Nếu bạn có email không cần nữa nhưng không nhất thiết muốn xóa, bạn có thể lưu trữ chúng. Trong Microsoft Outlook, bạn có một số cách để lưu trữ email theo cách thủ công hoặc tự động để loại bỏ chúng.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu trữ email trong Outlook trên máy tính để bàn, web và thiết bị di động của bạn. Bất kể bạn sử dụng Outlook nhiều nhất ở đâu, bạn đều có thể dành chỗ cho thư mới.
Nội dung bài viết
Giới thiệu về lưu trữ email trong Outlook
Đối với Microsoft 365, tài khoản Exchange và Outlook trên web, bạn có thư mục Lưu trữ mặc định. Với tài khoản máy chủ trao đổi, chính sách lưu giữ có thể được áp dụng. Đối với tài khoản POP và IMAP, bạn có thể tạo thư mục Lưu trữ.
Bằng cách sử dụng thư mục Lưu trữ, bạn có thể truy xuất bất kỳ email nào bạn chuyển đến đó sau này nếu cần.
Khi bạn di chuyển các mục vào thư mục Lưu trữ bằng nút như được mô tả bên dưới, thao tác này không làm giảm kích thước hộp thư đến của bạn. Nếu lo ngại về dung lượng, bạn có thể tạo Tệp dữ liệu Outlook (.pst) riêng khi sử dụng Windows. Chúng tôi sẽ giải thích bên dưới.
Lưu trữ email Outlook trên Windows
Bạn có thể lưu trữ email theo cách thủ công trong Outlook trên Windows hoặc sử dụng một trong các tính năng Tự lưu trữ có sẵn. Các tính năng lưu trữ tự động này có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn.
Lưu trữ email thủ công trên Windows
Bạn có thể lưu trữ thủ công một hoặc nhiều email theo một số cách khác nhau trên Windows.
Bắt đầu bằng cách chọn (các) email theo một trong những cách sau:
- Đối với một email, chỉ cần chọn nó.
- Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Sự thay đổivà chọn cái cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Điều khiểnvà chọn từng cái bổ sung.
Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Kéo (các) email vào Lưu trữ thư mục.
- Chọn Lưu trữ trong dải băng trên Trang chủ hoặc Tin nhắn chuyển hướng.
- Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.
- Sử dụng của bạn Phím lùi chìa khóa.
Tự động lưu trữ email trên Windows
Trên Windows, bạn có thể tự động lưu trữ các email cũ hơn bằng cách thực hiện dọn dẹp hộp thư hoặc thiết lập Tự động lưu trữ để chạy thường xuyên.
Thực hiện dọn dẹp hộp thư đến
Bạn có thể di chuyển email sang Tệp Dữ liệu Outlook để tiết kiệm dung lượng và dọn dẹp hộp thư của mình chỉ trong một lần.
- Lựa chọn Tài liệu > Thông tin. Sau đó, mở Công cụ thực đơn và chọn Dọn dẹp đồ cũ.
- Chọn hộp thư đến, thư mục và thư mục con của tài khoản email mà bạn muốn thực hiện bảo trì và chọn ngày trong hộp thả xuống bên dưới. Theo tùy chọn, hãy chọn hộp để bao gồm email “Không tự động lưu trữ”.
- Bạn có thể xem đường dẫn tệp để biết vị trí của tệp lưu trữ để có thể dễ dàng truy cập sau này nếu cần. Hãy xem những cách sau để truy cập tệp PST nếu bạn gặp rắc rối.
- Chọn OK để thực hiện việc dọn dẹp.
Thiết lập Tự động lưu trữ
Để tự động lưu trữ các mục theo lịch, bạn có thể thiết lập tùy chọn Tự động lưu trữ.
- Lựa chọn Tài liệu > Tùy chọn. Chọn Trình độ cao ở bên trái và Lưu trữ tự động Settings Phía bên phải.
- Chọn hộp ở trên cùng để biết tần suất bạn muốn chạy Tự lưu trữ và nhập thời gian vào hộp. Theo tùy chọn, bạn có thể đánh dấu vào hộp kiểm để được nhắc trước khi nó chạy.
- Trong phần Trong quá trình Tự lưu trữ, hãy chọn hộp cho Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ và sau đó chọn tuổi của email.
- Sau đó, bạn có thể chọn di chuyển các mục vào Tệp Dữ liệu Outlook hoặc xóa vĩnh viễn các mục đó.
- Theo tùy chọn, hãy chọn nút để áp dụng cài đặt cho tất cả các thư mục của bạn, sau đó OK để hoàn tất việc thiết lập. Chọn OK trong cửa sổ Tùy chọn Outlook để lưu thay đổi của bạn.
Lưu trữ email Outlook trên máy Mac
Bạn có thể lưu trữ email theo cách thủ công và tự động trong Outlook trên Mac, mặc dù hơi khác so với trên Windows.
Lưu trữ email thủ công trên máy Mac
Bạn có thể lưu trữ thủ công một hoặc nhiều email theo một số cách khác nhau trên máy Mac của mình.
Bắt đầu bằng cách chọn (các) email theo một trong những cách sau:
- Đối với một email, chỉ cần chọn nó.
- Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Sự thay đổivà chọn cái cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Yêu cầuvà chọn từng cái bổ sung.
Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Lựa chọn Tin nhắn > Lưu trữ trong thanh menu.
