Học cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với nhiều người. Việc lập danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn theo dõi được nhiều việc hàng ngày. Ví dụ: danh sách kiểm tra có thể giúp bạn nhớ những gì cần mang theo khi đi du lịch hoặc các nguyên liệu có sẵn khi nấu một công thức nấu ăn.
Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo bảng tính và có thể gặp khó khăn khi tạo danh sách kiểm tra trong Excel. Bài đăng này sẽ thảo luận cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel, cùng với một số gợi ý về cách tích hợp nó với các tính năng bảng tính khác.
Nội dung bài viết
Cách tạo danh sách kiểm tra trong Excel
Bước đầu tiên trong việc tạo danh sách kiểm tra là lập danh sách các mục hoặc hoạt động cần được xác nhận. Đây là những gì bạn nên làm trên bảng tính Excel:
- Để mở Excel, hãy nhấp vào nút tìm kiếm bên cạnh menu Bắt đầu. Gõ “Excel” và nhấp vào kết quả đầu tiên.
- Trên bảng tính mới, hãy nhập tên của danh sách kiểm tra vào một trong các ô, tốt nhất là ô A1, để bạn dễ dàng biết danh sách đó nói về cái gì.
- Chọn một cột nơi bạn sẽ liệt kê các mục (ví dụ: Cột A). Sau đó, bấm vào ô nơi bạn muốn đặt mục hoặc hoạt động đầu tiên và nhập mục đó.
- Nhập các mục còn lại vào các ô tiếp theo của cột. Tiếp theo, chọn cột nơi bạn sẽ đặt hộp kiểm. Chúng tôi sẽ đặt nó vào cột B trong ví dụ này vì nó nằm cạnh các mục được liệt kê của chúng tôi. Sau đó, tiến hành làm theo hướng dẫn bên dưới.
Cách sử dụng hộp kiểm trong Excel
Dưới đây là cách tạo hộp kiểm trong Excel mà bạn có thể đánh dấu để cho biết mục nhập đã hoàn thành:
- Kiểm tra xem bạn có Nhà phát triển trên thanh công cụ Microsoft Excel. Nếu không, bấm vào Tài liệu.
- Cuộn xuống và nhấp vào Tùy chọn. Sau đó nhấn vào Tuy Biên ruy-băng.
- Đi về phía bên phải của bảng điều khiển và đánh dấu vào ô Nhà phát triển trước khi nhấp vào OK.
- Nhấp vào tab Nhà phát triển.
- Nhấn vào Chèn biểu tượng và bên dưới Kiểm soát biểu mẫulựa chọn Hộp kiểm.
- Chọn ô nơi bạn muốn đặt hộp kiểm, tốt nhất là bên cạnh mục nhập trong danh sách của bạn.
- Bạn có thể thay đổi văn bản trên hộp kiểm bằng cách xóa văn bản hộp kiểm mặc định và nhập một từ hoặc cụm từ hoặc xóa toàn bộ văn bản để chỉ còn lại hộp kiểm.
- Nếu bạn muốn di chuyển hộp kiểm, hãy kéo nó đến vị trí bạn muốn.
- Để sao chép chính xác hộp kiểm ở các ô tiếp theo, hãy nhấp vào hộp kiểm đó. Sau đó, di chuột đến góc dưới bên phải của hộp và kéo xuống dưới (hoặc tới bất kỳ hướng nào bạn muốn đặt hộp kiểm).
Mẹo quan trọng: Khi định dạng hộp kiểm trên một ô, hãy giữ phím Điều khiển phím và nhấn ấn chuột trái để sửa đổi hoặc thay đổi kích thước hình dạng của hộp kiểm thay vì đánh dấu vào nó.
Cách liên kết các ô trong danh sách kiểm tra Excel
1. Nếu bạn muốn kiểm đếm các ô đã đánh dấu, hãy liên kết hộp kiểm với một ô khác.
2. Nhấp chuột phải vào hộp kiểm và chọn Kiểm soát định dạng.
3. Đi đến Điều khiển chuyển hướng. Đi tới Liên kết di động tùy chọn, nhập tên ô bạn muốn liên kết.
