Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực tài chính, kế toán thì chắc hẳn bạn đã biết rằng hầu hết các cơ hội việc làm đều yêu cầu kỹ năng Excel ở trình độ trung cấp hoặc cao cấp. Một số hàm Excel phổ biến nhất trong các vai trò này là Bảng tổng hợp Và VLOOKUP.
Bài viết này sẽ phác thảo những điều cơ bản về bảng tổng hợp. Hãy vào đây nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về VLOOKUP. Ngoài ra, hãy nhớ kiểm tra hàm thay thế cho VLOOKUP, một hàm có tên INDEX-MATCH.
Tạo một bảng tổng hợp trong Excel
Bảng tổng hợp là gì? Nói một cách đơn giản, bảng tổng hợp là một trong những hàm tích hợp mà bạn có thể sử dụng để tạo nhanh bảng tóm tắt dựa trên một tập hợp dữ liệu lớn trong Excel.
Hãy tưởng tượng nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến bán các mẫu điện thoại di động khác nhau với dữ liệu bán hàng như bên dưới. Tải xuống bảng tính mẫu.
Sau khi kinh doanh được khoảng hai tháng, bạn tò mò xem mình bán được nhiều sản phẩm hơn trong tháng đầu tiên hay tháng thứ hai. Bạn cũng muốn biết liệu bạn đã bán được nhiều sản phẩm Apple hay sản phẩm Samsung hơn. Cuối cùng, bạn muốn biết tổng doanh số nhận được trong mỗi tháng.
Bảng tổng hợp là ứng cử viên hoàn hảo để có được bản tóm tắt nhanh chóng mà không cần sử dụng bất kỳ công thức Excel nào, chẳng hạn như đếm hoặc tính tổng. Câu trả lời cho những câu hỏi trên có thể được đưa ra chỉ trong vài giây khi bạn biết cách làm việc với bảng tổng hợp.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để tạo bảng tổng hợp.
BƯỚC 1 – Tạo bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu, sau đó chuyển đến tab trên cùng trong Excel và chọn Chèn -> Bảng tổng hợp .
BƯỚC 2 – Một cửa sổ lựa chọn sẽ xuất hiện và nó sẽ tự động xác định phạm vi đầy đủ của bảng dựa trên ô mà bạn đã nhấp vào trước đó. Trong ví dụ này, chúng tôi đang thêm bảng tổng hợp vào một trang tính mới để dễ nhìn thấy hơn.
BƯỚC 3 – Bấm vào bảng trụ trống được tạo trong trang tính mới. Bạn sẽ nhận thấy một Trường bảng tổng hợp sẽ xuất hiện ở phía bên phải bảng tính của bạn. Đây là nơi bạn kéo và thả để tạo bản tóm tắt nhanh.
BƯỚC 4 – Để biết số lượng điện thoại di động bán ra mỗi tháng, hãy kéo Tháng bán đến HÀNG khu vực và Thương hiệu ĐẾN GIÁ TRỊ khu vực.
Bạn sẽ nhận thấy rằng Bảng tổng hợp sẽ được cập nhật tự động để hiển thị số lượng hàng cho mỗi tháng, cho biết số lượng bán điện thoại di động cho mỗi tháng.
Nếu bạn kéo Người mẫu hoặc Vị trí kho ĐẾN GIÁ TRỊ thay vì Thương hiệunó sẽ tạo ra những con số giống nhau cho mỗi tháng vì nó chỉ đơn giản đề cập đến tổng số hàng trong mỗi tháng Tháng Bán. Có vẻ như chúng tôi đã bán được nhiều điện thoại hơn trong THÁNG MỘT so với THÁNG HAI.
BƯỚC 5 – Để biết liệu cửa hàng của bạn đã bán được nhiều sản phẩm Apple hay Samsung hơn hay không, bạn có thể sử dụng lại cùng một bảng tổng hợp mà không cần tạo bảng mới.
Để thực hiện việc này, bạn có thể xóa lựa chọn mà bạn không cần nữa (bằng cách kéo trường dữ liệu ra khỏi hộp Khu vực và thả nó vào bất cứ đâu trên bảng tính).
Tiếp theo thay thế nó bằng Thương hiệu bên trong HÀNG hộp.
Bảng tổng hợp sẽ được cập nhật ngay lập tức để hiển thị tổng số hàng, được nhóm theo Thương hiệu (tức là Tổng số sản phẩm được bán bởi Thương hiệu cho đến nay). Bạn thực sự đã bán được nhiều hơn Quả táo sản phẩm so với SAMSUNG.
BƯỚC 5 – Cuối cùng, để biết bạn đã nhận được bao nhiêu tiền bán hàng trong mỗi tháng, chúng tôi sẽ sử dụng lại số liệu tương tự Bảng tổng hợp.
Xóa sạch Thương hiệu trường và kéo Tháng bán Quay trở lại HÀNG khu vực. Vì chúng tôi đặc biệt muốn biết tổng doanh số bán hàng, hãy xóa GIÁ TRỊ khu vực và kéo vào Giá bán như hình dưới đây.
Như Giá bán cột trong tập dữ liệu gốc có định dạng số, bảng tổng hợp sẽ tự động tổng hợp Giá bánthay vì đếm số lượng Giá bán hàng. Thì đấy, bạn đã nhận được 7.550 USD trong THÁNG MỘT và 7.100 USD trong THÁNG HAI.
Hãy thử chơi xung quanh và kéo các trường như bên dưới và xem kết quả của bảng tổng hợp là gì.
Đây chỉ là sơ lược về những gì bảng tổng hợp có thể làm, nhưng nó sẽ cung cấp cho bạn sự hiểu biết cơ bản tốt để bắt đầu. Chúc bạn khám phá vui vẻ!
Lời khuyên: Nếu Trường bảng tổng hợp ngăn bên phải bảng tính bị thiếu, hãy thử di chuột qua bảng tổng hợp, nhấp chuột phải và chọn Hiển thị danh sách trường. Điều đó sẽ mang nó trở lại. Thưởng thức!
