Cách hạn chế chỉnh sửa trên tài liệu Word

Microsoft Word được cài đặt sẵn nhiều tính năng để cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu của mình. Một trong những tính năng đó cho phép bạn hạn chế chỉnh sửa trong Word. Khi bạn bật tính năng này, nó sẽ ngăn không cho bất kỳ ai có thể xóa hoặc thêm nội dung vào tài liệu của bạn, do đó khiến chúng vẫn nguyên vẹn.

Có nhiều cách để áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn và bạn có thể sử dụng những cách phù hợp với tình huống của mình. Ví dụ: bạn có thể bật hạn chế định dạng nếu bạn không muốn bất kỳ ai thay đổi định dạng của tài liệu.

Hạn chế chỉnh sửa trong Word

Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa cho cả tài liệu hiện có cũng như tài liệu mới trong Word. Miễn là bạn có thể mở tài liệu bằng ứng dụng, bạn có thể áp dụng các hạn chế cho tài liệu đó.

1. Bấm đúp vào tài liệu của bạn và nó sẽ mở trong ứng dụng Word.
2. Nhấp vào tab có nội dung Ôn tập ở trên cùng để tìm tùy chọn hạn chế mà bạn đang tìm kiếm.
3. Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào Bảo vệ và chọn Hạn chế chỉnh sửa để truy cập tùy chọn hạn chế.

4. Bạn sẽ thấy một khung mới xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn. Nó cho phép bạn áp dụng nhiều loại hạn chế khác nhau cho tài liệu của mình. Bắt đầu bằng cách kích hoạt Giới hạn định dạng cho một lựa chọn kiểu tùy chọn và nhấp vào Settings.

5. Một hộp sẽ mở ra trên màn hình của bạn. Tại đây, bạn có thể chỉ định những kiểu định dạng nào được phép cho tài liệu của mình trong khi hạn chế các kiểu định dạng khác. Đánh dấu vào những cái bạn muốn giữ lại.

   Bạn có thể bấm vào Tất cả để chọn tất cả các tùy chọn định dạng hoặc Không có để chọn không ai trong số họ. Cuối cùng, bấm vào OK để lưu các thay đổi.

6. Loại hạn chế thứ hai bạn có thể áp dụng là hạn chế chỉnh sửa. Kích hoạt hộp có nội dung Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu rồi chọn một trong bốn tùy chọn được đưa ra trong menu thả xuống.

   Nếu bạn muốn hạn chế tất cả các thay đổi, hãy chọn Không có thay đổi (Chỉ đọc) tùy chọn từ menu.

7. Word cung cấp cho bạn một tùy chọn trong đó bạn có thể cho phép một số người nhất định chỉnh sửa tài liệu của mình ngay cả khi nó bị hạn chế. Để sử dụng nó, hãy chọn phần tài liệu mà bạn muốn giữ có thể chỉnh sửa cho những người dùng đã chọn.
8. Bấm vào More người dùng dưới Ngoại lệ (tùy chọn) ở khung bên phải để chọn người dùng được phép chỉnh sửa tài liệu.

9. Enter tên người dùng bạn muốn cho phép chỉnh sửa tài liệu của mình và nhấp vào OK.

10. Đánh dấu vào tên người dùng bạn vừa thêm ở khung bên phải.
11. Bấm vào Có, Bắt đầu thực thi bảo vệ để bắt đầu áp dụng các hạn chế cho tài liệu của bạn.

12. Nó sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu để bảo vệ. Bạn có thể sử dụng mật khẩu này để xóa các hạn chế chỉnh sửa khỏi tài liệu sau này. Enter một mật khẩu mạnh và nhấp vào OK.

Nếu bất kỳ ai cố gắng thay đổi tài liệu, Word sẽ ngăn họ làm như vậy và một thông báo sẽ xuất hiện ở phía dưới cho họ biết tài liệu được bảo vệ.

