Khi tạo bản trình bày Microsoft PowerPoint, bạn muốn đưa vào nội dung có ý nghĩa với khán giả của mình. Bạn có thể có thêm chi tiết liên quan đến nội dung đó mà bạn muốn cung cấp nhưng không nhất thiết phải hiển thị trong bản trình chiếu. Đây là lúc bạn cần một phụ lục.
Bằng cách thêm phụ lục, bạn có thể cung cấp thông tin bổ sung cho những ai muốn tìm hiểu sâu hơn mà không làm sao lãng mục tiêu chính của bài thuyết trình. Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng và thêm phụ lục trong PowerPoint.
Nội dung bài viết
Phụ lục trình bày là gì?
Tương tự như phụ lục bạn thấy trong sách, bài luận hoặc báo cáo, phụ lục trình bày chứa thông tin bổ sung. Bạn có thể không muốn đưa dữ liệu thô, hình minh họa, đồ thị hoặc danh sách công cụ, sách, bản ghi hoặc trang web vào trong bản trình bày. Thay vào đó, bạn có thể đặt những chi tiết bổ sung như thế này vào phần phụ lục để khán giả xem nếu họ thích.
Dưới đây là những điều cơ bản khi sử dụng phụ lục trong PowerPoint:
- Bạn nên đặt phụ lục trên một slide ở cuối bài thuyết trình, sau slide Tài liệu tham khảo nếu bạn sử dụng slide này.
- Nếu bạn sử dụng nhiều phụ lục, hãy đặt từng phụ lục trên một slide riêng. Ngoài ra, bạn nên dán nhãn cho mỗi phụ lục bằng một chữ cái hoặc số như Phụ lục A, Phụ lục B hoặc Phụ lục 1, Phụ lục 2, v.v.
- Bạn nên sắp xếp các chi tiết trong phụ lục theo thứ tự xuất hiện trong bài thuyết trình. Ví dụ: chi tiết bổ sung cho nội dung trên slide đầu tiên sẽ xuất hiện đầu tiên trong phần phụ lục.
- Bạn có thể tham khảo phụ lục và thậm chí liên kết đến slide của nó trong nội dung bài thuyết trình của mình. Điều này cho phép khán giả của bạn biết rằng họ có thể có được nhiều thông tin hơn.
- Nếu không muốn hiển thị phụ lục trong khi thuyết trình, bạn chỉ cần ẩn slide đi. Với tùy chọn này, bạn có thể cân nhắc việc chia sẻ bản trình chiếu PDF có chứa phụ lục với khán giả của mình.
Cách tạo phụ lục trong PowerPoint
Với tất cả những điều trên, chúng ta hãy xem cách tạo phụ lục trong PowerPoint.
Thêm slide phụ lục
Như đã đề cập, phụ lục phải nằm trên slide riêng ở cuối bản trình chiếu. Mặc dù bạn luôn có thể sắp xếp lại các trang chiếu của mình sau này nhưng bạn chỉ cần đặt trang chiếu vào vị trí cần thiết ngay từ đầu.
Mở trình chiếu PowerPoint của bạn và đi tới slide cuối cùng. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng chế độ xem Bình thường với các hình thu nhỏ ở bên trái. Đi đến Xem và lựa chọn Bình thường.
đi đến Trang chủ hoặc Chèn và chọn mũi tên gắn liền với Trình chiếu mới trong phần Trang trình bày của dải băng. Chọn Tiêu đề và nội dung layout trong menu thả xuống.
Bạn có thể thay đổi layout sau nếu cần, nhưng điều này giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi với trang trình bày phụ lục.
Enter Tiêu đề slide và phụ lục
Sau khi bạn có trang chiếu mới, hãy chọn hộp văn bản Tiêu đề và nhập “Phụ lục” (hoặc “Phụ lục A” hoặc “Phụ lục 1” nếu bạn định sử dụng nhiều hơn một).
Điều này không chỉ đặt tiêu đề cho slide một cách thích hợp mà còn gắn nhãn slide bằng “Phụ lục”. Điều này rất quan trọng nếu bạn quyết định liên kết văn bản trong nội dung của mình với phụ lục (được giải thích bên dưới).
Tiếp theo, bạn sẽ thêm tiêu đề của phụ lục thực tế. Đây có thể là chủ đề về nội dung bao gồm hoặc nội dung nào đó tương tự nhưng đủ mô tả để bạn có thể hiểu ngay lập tức.
