Microsoft Office cho phép bạn in phong bì riêng lẻ hoặc dưới dạng phối thư hàng loạt. Điều này cực kỳ có giá trị đối với các doanh nghiệp cần thêm thương hiệu và các tùy chỉnh khác elements đến một danh sách gửi thư mở rộng.
Đây là cách bạn có thể in trên phong bì trong Microsoft Excel. Hãy nhớ rằng bạn cần cả Microsoft Word và Excel để làm việc này. Phương pháp này sẽ hoạt động bất kể bạn đang sử dụng bộ Microsoft trên PC Windows hay Mac.
Nội dung bài viết
Bước 1: Tạo danh sách gửi thư của bạn
Bước đầu tiên là tạo danh sách những người nhận mà bạn sẽ gửi thư. Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn chỉ cần in một hoặc hai phong bì. Tuy nhiên, bước này rất cần thiết cho những người làm việc với danh sách gửi thư lớn.
Để tạo danh sách gửi thư của bạn:
- Mở Microsoft Excel.
- Tạo một bảng tính mới với những thứ sau columns: Tên, Họ, Địa chỉ, Tiểu bang, Quốc gia, Mã Bưu điện. Nhập danh bạ của bạn vào bảng tính, thêm thông tin này vào columns. Tài liệu này sẽ trở thành danh sách gửi thư chính của bạn.
- Xác minh địa chỉ của bạn ở bước này là quan trọng để tránh lãng phí thời gian và tiền bạc khi in dữ liệu cũ hoặc không chính xác.
Bước 2: Thiết kế phong bì của bạn
Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị mẫu phong bì của mình trong Microsoft Word. Đây là tài liệu bạn sẽ thiết lập để điền địa chỉ của người nhận khi in tự động.
Làm như vậy:
- Mở tài liệu trống trong Microsoft Word.
- Chọn Thư từ chuyển hướng.
- Nhấp chuột Bao lì xì.
- Bây giờ hãy xác định kích thước giấy cho phong bì của bạn. Để làm như vậy, hãy chọn Biểu tượng xem trước.
- bên trong Tùy chọn phong bì chọn menu thả xuống bên dưới Kích thước phong bì.
- Chọn kích thước mà phong bì của bạn cần. Word chứa hầu hết các kích thước phong bì phổ biến, nhưng bạn có thể chỉ định kích thước của riêng mình bằng cách nhấp vào Kích thước tùy chỉnh.
- Tiếp theo, chọn Nét chữ… bên cạnh các Địa chỉ giao hàng hộp hoặc Địa chỉ trả lại để đặt phông chữ bạn muốn cho cả hai tùy chọn.
- Lựa chọn OK.
- Bước cuối cùng là thêm thương hiệu và tùy chỉnh elements nếu bạn mong muốn. Để làm như vậy, hãy nhấp vào Thêm vào tài liệu. Thao tác này sẽ mở phong bì như một tài liệu Word thông thường, vì vậy hãy chỉnh sửa nó như bình thường.
Ghi chú: Bạn có thể sử dụng địa chỉ mẫu trong hộp văn bản địa chỉ giao hàng để xem phong bì của bạn trông như thế nào khi được in ra. Để xem trước phong bì của bạn, hãy nhấp vào Xem trước kết quả trong dải băng.
Bước 3: Đặt Nguồn cấp Máy in
Bước tiếp theo là nói với Microsoft Word nguồn cấp dữ liệu máy in của bạn hoạt động như thế nào. Điều này đảm bảo rằng phong bì của bạn sẽ được in chính xác, với tất cả elements trong một tổ chức thích hợp.
Để đặt nguồn cấp cho máy in:
- Nhấp chuột Thư từ > Bao lì xì.
- Lựa chọn Tùy chọn.
- Nhấn vào Tùy chọn in ấn chuyển hướng.
