Việc truy cập vào dữ liệu về thói quen làm việc của bạn có thể giúp bạn có thêm lợi thế khi cải thiện năng suất. MyAnalytics là nền tảng của Microsoft nhằm cung cấp thông tin chuyên sâu dựa trên dữ liệu về thói quen làm việc của bạn. Nó có thể giúp bạn tập trung và làm việc thông minh hơn.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua trang tổng quan MyAnalytics, nơi bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về mô hình công việc của mình cũng như các mẹo về cách làm việc thông minh hơn mà không vất vả hơn. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng mới mô hình làm việc như dành thời gian mỗi ngày làm việc để tập trung vào công việc quan trọng nhất của bạn.
Nội dung bài viết
Gói MyAnalytics và trình duyệt được hỗ trợ
Bạn sẽ có quyền truy cập vào khác nhau elements của MyAnalytics tùy thuộc vào gói Microsoft Office 365 hoặc Microsoft 365 mà bạn có. Các thành phần có thể bao gồm bảng thông tin MyAnalytics, thông báo email hàng tuần, đề xuất nội tuyến và phần bổ trợ Thông tin chi tiết dành cho Outlook.
Hiện tại, bạn có thể sử dụng các phiên bản mới nhất của Google Chrome, Firefox và Safari để truy cập trang tổng quan MyAnalytics cũng như Internet Explorer phiên bản 10 hoặc 11 hoặc Microsoft Edge.
Trang tổng quan MyAnalytics
Truy cập Bảng thông tin MyAnalytics bằng cách đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn và chọn MyAnalytics từ ngăn kéo ứng dụng. Nếu bạn không thấy MyAnalytics trong danh sách ứng dụng, hãy chọn Tất cả các ứng dụng liên kết.
Trang tổng quan MyAnalytics chính bao gồm bốn phần và hiển thị thông tin về thói quen làm việc của bạn trong bốn tuần trước. Chúng ta sẽ thảo luận về cách mỗi phần cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về năng suất để bạn có thể phản ứng phù hợp và cải thiện năng suất và thậm chí có thể cả sức khỏe tinh thần của mình.
Bạn có thể khám phá từng phần chi tiết hơn bằng cách chọn phần đó trong menu MyAnalytics ở bên trái.
Tập trung
Phần Tập trung trên bảng thông tin cho bạn biết bạn đã có bao nhiêu thời gian ngoài cuộc họp, email, trò chuyện và cuộc gọi để tập trung vào công việc của mình.
Giống như nhiều người, nếu bạn dành thời gian trên lịch Outlook để hoàn thành công việc thì MyAnalytics sẽ tính đó là thời gian có sẵn để tập trung. Nói cách khác, miễn là bạn chưa mời bất kỳ người tham dự nào khác cho cuộc hẹn đó trên lịch của mình thì MyAnalytics biết đó là giờ làm việc. Nếu bạn đánh dấu thời gian là “Vắng mặt” trên lịch Outlook của mình, MyAnalytics sẽ không đưa thời gian đó vào tính toán thời gian bạn phải tập trung.
MyAnalytics nhắc nhở bạn rằng thời gian tập trung rất quan trọng vì “có thể mất tới 23 phút để tập trung lại sau khi chỉ kiểm tra một email hoặc cuộc trò chuyện”.
Tăng thời gian tập trung của bạn
Chọn Dành nhiều thời gian hơn để tập trung liên kết và MyAnalytics sẽ hướng dẫn bạn các bước để sắp xếp thời gian tập trung nhiều hơn vào lịch của bạn. Bạn sẽ được hỏi bạn muốn sắp xếp bao nhiêu thời gian tập trung mỗi ngày và bạn muốn dành thời gian vào thời gian nào trong ngày. Các lựa chọn dao động từ một đến bốn giờ mỗi ngày vào buổi sáng hoặc buổi chiều.
Bạn có thể chọn tắt tiếng thông báo của Microsoft Teams trong thời gian tập trung, điều này được khuyến nghị vì xét cho cùng, thời gian tập trung mà bạn lên lịch sẽ không bị phân tâm.
Nếu bạn chọn tắt tiếng thông báo của Teams trong thời gian tập trung, trạng thái của bạn sẽ thay đổi thành “Đang tập trung” trong thời gian đó và sau đó sẽ trở lại trạng thái trước đó sau khi hết thời gian tập trung theo lịch.
Tuy nhiên, bạn sẽ tiếp tục nhận được thông báo về tin nhắn từ các liên hệ ưu tiên của mình. Chỉ định các liên hệ ưu tiên của bạn bằng cách truy cập Settings trong nhóm và chọn Sự riêng tư > Quản lý quyền truy cập ưu tiên.
