mẫu bảo mật hoặc số nhận dạng khác.
- Thêm chữ ký số: Tùy chọn chữ ký số xác minh rằng tệp vẫn không bị giả mạo giữa người gửi và người nhận, đảm bảo nội dung giống nhau.
Bạn có thể sử dụng kết hợp các tính năng bảo mật bổ sung cùng với tùy chọn bảo vệ mật khẩu bảng tính Excel, đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ bảng tính Excel.
2. 7-Zip
Một phương pháp tuyệt vời để mã hóa nhiều tệp Excel cùng lúc là sử dụng công cụ lưu trữ miễn phí, 7-Zip để đặt mật khẩu bảo vệ nhiều tệp Excel. Bạn có thể sử dụng 7-Zip để mã hóa toàn bộ thư mục chứa các tệp Excel riêng lẻ, mật khẩu bảo vệ toàn bộ lựa chọn bảng tính Excel thay vì từng bảng tính một.
Đầu tiên, hãy tải xuống và cài đặt phiên bản 7-Zip mới nhất. Sau khi cài đặt, hãy đi tới thư mục chứa bảng tính Excel của bạn. Bây giờ, hãy kéo con trỏ chuột qua các tệp bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu để chọn tất cả. Ngoài ra, hãy giữ ĐIỀU KHIỂN và nhấp chuột trái để chọn từng tệp riêng lẻ bằng chuột.
Sau khi hoàn tất lựa chọn, nhấp chuột phải và chọn 7-Zip > Thêm vào kho lưu trữ để mở các tùy chọn lưu trữ 7-Zip. Mã hóa các tùy chọn ở bên phải. Enter một mật khẩu mạnh và duy nhất, sau đó nhấn OK.
Bây giờ, bạn phải nhập mật khẩu trước khi mở bất kỳ bảng tính Excel nào bên trong kho lưu trữ. Nhưng các bảng tính bên ngoài kho lưu trữ không được bảo vệ bằng mật khẩu. Chọn bảng tính Excel không được bảo vệ bằng mật khẩu (bên ngoài kho lưu trữ) và xóa chúng.
3. Hệ thống tệp mã hóa Windows
Hệ thống tệp mã hóa Windows (EFS) là hệ thống mã hóa tích hợp Windows cho từng tệp riêng lẻ. EFS không giống như Bitlocker mà bạn sử dụng để mã hóa toàn bộ ổ đĩa. Thay vào đó, EFS hoạt động trên cơ sở từng tệp, hoàn hảo để bảo vệ bảng tính Excel bằng mật khẩu.
Để sử dụng EFS mã hóa tệp của bạn, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính Excel và chọn Properties. Bây giờ, chọn Trình độ cao, sau đó chọn hộp để Mã hóa nội dung để đảm bảo dữ liệu. Nhấn OKsau đó Áp dụng.
Cảnh báo mã hóa sẽ xuất hiện. Nó giải thích rằng việc mã hóa một tệp có thể gây ra sự cố trong một số trường hợp nhất định và việc mã hóa toàn bộ thư mục sẽ mang lại sự bảo vệ tốt hơn. Nếu tệp nằm trong thư mục được truy cập thường xuyên, bạn sẽ phải mở khóa thư mục đó mỗi khi muốn truy cập vào bất kỳ tệp nào khác. Một cách để giải quyết vấn đề này là đặt tệp văn bản của bạn vào một thư mục riêng và sử dụng tệp này làm thư mục bảo mật.
Sau khi xác nhận lựa chọn của bạn, Hệ thống tệp mã hóa sẽ hỏi bạn xem bạn có muốn sao lưu khóa mã hóa hay không. Bạn có thể sử dụng bản sao lưu khóa mã hóa nếu bạn quên mật khẩu giải mã.
Xuất bản sao lưu khóa mã hóa của bạn
Nếu bạn chọn xuất bản sao lưu khóa mã hóa của mình để tăng cường bảo mật, Trình hướng dẫn Xuất Chứng chỉ của Microsoft sẽ chạy. Trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xuất khóa mã hóa sang nguồn phương tiện bên ngoài, chẳng hạn như ổ flash USB.
