Word có hai tính năng thực sự hữu ích mà hầu như không ai sử dụng: So sánh tài liệu Và Kết hợp tài liệu. Đúng như tên gọi của chúng, các tính năng này cho phép bạn so sánh hai tài liệu Word với nhau hoặc kết hợp cả hai tài liệu lại với nhau.
Vậy khi nào bạn cần sử dụng cái này? Chà, nếu bạn giống tôi, có lẽ bạn đã lưu 20 phiên bản sơ yếu lý lịch khác nhau ở nhiều địa điểm khác nhau trong nhiều năm. Đôi khi tôi sửa đổi sơ yếu lý lịch một chút cho một công ty cụ thể để nhấn mạnh một kỹ năng cụ thể hoặc đôi khi tôi thêm nội dung và chỉ lưu một bản sao mới.
Dù sao đi nữa, thật tuyệt nếu nhanh chóng nhận ra sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch mới nhất của tôi và những sơ yếu lý lịch cũ hơn để xem liệu tôi có nên thêm điều gì vào sơ yếu lý lịch mới nhất hoặc có thể loại bỏ hay không. Trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hai tính năng này để nhanh chóng tìm ra sự khác biệt giữa hai tài liệu và hợp nhất chúng nếu bạn muốn.
So sánh và kết hợp tài liệu
Trong ví dụ của tôi, tôi muốn xem sự khác biệt giữa sơ yếu lý lịch cũ của tôi được viết vào năm 2007 và sơ yếu lý lịch mới nhất được cập nhật vào năm 2013. Để thực hiện việc này, hãy mở Word, nhấp vào nút Ôn tập tab và sau đó bấm vào So sánh.
Điều này sẽ đưa ra So sánh tài liệu hộp thoại nơi bạn cần chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Ở phía dưới, bạn sẽ thấy một loạt cài đặt so sánh mà bạn có thể chọn tất cả. Theo mặc định, nó cũng sẽ hiển thị tất cả các thay đổi trong tài liệu mới, điều này tốt hơn là làm hỏng tài liệu gốc hoặc tài liệu đã sửa đổi của bạn.
Một tài liệu mới sẽ mở ra với một số phần khác nhau: danh sách các bản sửa đổi có thể cuộn ở phía bên trái, tài liệu kết hợp hiển thị tất cả các thay đổi ở giữa và hai tài liệu gốc ở phía bên phải. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần.
Như bạn có thể thấy ở đây, tôi đã xóa một số thứ và chèn một vài dòng văn bản khác. Nếu bạn bấm đúp vào bất kỳ tiêu đề nào (Aseem Kishore Đã chèn hoặc Aseem Kishore Đã xóa), nó sẽ di chuyển con trỏ đến vị trí chính xác đó trong tài liệu.
Ở trung tâm, bạn sẽ thấy những bản sửa đổi này với nhiều màu sắc khác nhau. Theo mặc định, bất kỳ nội dung nào có dấu gạch ngang là nội dung đã bị xóa và bất kỳ nội dung nào có màu đỏ và được gạch chân là nội dung đã được thêm vào tài liệu đã sửa đổi. Bất cứ thứ gì có màu xanh lá cây đều đã được di chuyển xung quanh. Nơi nó được di chuyển sẽ có màu xanh lục gạch ngang kép và nơi nó được di chuyển đến sẽ có màu xanh lục được gạch chân kép như minh họa ở đây:
Cuối cùng, ở phía bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc ở trên cùng và tài liệu đã sửa đổi ở bên dưới. Khi bạn cuộn tài liệu trên cùng, tài liệu dưới cùng sẽ di chuyển theo để chúng được đồng bộ hóa. Tuy nhiên, bạn có thể cuộn phần dưới cùng một cách độc lập với màn hình trên cùng.
Ngoài chế độ xem này, bạn cũng có thể xóa cả tài liệu nguồn khỏi khung bên phải và thay vào đó hiển thị bóng chú thích để dễ dàng xem các thay đổi. Để hiểu ý tôi, hãy tiếp tục và nhấp vào So sánh nhấn lại rồi bật Hiển thị tài liệu nguồn và cuối cùng bấm vào Ẩn tài liệu nguồn.
Bây giờ bấm vào Hiển thị đánh dấu nút dưới Theo dõi và bấm vào Bóng bay và sau đó Hiển thị các bản sửa đổi trong bong bóng.
Ở phía bên phải của tài liệu, bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các bản sửa đổi có dòng xuất phát từ tài liệu. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng xem tất cả các thay đổi hơn nếu bạn có nhiều thay đổi.
Lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn thấy sự khác biệt giữa các tài liệu thì bạn thực sự không phải làm gì khác. Nếu bạn muốn tạo một tài liệu cuối cùng từ hai tài liệu này, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ thay đổi nào và chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu tài liệu mới với tất cả những thay đổi bạn đã thực hiện. Kết hợp tài liệu khá giống với Compare. Nếu bạn chọn Kết hợp, bạn sẽ nhận được hộp thoại tương tự trong đó bạn phải chọn tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.
Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ nhận được điều tương tự layout như trước nơi bạn thấy những thay đổi kết hợp ở giữa. Một lần nữa, văn bản gạch ngang sẽ bị xóa, văn bản gạch chân màu đỏ được thêm vào và văn bản màu xanh lá cây đã được di chuyển. Chỉ cần nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Khi bạn hoàn tất, hãy lưu tài liệu kết hợp mới.
Nhìn chung, những tính năng này thực sự hữu ích khi bạn có nhiều phiên bản của cùng một tài liệu hoặc khi có nhiều người chỉnh sửa một tài liệu Word và cuối cùng bạn có nhiều tài liệu để kết hợp thành một. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng bình luận. Thưởng thức!