MyAnalytics hiển thị thời gian tập trung trung bình hàng tuần của bạn cùng với xu hướng trong 4 tuần để bạn có thể biết liệu thời gian tập trung của mình có tăng lên hay không.
MyAnalytics cũng sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin chi tiết về năng suất và đề xuất về thói quen làm việc của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đọc email mới ngay khi chúng đến hộp thư đến của bạn trong giờ làm việc, MyAnalytics có thể đề xuất bạn chỉ nên kiểm tra hộp thư đến của mình mỗi giờ một lần.
Mạng
Phần Mạng của bảng thông tin MyAnalytics nói về những người bạn làm việc cùng.
Lựa chọn Mạng trong menu bên trái và MyAnalytics sẽ cho bạn biết bạn đã cộng tác với bao nhiêu người trong 4 tuần qua và trong 12 tháng qua. Bạn cũng có thể xem qua các cộng tác viên hàng đầu của mình và sắp xếp họ theo hoạt động, bên ngoài, mới và quan trọng.
Nếu bạn muốn được nhắc nhở về các nhiệm vụ và email chưa đọc từ những người quan trọng, bạn có thể đánh dấu những liên hệ nào của mình là “quan trọng” trên trang này.
sức khỏe
Phần An sinh của MyAnalytics nhằm mục đích giúp bạn ngắt kết nối và nạp lại năng lượng sau công việc.
Đang chọn sức khỏe từ menu MyAnalytics sẽ đưa bạn đến một trang nơi bạn có thể xem số liệu thống kê về tình trạng sức khỏe của mình. Bạn sẽ thấy thông tin về số ngày bạn không làm việc ngoài giờ làm việc thông thường. MyAnalytics gọi thời gian ngoài ngày làm việc là “giờ yên tĩnh”.
Bạn sẽ thấy biểu đồ hình tròn về sự gián đoạn trong số giờ yên tĩnh của mình và loại hoạt động nào là nguyên nhân gây ra những gián đoạn đó. Bạn có thể nghĩ cách bảo vệ thời gian trong ngày làm việc để không phải làm việc khi đáng lẽ bạn phải thư giãn.
Sự hợp tác
Phần MyAnalytics về Cộng tác giúp bạn tìm hiểu xem liệu thời gian bạn dành để làm việc với đồng nghiệp có thể hiệu quả hơn hay không. Nó cho bạn biết bạn dành bao nhiêu thời gian để làm việc với người khác, cho dù đó là trong cuộc họp, cuộc trò chuyện, cuộc gọi hay email.
Bạn sẽ tìm hiểu thêm về thói quen họp của mình, bao gồm số lượng cuộc họp đã được lên lịch vào phút cuối và tỷ lệ phần trăm các cuộc họp trực tuyến mà bạn không đến muộn. MyAnalytics thậm chí có thể cho bạn biết tần suất bạn mở email và trò chuyện trong các cuộc họp trực tuyến.
Bạn cũng có thể xem thông tin về thói quen giao tiếp của mình, chẳng hạn như số lượng email bạn đã gửi và đọc trong bốn tuần qua.
Thông tin này có thể giúp bạn đưa ra quyết định xem liệu bạn có đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả hay không.
Quyền riêng tư và cách chuyển Off Phân tích của tôi
Microsoft nói rằng không ai khác có thể xem dữ liệu của bạn ngoài bạn. Điều đó có nghĩa là cả người quản lý lẫn nhân viên bộ phận CNTT của bạn—ngay cả quản trị viên hệ thống—đều không thể xem thông tin MyAnalytics của bạn, bạn vẫn có thể muốn tắt hoàn toàn MyAnalytics. May mắn thay, việc chọn không tham gia MyAnalytics thực sự rất dễ dàng.
Từ bất kỳ trang MyAnalytics nào, hãy chọn Settings biểu tượng bên cạnh ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải của trang.
Sau đó chọn Settings liên kết trong MyAnalytics. Từ đó, bạn có thể chọn tắt hoàn toàn MyAnalytics, bật hoặc tắt bảng thông tin, đăng ký nhận email thông báo hàng tuần hoặc tải phần bổ trợ Insights Outlook.
Nhìn chung, MyAnalytics của Microsoft có thể cung cấp cho bạn thông tin có giá trị về cách bạn làm việc. Sau đó, bạn có quyền sử dụng thông tin đó để cải thiện hiệu suất và giảm căng thẳng.