Bạn sẽ nhận thấy rằng nếu bạn đánh dấu vào hộp kiểm, ô được liên kết sẽ hiển thị ĐÚNG VẬY.
Bỏ chọn nó sẽ tạo ra SAI.
4. Lặp lại bước 1 và 2 cho các ô khác trong cột phải liên kết.
5. Để biết tóm tắt về số lượng ô đã được đánh dấu, hãy nhấp vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Sau đó gõ =QUẬN(C4:C10,ĐÚNG VẬY). Thay thế C4:C10 với các ô đầu và cuối của dãy ô.
6. Nếu bạn muốn ẩn cột hiển thị giá trị TRUE/FALSE, hãy nhấp vào cột đó (ví dụ: cột C). Tiếp theo, nhấn click chuột phải và chọn Trốn ở cuối menu bật lên.
Sửa đổi danh sách kiểm tra Excel của bạn bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện của bảng tính có thể giúp dữ liệu của bạn nổi bật và làm cho nó trở nên hấp dẫn về mặt hình ảnh.
1. Chọn ô bạn muốn sửa đổi, sau đó nhấp vào Trang chủ chuyển hướng. Đi tới bên phải thanh công cụ và nhấp vào Định dạng có điều kiện.
2. Chọn Quy tắc mới. Nó sẽ hiển thị một số loại quy tắc mà bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa ô đã chọn. Hiện tại, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng.
3. Trong hộp văn bản bên dưới, Chỉnh sửa loại Mô tả quy tắc =$C4. Tiếp theo, chọn Định dạng và sau đó chọn Đổ đầy. Đi đến Màu sắc và thay đổi màu phông chữ của ô (ví dụ: Xanh lục). Lựa chọn OK.
Ghi chú: Đừng quên sửa đổi tên ô. Những gì chúng tôi sử dụng ở đây (C4) chỉ là một ví dụ.
4. Lưu ý rằng khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm liên kết bên cạnh ô, văn bản sẽ chuyển sang màu xanh lục.
5. Lặp lại các bước 1-4 cho các mục còn lại.
Mẹo quan trọng: Nhấn Phím Ctrl + Shift và kéo ô đến nơi bạn muốn sao chép hộp kiểm để tạo ra kết quả dán sao chép tương tự. Phương pháp này cũng sẽ giữ cho các hộp kiểm được căn chỉnh.
Cách tạo danh sách kiểm tra Excel tương tác
Nếu bạn muốn theo dõi tiến trình của mình trong danh sách kiểm tra việc cần làm trong công thức nấu ăn của mình, hãy tích hợp danh sách kiểm tra này vào phần trăm hoàn thành nhiệm vụ. Đây là cách bạn làm điều đó:
- Sử dụng ví dụ chúng tôi hiện có, nhấp vào bất kỳ ô nào bạn muốn hiển thị tiến trình nhiệm vụ (Ví dụ: Ô E7)
- Nhập công thức COUNTIF sau =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE). Công thức này sẽ đếm tổng số mục có hộp kiểm được đánh dấu.
- Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành của tất cả các mục, hãy nhập mục này vào ô bạn muốn hiển thị (Ví dụ: Ô F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100. Lưu ý: đừng quên thay “7” bằng số mục trong danh sách.
Danh sách kiểm tra của bạn có gì?
Tạo danh sách kiểm tra trong Microsoft Excel có thể rất thú vị và giúp bạn hào hứng với hoạt động hoặc mục bạn muốn theo dõi. Cho dù bạn đang lập danh sách hàng tạp hóa hay tạo kho hàng cho cửa hàng của mình, danh sách kiểm tra là một trong những cách tốt nhất để tránh bỏ sót bất kỳ mặt hàng nào. Tiếp theo, tạo danh sách thả xuống trong Excel và giúp nhập dữ liệu thường xuyên sử dụng vào bảng tính dễ dàng hơn.