Tìm phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu

Nếu bạn gặp một tài liệu bị hạn chế nhưng bạn biết rằng có những phần trong đó bạn có thể chỉnh sửa, Word sẽ cho phép bạn tìm thấy những phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu được bảo vệ khá dễ dàng.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của mình chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

1. Khởi chạy tài liệu của bạn trong Từ ứng dụng.
2. Bấm vào Ôn tập tab ở trên cùng.
3. Chọn tùy chọn có nội dung Bảo vệ và lựa chọn Hạn chế chỉnh sửa.

4. Bạn sẽ thấy ba tùy chọn trên màn hình, tất cả đều được mô tả bên dưới.

   Tìm khu vực tiếp theo mà tôi có thể chỉnh sửa – nó tìm phần có thể chỉnh sửa tiếp theo trong tài liệu của bạn.

   Hiển thị tất cả các khu vực tôi có thể chỉnh sửa – nó sẽ hiển thị tất cả các phần trong tài liệu của bạn có thể được chỉnh sửa.

   Đánh dấu các vùng tôi có thể chỉnh sửa – nếu bạn đánh dấu vào mục này, tất cả các phần có thể chỉnh sửa trong tài liệu của bạn sẽ được đánh dấu.

5. Bạn có thể bắt đầu thực hiện thay đổi đối với các vùng có thể chỉnh sửa ngay bây giờ.

Loại bỏ hạn chế chỉnh sửa trong Word

Nếu không muốn hạn chế chỉnh sửa trong Word nữa, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách sử dụng tùy chọn tương tự mà bạn đã sử dụng để áp dụng các hạn chế.

1. Mở tài liệu bị hạn chế của bạn trong Từ ứng dụng.
2. Bấm vào Ôn tập tùy chọn ở trên cùng.
3. Lựa chọn Bảo vệ theo dõi bởi Hạn chế chỉnh sửa trên màn hình sau.

4. Ở khung bên phải, ở cuối màn hình, bạn sẽ tìm thấy một tùy chọn có nội dung Dừng bảo vệ. Nhấp vào nó để loại bỏ các hạn chế khỏi tài liệu của bạn.

5. Nó sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của bạn. Làm như vậy và nhấp vào OK.

6. Những hạn chế cần được loại bỏ và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.

Cách hạn chế chỉnh sửa trong Word bằng mật khẩu và chế độ chỉ đọc

Tính năng trên là một cách tuyệt vời để hạn chế mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, nó hơi phức tạp và cần phải trải qua khoảng chục bước.

Một cách khác để hạn chế chỉnh sửa trong Word là đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu của bạn. Bạn có thể thêm mật khẩu và tài liệu của bạn sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mỗi khi bạn mở nó. Bạn có thể kết hợp nó với chế độ chỉ đọc và bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu chỉ được đọc ngay cả sau khi nhập đúng mật khẩu.

1. Khởi chạy tài liệu của bạn trong Từ ứng dụng.
2. Bấm vào Tài liệu thực đơn ở trên cùng.
3. Một số tùy chọn sẽ xuất hiện ở thanh bên trái. Bấm vào cái có nội dung Thông tin để mở bảng thông tin.

4. Trên màn hình tiếp theo, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống nhỏ bên dưới Bảo vệ tài liệu.

5. Lựa chọn Luôn mở chế độ chỉ đọc từ các tùy chọn có sẵn trên màn hình của bạn.

6. Word bây giờ sẽ luôn mở tài liệu cụ thể này ở chế độ chỉ đọc. Bạn sẽ thấy thông báo xác nhận tương tự trên màn hình của mình.

7. Đã đến lúc khóa tài liệu của bạn bằng mật khẩu. Để làm điều đó, hãy nhấp vào Bảo vệ tài liệu tùy chọn và chọn Mã hóa bằng mật khẩu.