Lựa chọn Trao đổi thông tin cá nhân từ trang đầu tiên và kiểm tra Xuất tất cả thuộc tính mở rộng. Trên trang tiếp theo, bạn phải nhập mật khẩu an toàn và duy nhất để bảo vệ các tệp của mình bằng mật khẩu. Chuyển loại mã hóa thành AES256-SHA256 (mã hóa cực kỳ mạnh!), sau đó đặt tên tệp cho bản sao lưu khóa mã hóa của bạn. Nhấn Hoàn thành để hoàn tất quá trình.
Sau khi quá trình hoàn tất, bạn sẽ thấy biểu tượng ổ khóa nhỏ trên biểu tượng tệp văn bản Notepad, cho biết trạng thái mã hóa của nó.
4. AxCrypt
Một công cụ tiện dụng khác để bảo vệ các trang tính Excel bằng mật khẩu là AxCrypt, một công cụ mã hóa tiện dụng nhưng mạnh mẽ.
Download and install AxCrypt. Lần đầu tiên chạy AxCrypt, bạn sẽ phải thực hiện quá trình thiết lập. Điều quan trọng là bạn phải cung cấp địa chỉ email thực trong quá trình đăng ký, nếu không bạn sẽ không nhận được giấy phép AxCrypt miễn phí. Sau khi nhận được mã, hãy sao chép và dán mã vào AxCrypt trước khi tiếp tục.
Bạn cũng cần tạo mật khẩu AxCrypt mạnh và duy nhất. Mật khẩu AxCrypt đóng vai trò là khóa mã hóa và giải mã cho bảng tính Excel của bạn. Hãy chú ý đến cảnh báo AxCrypt. Khôi phục mật khẩu của bạn sẽ chỉ cho phép truy cập vào tài khoản được liên kết với các tệp. Nó sẽ không cho phép bạn giải mã các tập tin được bảo mật bằng mật khẩu cũ.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy kéo và thả tệp bảng tính Excel vào cửa sổ AxCrypt. Nếu bạn đã đăng nhập vào AxCrypt, nó sẽ tự động mã hóa các tệp của bạn. Tương tự, nếu bạn đăng nhập vào AxCrypt và cố mở một tệp, nó sẽ không hiển thị lời nhắc mật khẩu. Nếu bạn đóng AxCrypt (điều này cũng khiến bạn đăng xuất), bạn sẽ nhận được lời nhắc mật khẩu khi cố gắng mở bảng tính.
AxCrypt là một công cụ mã hóa miễn phí, đó là lý do tại sao nó có trong danh sách các chương trình phần mềm miễn phí tốt nhất cho Windows của chúng tôi.
Cách tốt nhất để bảo vệ bảng tính Excel bằng mật khẩu là gì?
Trước đây, việc sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp của Microsoft Office để bảo vệ tệp hoặc trang tính Excel bằng mật khẩu là rất rủi ro. Thuật toán mã hóa không đủ mạnh và có nhiều lỗ hổng khiến nó không thể sử dụng được. Vì Microsoft Office hiện sử dụng AES-256 nên bạn có thể yên tâm rằng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trên bảng tính Excel của bạn là đáng tin cậy và không thể bị phá vỡ khi sử dụng công nghệ hiện tại.
Vì tính năng bảo vệ bằng mật khẩu tích hợp chỉ xử lý một tệp tại một thời điểm nên bạn cũng có thể xem xét tùy chọn mã hóa 7-Zip. Nếu bạn đang xử lý một lượng lớn bảng tính Excel mà bạn muốn bảo vệ, thì mật khẩu bảo vệ tất cả chúng trong một kho lưu trữ duy nhất (với mật khẩu mạnh và duy nhất!) là một tùy chọn tiện dụng cũng sử dụng AES-256.
Bạn đang thắc mắc về một mật khẩu mạnh và độc đáo? Hãy xem những cách dễ dàng này để tạo mật khẩu mà bạn sẽ luôn nhớ.