- bên trong Phương thức nguồn cấp dữ liệu cửa sổ, chọn hướng cho cách phong bì của bạn sẽ nạp vào máy in. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn phương pháp mà phong bì giáp mép của khay nạp, vì nó sẽ giúp bạn đặt phong bì vào máy in dễ dàng hơn. Lưu ý rằng địa chỉ gửi và trả hàng sẽ bị lệch nếu phong bì của bạn không được đặt đúng vị trí.
- Lựa chọn Đối mặt hoặc Sấp mặt để xác định cách bạn sẽ tải phong bì lên.
- Nhấp chuột Xoay chiều kim đồng hồ để xoay thiết kế phong bì theo sở thích của bạn.
- Nếu máy in của bạn có nhiều khay nạp, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Nguồn cấp dữ liệu từ để chọn đúng khay.
Bước 4: Bắt đầu trộn thư và liên kết danh sách gửi thư của bạn
Đã đến lúc bắt đầu trộn thư. Điều này sẽ cho phép Microsoft Word tự động thêm tên và địa chỉ từ nguồn dữ liệu danh sách địa chỉ của bạn.
Làm như vậy:
- Trong Word, bấm Thư từ > Bắt đầu kết hợp thư > Bao lì xì.
- Nhấn vào Tùy chọn phong bì chuyển hướng. Kiểm tra kỹ cài đặt của bạn trong Tùy chọn phong bì hộp thoại và thêm địa chỉ trả hàng của bạn. Khi bạn đã thiết lập, hãy nhấp vào OK.
- Nhấp chuột Tập tin > Tiết kiệm để lưu mẫu phong bì của bạn.
- Nhấp chuột Thư từ > Chọn người nhận > Sử dụng một Danh sách hiện có. Nếu bạn chỉ in vào một phong bì, hãy chọn Nhập danh sách mới. Tương tự như vậy, nếu danh bạ của bạn đã được lưu trong Microsoft Outlook dưới dạng danh sách phân phốibạn có thể chọn Chọn từ Liên hệ Outlook.
- Sự lựa chọn của bạn Bảng tính Microsoft Excel và xác nhận sự lựa chọn.
- Nếu bất kỳ địa chỉ nào cần được chỉnh sửa, bạn có thể chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận để thay đổi chúng.
- Nhấp chuột Khối địa chỉ trong dải băng. Cửa sổ này sẽ cho bạn biết khối địa chỉ của bạn sẽ trông như thế nào khi dữ liệu của bạn được chèn vào. Phía bên tay trái chứa danh sách các tùy chọn về cách in tên và địa chỉ.
- Chọn một tùy chọn, sau đó chọn OK.
Bước 5: In phong bì
Nếu mọi thứ đều đúng, đã đến lúc hoàn thành việc phối thư và in địa chỉ lên phong bì của bạn. Làm như vậy:
- Lựa chọn Kết thúc & Hợp nhất, sau đó In tài liệu…
- Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng “Tất cả” được chọn và chọn OK.
- Đảm bảo cài đặt máy in chính xác và phong bì của bạn được căn chỉnh chính xác, sau đó chọn OK lại. Máy in của bạn bây giờ sẽ bắt đầu in phong bì của bạn.
Ghi chú: Word cũng cho phép bạn tạo và in nhãn nếu bạn muốn sử dụng nhãn gửi thư thay vì in trực tiếp trên phong bì. Bạn có thể thêm chi tiết trong hộp thoại nhãn địa chỉ bằng cách nhấp vào gửi thư > Nhãn. Bạn cũng có thể sử dụng kết hợp thư để tạo một số nhãn.
Đừng quên tem
Thật không may, bạn không thể in phong bì chỉ bằng Excel. Tuy nhiên, với sự kết hợp của MS Word và Excel, quá trình in phong bì cực kỳ dễ dàng. Với hướng dẫn này, bạn sẽ có sẵn loạt thư tiếp theo để gửi ngay lập tức. Đừng quên thanh toán cho bưu phí!