Bạn có thể thêm một hộp văn bản riêng cho tiêu đề này thay vì chiếm chỗ trong hộp nội dung. Đi đến Chèn tab và chọn Hộp văn bản hoặc Chữ > Hộp văn bản nếu dải băng của bạn bị cô đặc như hình dưới đây.
Vẽ hộp văn bản rồi nhập văn bản tiêu đề.
Chèn nội dung phụ lục
Bên dưới tiêu đề slide và phụ lục các bạn có thể chèn nội dung. Thêm hình ảnh, văn bản, dấu đầu dòng, biểu đồ, bảng hoặc bất cứ thứ gì bạn cần đưa vào.
Ô nội dung trên Tiêu đề và Nội dung layout cung cấp cho bạn các biểu tượng mà bạn có thể chọn để thêm nhiều loại phương tiện khác nhau. Ví dụ: bạn có thể chọn biểu tượng Chèn bảng hoặc Chèn biểu đồ.
Nếu bạn không thấy biểu tượng cho loại nội dung bạn muốn đưa vào, hãy đi tới Chèn tab để có các tùy chọn bổ sung.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần nhập văn bản vào hộp và định dạng dưới dạng danh sách hoặc bao gồm các siêu liên kết nếu cần.
Định dạng cho Phụ lục
Bạn có thể áp dụng định dạng văn bản cho kiểu, kích thước và màu sắc như cách bạn thực hiện với bất kỳ văn bản nào khác trong bản trình bày của mình. Chọn văn bản và sử dụng các tùy chọn trong phần Phông chữ của Trang chủ tab hoặc thanh công cụ nổi (trên Windows) để thực hiện các điều chỉnh của bạn.
Bạn cũng có thể định dạng hình ảnh, biểu đồ và bảng giống như bất kỳ định dạng nào khác trong bản trình chiếu. Chọn mục và chuyển đến tab tương ứng hiển thị để thực hiện thay đổi. Ví dụ: nếu bạn chọn một bảng, bạn sẽ thấy Thiết kế bảng chuyển hướng.
Liên kết đến Phụ lục trong PowerPoint
Như đã đề cập trước đó, bạn có thể tham khảo phần phụ lục trong nội dung bài thuyết trình của mình. Điều này cho phép khán giả của bạn biết rằng họ có thể tìm thấy thông tin bổ sung về chủ đề đó trong phần phụ lục.
Để mọi việc trở nên dễ dàng hơn nữa, bạn có thể liên kết văn bản trên một slide trực tiếp với slide phụ lục. Điều này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến slide trong bài thuyết trình nếu muốn. Nếu bạn chia sẻ bản trình bày, thao tác này cũng cho phép khán giả của bạn chuyển thẳng đến phần phụ lục.
- Vào slide nơi bạn tham khảo phần phụ lục và chọn đoạn văn bản muốn liên kết. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kéo con trỏ qua (các) từ.
- Hoặc nhấp chuột phải, chọn liên kếtvà chọn Chèn đường dẫn hoặc đi đến Chèn tab, chọn liên kếtvà chọn Chèn đường dẫn.
- Khi hộp Chèn siêu liên kết xuất hiện, hãy chọn Đặt trong tài liệu này ở bên trái và chọn slide có tiêu đề ruột thừa Phía bên phải. Lựa chọn OK để chèn liên kết.
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản của mình được liên kết với trang chiếu phụ lục. Bạn có thể làm tương tự với văn bản bổ sung trong bản trình bày của mình cũng như văn bản khác nếu bạn sử dụng nhiều phụ lục.
Ẩn phụ lục trong khi thuyết trình
Nếu không muốn hiển thị slide phụ lục trong khi thuyết trình, bạn có thể thực hiện một trong hai việc sau.
Đầu tiên, bạn có thể dừng trình chiếu sau slide cuối cùng trước phần phụ lục. Điều này hoạt động tốt nếu bạn đang điều khiển chương trình theo cách thủ công.
Thứ hai, bạn có thể ẩn slide phụ lục. Điều này lý tưởng nếu bạn có bản trình bày tự động phát hoặc chuyển đổi trình chiếu của mình thành video. Để thực hiện việc này, bấm chuột phải vào trang chiếu ở chế độ xem Bình thường hoặc Trình sắp xếp trang chiếu và chọn Ẩn trang trình bày.
Mang đến cho khán giả của bạn thêm điều đó
Với phụ lục trong PowerPoint, bạn có thể đảm bảo rằng khán giả có thêm thông tin nếu họ muốn khám phá thêm chủ đề của bạn mà không làm mất đi mục tiêu chính của bài thuyết trình. Bạn có định thêm phụ lục vào bản trình chiếu PowerPoint tiếp theo của mình không?
