Biểu đồ Gantt là một cách phổ biến để theo dõi các dự án, đặc biệt đối với các nhóm cần lưu ý đến thời hạn của nhiệm vụ. Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt một cách hiệu quả, bạn có thể đảm bảo các nhiệm vụ khác nhau không ảnh hưởng lẫn nhau và thậm chí xác định thời điểm một nhiệm vụ nên kết thúc để nhiệm vụ khác có thể bắt đầu.
Có một số cách để tạo biểu đồ Gantt, nhưng trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một biểu đồ trong một chương trình mà bạn có thể có sẵn: Microsoft Excel. Mặc dù nó có thể không vượt trội hơn phần mềm tùy chỉnh khi quản lý một số lượng lớn nhiệm vụ, nhưng đối với các dự án nhỏ thì đây là một giải pháp thay thế hoàn toàn tốt.
Nội dung bài viết
Cách tạo biểu đồ Gantt trong Microsoft Excel
Điều thú vị khi tạo biểu đồ Gantt trong Excel là bạn có thể đã sở hữu một bản sao của bảng tính và biết cách sử dụng nó. Nếu không, chúng tôi khuyên bạn nên xem hướng dẫn Excel của chúng tôi. Hầu hết các phiên bản mới nhất của Microsoft Excel (chúng tôi đang sử dụng Office Online cho hướng dẫn này, mặc dù bạn cũng có thể tải Office 365 miễn phí) đều có mẫu Gantt đi kèm, vì vậy hãy xem nhanh mẫu đó trước khi chúng tôi chỉ cho bạn cách tạo mẫu của riêng bạn. .
Mẫu Gantt của Microsoft Excel
Trước khi bắt đầu xây dựng biểu đồ từ đầu, xin lưu ý rằng Excel có mẫu Gantt. Nếu bạn đang sử dụng Office Online thì đây là một trong những Workbook có sẵn trên màn hình chính của Excel
Mẫu biểu đồ Gantt khá tốt. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào bảng, sau đó tự động xuất dữ liệu vào biểu đồ thanh đảo ngược. Chúng tôi khuyên bạn nên thử nghiệm nó một chút để xem những gì có thể làm được với biểu đồ Gantt trong Excel. Tuy nhiên, mẫu này hơi thiếu linh hoạt, vì vậy nếu nó không phù hợp với bạn thì bạn sẽ phải xây dựng biểu đồ Gantt của mình từ đầu.
Tạo biểu đồ Gantt của riêng bạn
- Nếu muốn mọi thứ diễn ra chính xác theo cách bạn muốn, bạn cần bắt đầu với một sổ làm việc trống. Để làm như vậy, hãy chọn nút sổ làm việc trống mới từ thanh trên cùng — nó hoàn toàn ở bên trái — và đợi nó tải. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy một bảng tính trống.
- Trước khi có thể tạo biểu đồ Gantt, bạn cần tập hợp một số dữ liệu. Với mục đích minh họa, chúng tôi sẽ giả sử chúng tôi có năm nhiệm vụ và đánh số chúng từ 1 đến 5. Những nhiệm vụ đó sẽ được đưa vào cột A. Trong cột B, hãy thêm một số ngày bắt đầu giả định vào bốn nhiệm vụ — đảm bảo các ô được đặt để chấp nhận ngày. Cuối cùng, trong cột C, đặt thời lượng của từng nhiệm vụ tính bằng ngày.
Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm ngày kết thúc vào cột C, sau đó tự động trừ các ngày đó và hiển thị thời lượng kết quả trong cột D. Tuy nhiên, chỉ nhằm mục đích thiết lập biểu đồ Gantt, ngày bắt đầu và thời lượng là đủ.
- Với ngày tháng đã sẵn sàng, bước tiếp theo là tạo một biểu đồ xếp chồng lên nhau dựa trên ngày bắt đầu nhiệm vụ của chúng tôi. Để làm được điều đó, bạn cần chọn tất cả dữ liệu trong bảng, từ A1 đến C6, sau đó chọn chèn ở đầu trang (đọc tất cả về cách tạo biểu đồ trong Excel).
