Khi bạn cộng tác trên một tài liệu trong Microsoft Word, bạn sẽ thấy các thay đổi của đồng tác giả. Bạn có thể muốn giữ lại một số chỉnh sửa nhưng từ chối những chỉnh sửa khác. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng Theo dõi thay đổi để bạn có thể xem lại các thay đổi và quyết định cách xử lý chúng.
Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách hiển thị các chỉnh sửa trong Word và chấp nhận, từ chối và ẩn các chỉnh sửa đó. Điều này đã được bạn đề cập trong suốt quá trình theo dõi thay đổi.
Nội dung bài viết
Bật Theo dõi Thay đổi
Để theo dõi tất cả các chỉnh sửa trong tài liệu, bạn có thể bật tính năng Theo dõi Thay đổi cho tất cả mọi người hoặc thậm chí chỉ cho chính bạn. Đây là một cách hữu ích để đảm bảo rằng không có thay đổi nào không được chú ý.
- Mở tài liệu Word và đi tới Xét lại chuyển hướng.
- Chọn Theo dõi các thay đổi trong phần Theo dõi của ruy-băng.
- Chọn Cho tất cả mọi người để theo dõi các thay đổi của bạn và nhóm của bạn hoặc Chỉ của tôi để chỉ theo dõi các chỉnh sửa của bạn.
Sau khi tính năng được bật, bạn có thể khóa nó để ngăn người khác tắt tính năng này. Lựa chọn Khóa theo dõi bên trong Theo dõi các thay đổi trình đơn thả xuống và làm theo lời nhắc.
Cách hiển thị các chỉnh sửa trong Word
Khi bạn đã sẵn sàng để đọc lại tài liệu và thấy những thay đổi, bạn có một số cách.
- Đi đến Kiểm tra lại và phần Theo dõi của ruy-băng.
- Trong hộp thả xuống ở trên cùng, hãy chọn Tất cả đánh dấu hoặc Đánh dấu đơn giản. Tất cả Đánh dấu hiển thị một chỉ báo về sự thay đổi trong tài liệu và bản sửa đổi. Đánh dấu đơn giản chỉ hiển thị chỉ báo.
- Tiếp theo, chọn Hiển thị đánh dấu mũi tên thả xuống. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh những gì bạn thấy và cách nó hiển thị.
- Chèn và Xóa: Đánh dấu tùy chọn này để hiển thị các phần bổ sung và loại bỏ các mục.
- Định dạng: Đánh dấu tùy chọn này thành hiển thị định dạng những thay đổi.
- Bóng bay: Chọn cách hiển thị các bản sửa đổi. Bạn có thể chọn Hiển thị bản sửa đổi trong bóng bay để hiển thị chúng trong cửa sổ bật ra ở bên phải, Hiển thị nội tuyến tất cả các bản sửa đổi để hiển thị các chỉnh sửa trong chính tài liệu hoặc Chỉ Hiển thị Định dạng trong Bóng bay để làm chính xác điều đó.
- Những người cụ thể: Lựa chọn Tất cả người đánh giá để xem các thay đổi của mọi người hoặc tên của bạn để chỉ xem của bạn.
Ngoài những điều trên, bạn có tùy chọn để hiển thị Ngăn Đánh giá. Điều này rất hữu ích nếu bạn quyết định sử dụng Đánh dấu đơn giản vì thay vào đó bạn sẽ thấy các chỉnh sửa trong bảng điều khiển.
Chọn Ngăn đánh giá mũi tên thả xuống và chọn tùy chọn dọc (bảng điều khiển bên trái) hoặc ngang (bảng điều khiển dưới cùng).
Ngoài ra, bạn có thể xem lại các thay đổi bằng cách chuyển trực tiếp đến từng thay vì tìm kiếm chúng trong tài liệu.
Trong phần Thay đổi của ruy-băng, hãy sử dụng Thay đổi trước đó và Thay đổi tiếp theo để xem từng nút một.
Cách chấp nhận chỉnh sửa trong Word
Bây giờ bạn đã biết cách hiển thị các chỉnh sửa trong Word, bước tiếp theo là cách chấp nhận các chỉnh sửa đó. Bạn có thể chấp nhận các thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các thay đổi cùng một lúc.
Chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ
Để chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ, hãy bắt đầu bằng cách chọn chỉnh sửa đầu tiên. Sau đó, mở Chấp nhận trình đơn thả xuống trong phần Thay đổi của ruy-băng.
Chọn một trong hai Chấp nhận và chuyển sang tiếp theo để xem xét và chấp nhận từng cái một hoặc Chấp nhận thay đổi này để chấp nhận nó và sau đó dừng quá trình xem xét.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào một thay đổi và chọn Chấp nhận để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng.
Chấp nhận tất cả các thay đổi
Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu, hãy mở Chấp nhận hộp thả xuống trong ruy-băng. Nhặt Chấp nhận tất cả các thay đổi hoặc Chấp nhận tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi theo sở thích của bạn.
Cách từ chối chỉnh sửa trong Word
Từ chối các chỉnh sửa trong Word cũng dễ dàng như chấp nhận chúng và thực hiện theo cùng một quy trình cơ bản. Bạn có thể từ chối một hoặc tất cả trong tài liệu.
Chọn một thay đổi, chọn Từ chối mũi tên thả xuống trong ruy-băng và chọn Từ chối và chuyển sang tiếp theo hoặc Từ chối thay đổi. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải và chọn Từ chối để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng trong menu lối tắt.
Để từ chối tất cả các thay đổi trong tài liệu, hãy chọn Từ chối mũi tên thả xuống và chọn Từ chối tất cả các thay đổi hoặc Từ chối tất cả các thay đổi và ngừng theo dõi theo sở thích của bạn.
Cách ẩn các chỉnh sửa trong Word
Không phải tất cả mọi thứ khi cộng tác trên một tài liệu là về việc xem xét, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi. Nếu bạn muốn ẩn các chỉnh sửa để tập trung vào nội dung, bạn có thể thực hiện việc này mà không cần tắt tính năng Theo dõi Thay đổi.
- Đi đến Xét lại và phần Theo dõi của ruy-băng.
- Chọn hộp thả xuống trên cùng và chọn một trong hai Không có đánh dấu hoặc Nguyên bản. Không có Đánh dấu là tùy chọn tốt nhất để xem tài liệu của bạn mà không cần chỉnh sửa chỉ báo. Bản gốc thể hiện chính xác điều đó — tài liệu gốc của bạn như trước khi có bất kỳ chỉnh sửa nào.
- Nếu bạn đã bật Ngăn đánh giá được mô tả ở trên, bạn có thể đóng ngăn này bằng cách sử dụng X ở góc trên cùng bên phải hoặc bằng cách bỏ chọn Ngăn đánh giá trong dải băng.
Quay lại cùng hộp thả xuống đó để hiển thị lại các thay đổi và như được mô tả trước đó.
Để biết thêm các cách cộng tác trên tài liệu Word của bạn, hãy xem cách thêm và xóa bình luận. Nếu bạn cũng sử dụng Microsoft Excel, hãy xem cách chia sẻ tệp và sau đó cách theo dõi các thay đổi ở đó nữa.