- Chọn Lưu trữ trong dải băng trên Trang chủ chuyển hướng.
- Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.
- Chọn Lưu trữ nút (hộp) ở bên phải trong hộp thư đến.
- Sử dụng phím tắt Kiểm soát + E.
Tự động lưu trữ email trên máy Mac
Mặc dù không có tùy chọn lưu trữ tự động trong Outlook trên Mac nhưng có một giải pháp thay thế có thể phù hợp với bạn. Bạn có thể thiết lập quy tắc để lưu trữ các email cụ thể dựa trên ngày.
- Mở Outlook và chọn Quan điểm > Settings từ thanh menu.
- Chọn Quy tắc trong cửa sổ hiện ra.
- Ở bên trái màn hình tiếp theo, chọn một tài khoản nếu bạn có nhiều tài khoản.
- Ở bên phải, chọn dấu cộng ở phía dưới để thêm quy tắc mới.
- Enter Một Tên quy tắc ở trên cùng.
- Đối với điều kiện, hãy sử dụng hộp thả xuống ở bên trái để chọn loại điều kiện. Bạn có thể chọn Ngày nhận để căn cứ quy tắc của bạn vào ngày. Ở bên phải, nhập phạm vi ngày hoặc chỉ cần sử dụng Trước ngày trường để nhập một ngày trong quá khứ.
Ghi chú: Hãy nhớ rằng khi thời gian trôi qua, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc này để thêm ngày mới.
- Đối với hành động, chọn Di chuyển đến thư mục trong hộp thả xuống đầu tiên và chọn Lưu trữ trong danh sách bên phải.
- Tùy chọn, sử dụng dấu cộng bên cạnh Ngoại trừ nếu đối với email quy tắc nên tránh hoặc chọn hộp bên dưới để bỏ qua các quy tắc khác đáp ứng các điều kiện tương tự.
- Xác nhận rằng Đã bật hộp được chọn và chọn OK để lưu quy tắc của bạn.
Lưu trữ email Outlook trên web
Việc lưu trữ email trong Outlook trên web tương tự như các phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Lưu trữ email thủ công trên web
- Đối với một email, hãy chọn email đó hoặc chọn hộp bên trái.
- Đối với nhóm email liền kề, hãy chọn email đầu tiên, giữ Sự thay đổivà chọn cái cuối cùng trong phạm vi.
- Đối với nhóm email không liền kề, hãy chọn một email, giữ Điều khiển (Windows) hoặc Yêu cầu (Mac) và chọn từng cái bổ sung.
Khi bạn đã chọn (các) email mà bạn muốn lưu trữ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Chọn Lưu trữ trên thanh công cụ trên Trang chủ chuyển hướng.
- Nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ.
- Chọn Lưu trữ nút (hộp) ở bên phải trong hộp thư đến.
Tự động lưu trữ email trên web
Giống như trên Mac, hiện tại không có tính năng Tự lưu trữ trong Outlook trên web. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập quy tắc dựa trên ngày.
- Chọn bánh răng biểu tượng ở trên cùng bên phải và chọn Xem tất cả cài đặt Outlook trong thanh bên xuất hiện.
- Ở ngoài cùng bên trái, chọn Thư và ở bên phải, chọn Quy tắc. Sau đó, chọn Thêm quy tắc mới.
- Đặt tên cho quy tắc của bạn ở trên cùng.
- Dưới Thêm một điều kiệnhãy sử dụng danh sách thả xuống để chọn Trước. Sau đó, thêm ngày vào bên phải.
Ghi chú: Giống như trên Mac, bạn có thể muốn cập nhật quy tắc này sau để thêm ngày mới.
- Dưới Thêm một hành độnghãy sử dụng danh sách thả xuống để chọn Chuyển tới. Sau đó, chọn Lưu trữ rẽ phải.
- Tùy ý chọn Thêm một ngoại lệ đối với các email quy tắc nên tránh và chọn hộp để dừng xử lý thêm quy tắc.
- Để chạy quy tắc ngay lập tức trong hộp thư đến của bạn, hãy đánh dấu hộp kiểm cho Chạy quy tắc ngay bây giờ. Sau đó, chọn Cứu.
Lưu trữ email Outlook trên Android và iPhone
Nếu bạn sử dụng Outlook trên thiết bị Android hoặc iPhone, bạn cũng có thể lưu trữ email ở đó. Tại thời điểm này, không có tính năng Tự lưu trữ nhưng bạn có một số cách để lưu trữ email theo cách thủ công.
Để lưu trữ một email, bạn có thể sử dụng thao tác vuốt. Trượt email từ trái sang phải hoặc ngược lại theo thiết lập của bạn và chọn Lưu trữ biểu tượng. Ngoài ra, hãy mở email và nhấn vào Lưu trữ biểu tượng ở trên cùng.
Để lưu trữ nhiều email trong hộp thư đến của bạn, hãy nhấn và giữ một email và bạn sẽ thấy màn hình lựa chọn. Chọn các email còn lại rồi nhấn vào Lưu trữ biểu tượng ở trên cùng (Android) hoặc dưới cùng (iPhone).
Việc xử lý những email cũ không cần thiết đó thật dễ dàng trong Outlook trên Windows, Mac, web và thiết bị di động của bạn. Bây giờ bạn đã biết cách lưu trữ email trong Outlook, hãy xem các cách khắc phục Outlook không mở được.