8. Enter mật khẩu bạn muốn bảo vệ tài liệu của mình và nhấp vào OK.

9. Nó sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu. Làm như vậy và đánh OK.

10. Tài liệu của bạn hiện được bảo vệ bằng mật khẩu và nó sẽ chỉ mở nếu bạn nhập đúng mật khẩu.
11. Nếu bạn cần tắt tính năng bảo vệ, hãy quay lại như cũ Thông tin trình đơn, bấm vào Bảo vệ tài liệuvà lựa chọn Luôn mở chế độ chỉ đọc.

12. Bấm vào Bảo vệ tài liệu một lần nữa và chọn Mã hóa bằng mật khẩu.

13. Loại bỏ mọi thứ khỏi Mật khẩu trường và nhấp vào OK. Nó sẽ loại bỏ mật khẩu bảo vệ khỏi tài liệu của bạn.

Không khuyến khích chỉnh sửa bằng cách đánh dấu tài liệu là bản cuối cùng

Word có một tính năng cho phép bạn đánh dấu tài liệu là tài liệu cuối cùng. Khi bạn thực hiện việc đó, tài liệu của bạn được coi là phiên bản cuối cùng và không được phép thực hiện thêm thay đổi nào đối với tài liệu đó.

Nếu người dùng mở tài liệu, họ sẽ thấy cảnh báo cho biết tài liệu đã được đánh dấu là tài liệu cuối cùng. Nếu họ vẫn muốn tiếp tục và chỉnh sửa tài liệu, họ có thể nhấp vào một tùy chọn để thực hiện.

Tùy chọn này chỉ nhằm ngăn cản mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn và nó không thực sự hạn chế việc chỉnh sửa trong Word.

1. Trong khi tài liệu của bạn đang mở trong Word, hãy nhấp vào Tài liệu tùy chọn ở trên cùng.
2. Lựa chọn Thông tin từ các tùy chọn có sẵn ở thanh bên trái.

3. Bấm vào Bảo vệ tài liệu ở menu bên phải và chọn Đánh dấu là cuối cùng.

4. Bạn sẽ nhận được lời nhắc cho biết tài liệu sẽ được đánh dấu là cuối cùng và sau đó được lưu. Bấm vào OK để tiếp tục.

5. Bạn sẽ thấy một lời nhắc khác trên màn hình mô tả ý nghĩa của việc đánh dấu là cuối cùng. Bấm vào OK để tiếp tục.

6. Lần tiếp theo bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo cho biết tài liệu này là tài liệu cuối cùng. Nếu bạn cần chỉnh sửa nó, hãy nhấp vào Vẫn chỉnh sửa cái nút.

7. Để xóa thẻ cuối cùng khỏi tài liệu của bạn, hãy quay lại trang tương tự Thông tin trình đơn, bấm vào Bảo vệ tài liệuvà chọn Đánh dấu là cuối cùng lựa chọn.

Vô hiệu hóa chỉnh sửa trong tài liệu không có Word

Nếu bạn không muốn sử dụng Word để kích hoạt các hạn chế vì lý do nào đó thì có một phương pháp không yêu cầu điều đó. Nó sử dụng một trong các tùy chọn trong File Explorer để ngăn mọi người chỉnh sửa tài liệu của bạn.

1. Xác định vị trí tài liệu Word của bạn bằng cách sử dụng File Explorer nhưng đừng mở nó ra.
2. Nhấp chuột phải vào tập tin của bạn và chọn Properties.

3. Bấm vào Tổng quan ở trên cùng nếu bạn chưa ở đó.
4. Bạn sẽ thấy hộp kiểm có nhãn là Chỉ đọc. Đánh dấu vào ô và click vào Áp dụng theo dõi bởi OK.

File Explorer đã đặt tệp của bạn ở chế độ chỉ đọc nghĩa là mọi người có thể đọc nhưng không thể chỉnh sửa tệp.

Bạn có hạn chế chỉnh sửa trong tài liệu Word của mình không? Nếu vậy, bạn sử dụng phương pháp nào? Hãy cho chúng tôi và độc giả của chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.