Có rất nhiều lúc tôi cần đưa một số phép tính dữ liệu đơn giản vào tài liệu Word và bảng là lựa chọn tốt nhất. Bạn luôn có thể thử chèn toàn bộ bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình nhưng đôi khi việc đó là quá mức cần thiết.
Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách bạn có thể sử dụng các công thức bên trong bảng trong Word. Bạn chỉ có thể sử dụng một số công thức nhưng cũng đủ để lấy tổng, số đếm, số tròn, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đã quen với Excel thì việc sử dụng các công thức trong Word sẽ dễ dàng.
Chèn công thức vào bảng Word
Hãy bắt đầu bằng cách tạo một bảng thử nghiệm đơn giản. Bấm vào Chèn tab và sau đó bấm vào Bàn. Chọn số lượng hàng và columns bạn muốn từ lưới điện.
Khi bảng của bạn đã được chèn, hãy tiếp tục và thêm một số dữ liệu. Tôi vừa tạo một bảng thực sự đơn giản với một vài con số làm ví dụ.
Bây giờ chúng ta hãy tiếp tục và chèn một công thức. Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ cộng ba giá trị đầu tiên ở hàng đầu tiên lại với nhau (10 + 10 + 10). Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bên trong ô cuối cùng ở cột thứ tư, nhấp vào Layout trong dải băng và sau đó bấm vào Công thức ở ngoài cùng bên phải.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại Công thức với giá trị mặc định là =TỔNG(TRÁI).
Nếu bạn chỉ cần nhấp chuột OKbạn sẽ thấy giá trị chúng ta đang tìm kiếm trong ô (30).
Hãy nói về công thức. Giống như Excel, công thức bắt đầu bằng dấu bằng, theo sau là tên hàm và các đối số trong dấu ngoặc đơn. Trong Excel, bạn chỉ chỉ định tham chiếu ô hoặc phạm vi được đặt tên như A1, A1:A3, v.v., nhưng trong Word, bạn có các thuật ngữ vị trí này mà bạn có thể sử dụng.
Trong ví dụ, TRÁI có nghĩa là tất cả các ô nằm ở bên trái ô mà công thức được nhập. Bạn cũng có thể dùng PHẢI, BÊN TRÊN Và DƯỚI. Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí này với SUM, product, MIN, MAX, COUNT và AVERAGE.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp các đối số này. Ví dụ: tôi có thể gõ vào =SUM(TRÁI, PHẢI) và nó sẽ cộng tất cả các ô ở bên trái và bên phải của ô đó. =SUM(TRÊN, PHẢI) sẽ thêm tất cả các số ở phía trên ô và bên phải. Bạn nhận được hình ảnh.
Bây giờ hãy nói về một số chức năng khác và cách chúng ta có thể chỉ định các ô theo cách khác. Nếu tôi muốn tìm số lớn nhất trong cột đầu tiên, tôi có thể thêm một hàng khác rồi sử dụng =MAX(TRÊN) để nhận được 30. Tuy nhiên, có một cách khác để bạn có thể thực hiện việc này. Tôi cũng có thể chỉ cần đi vào bất kỳ ô nào và nhập =MAX(A1:A3)tham chiếu ba hàng đầu tiên trong cột đầu tiên.
Điều này thực sự tiện lợi vì bạn có thể đặt công thức ở bất cứ đâu bạn muốn trong bảng. Bạn cũng có thể tham chiếu từng ô riêng lẻ như viết =SUM(A1, A2, A3), sẽ cho bạn kết quả tương tự. Nếu bạn viết =SUM(A1:B3), nó sẽ thêm A1, A2, A3, B1, B2 và B3. Bằng cách sử dụng những kết hợp này, bạn có thể tham khảo khá nhiều dữ liệu bạn muốn.
Nếu bạn muốn xem danh sách tất cả các hàm bạn có thể sử dụng trong công thức Word của mình, chỉ cần nhấp vào Chức năng dán hộp.
Bạn có thể dùng NẾU NHƯ các câu lệnh, VÀ Và HOẶC các nhà khai thác và nhiều hơn nữa. Hãy xem một ví dụ về một công thức phức tạp hơn.
Trong ví dụ trên mình có =IF(SUM(A1:A3) > 50, 50, 0), nghĩa là nếu tổng từ A1 đến A3 lớn hơn 50 thì hiển thị 50, ngược lại hiển thị 0. Điều đáng chú ý là tất cả các chức năng này thực sự chỉ hoạt động với các con số. Bạn không thể làm bất cứ điều gì với văn bản hoặc chuỗi và bạn cũng không thể xuất bất kỳ văn bản hoặc chuỗi nào. Mọi thứ đều phải là một con số.
Đây là một ví dụ khác sử dụng hàm AND. Trong ví dụ này, tôi đang nói rằng nếu cả tổng và giá trị tối đa của A1 đến A3 lớn hơn 50 thì đúng nếu không là sai. Đúng được biểu thị bằng 1 và Sai bằng 0.
Nếu bạn nhập một công thức và có lỗi trong đó, bạn sẽ thấy thông báo lỗi cú pháp.
Để sửa công thức các bạn chỉ cần click chuột phải vào lỗi và chọn Chỉnh sửa trường.
Điều này sẽ đưa ra Cánh đồng hộp thoại. Ở đây bạn chỉ cần nhấn vào Công thức cái nút.
Thao tác này sẽ hiển thị hộp thoại chỉnh sửa Công thức tương tự mà chúng ta đã làm việc từ đầu. Đó là tất cả những gì cần làm để chèn công thức vào Word. Bạn cũng có thể xem tài liệu trực tuyến của Microsoft để giải thích chi tiết từng chức năng.
Nhìn chung, nó thậm chí còn chưa bằng được sức mạnh của Excel, nhưng nó đủ để thực hiện một số phép tính bảng tính cơ bản ngay trong Word. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng bình luận. Thưởng thức!