- Thanh công cụ sẽ thay đổi thành một số tùy chọn đồ thị, bạn cần vào phần tùy chọn đồ họa và nhấn vào mũi tên xuống. Một danh sách dài các tùy chọn sẽ xuất hiện, bên dưới thanh nhặt thanh xếp chồng lên nhau. Đảm bảo không chọn thanh được gọi là thanh xếp chồng 100% vì nó sẽ không hoạt động.
- Microsoft Excel sẽ hoạt động và một biểu đồ mới sẽ xuất hiện ở giữa màn hình. Đây là phần khởi đầu của biểu đồ Gantt của bạn, mặc dù bạn vẫn chưa đạt đến đó.
- Đầu tiên, bạn có thể cần phải thay đổi kích thước cửa sổ (chúng tôi đã thực hiện việc đó trong ví dụ trên), sau đó đổi tên biểu đồ bằng cách nhấp vào tiêu đề biểu đồ hộp. Trong khi bạn ở đó,. Đồng thời xóa chú giải ở cuối biểu đồ – nơi ghi chú ngày bắt đầu Và khoảng thời gian – bằng cách chọn nó và nhấn vào Xóa bỏ phím trên bàn phím của bạn.
- Tiếp theo, bạn cần sắp xếp lại biểu đồ. Hiện tại, nhiệm vụ 5 ở trên cùng và nhiệm vụ 1 ở dưới cùng, và nó cần phải hoàn toàn ngược lại. Để khắc phục điều đó, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên biểu đồ và chọn Định dạng trong hộp thoại xuất hiện.
- Một thanh tác vụ mới sẽ mở ra ở bên phải màn hình của bạn, được gọi là “Biểu đồ”. Từ tất cả các tùy chọn, hãy chọn Trục đứng.
- Trong menu mở ra, hãy chọn hộp bên cạnh cài đặt có nội dung danh mục theo thứ tự ngược lại. Điều đó sẽ đặt nhiệm vụ 1 lên hàng đầu trong bảng xếp hạng.
- Khi thực hiện xong, chỉ còn một bước, đó là xóa phần màu xanh lam — đại diện cho ngày bắt đầu — của thanh khỏi biểu đồ. Suy cho cùng, trong biểu đồ Gantt, bạn chỉ quan tâm đến thời lượng của nhiệm vụ; thanh màu xanh lam đang cản trở bạn.
- Để loại bỏ nó, nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh màu xanh nào. Một hộp định dạng khác sẽ bật lên; nhấp vào nó. Một lần nữa, bạn sẽ mở được khung bên phải. Tuy nhiên, lần này chúng ta cần nhấp vào mục nhập cho Chuỗi bài “Ngày bắt đầu”.
- Trong menu này, nhấp vào mục có nội dung Đổ đầysau đó trên menu màu lớn bật lên, hãy đi xuống phía dưới và chọn Không có điền.
Như vậy, biểu đồ Gantt của bạn đã hoàn tất. Các hộp màu cam (bạn có thể đổi màu chúng bằng lệnh điền nếu muốn) hiển thị khi một tác vụ nhất định đang được thực hiện.
Biểu đồ Gantt trong Excel
Điều đó là đủ để bạn bắt đầu tạo biểu đồ Gantt của riêng mình. Mặc dù các mẫu mà Excel cung cấp — chưa kể đến phần mềm quản lý dự án được thiết kế riêng — có thể là lựa chọn tốt hơn nếu bạn dự định quản lý nhiều tác vụ, nhưng việc sử dụng tùy chọn homebrew như trên có thể tốt hơn nếu bạn đang theo dõi một số lượng nhỏ các tác vụ. nhiệm vụ hoặc muốn thêm một số hương vị dễ dàng cho bài thuyết trình.
