Tính năng trộn thư trong Microsoft Word cho phép bạn gửi thư và email được cá nhân hóa mà không cần phải tùy chỉnh từng chữ cái. Bạn có thể chuẩn bị tài liệu theo cách bạn muốn và thêm phần giữ chỗ cho các trường dữ liệu khác nhau mà bạn muốn điền động từ nguồn dữ liệu.
Ví dụ: bạn có thể chuẩn bị một lá thư duy nhất cho tất cả bạn bè của mình hỏi thăm họ thế nào nhưng với khả năng thay đổi tên và thành phố một cách linh hoạt trong thư. Bằng cách này, lá thư chung của bạn gửi cho John sẽ đề cập đến tên và thành phố của anh ấy, đồng thời, lá thư tương tự gửi cho Mike sẽ có tên của Mike và thành phố của anh ấy trên lá thư.
Nội dung bài viết
Tạo danh sách người nhận của bạn trong bảng tính Excel
Bạn sẽ cần thu thập danh sách người nhận và dữ liệu của họ vào một nguồn dữ liệu duy nhất. Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là tạo bảng tính Microsoft Excel và thêm tất cả dữ liệu của người nhận vào đó. Sau đó bạn có thể truy xuất dữ liệu Excel này vào thư trộn thư trong Microsoft Word.
- Sử dụng Trình đơn Bắt đầu tìm kiếm để tìm kiếm và mở Microsoft Excel.
- Nhấn vào Trang chủ ở thanh bên trái và chọn Sổ làm việc trống từ khung bên phải. Thao tác này sẽ tạo một bảng tính trống cho bạn.
- Bắt đầu nhập dữ liệu cho người nhận phối thư của bạn. Đảm bảo sử dụng hàng đầu tiên cho tiêu đề dữ liệu của bạn. Nếu bạn định nhập tên của ai đó, hãy sử dụng Tên làm tiêu đề ở hàng đầu tiên, v.v.
- Trong ví dụ sau, chúng tôi đã tạo một bảng có một số dữ liệu cho bốn người. Chúng tôi sẽ tạo thư trộn thư được cá nhân hóa cho từng người trong Microsoft Word.
- Nhấn vào Tài liệu menu ở trên cùng, chọn Cứu từ thanh bên trái và nhấp vào Duyệt qua cái nút.
- Điều hướng tới màn hình của bạn, nhập tên cho bảng tính Excel của bạn và nhấp vào Cứu để lưu bảng tính vào màn hình của bạn. Điều này sẽ giúp việc tìm kiếm bảng tính của bạn dễ dàng hơn khi bạn sử dụng nó trong Microsoft Word.
- Bạn có thể đóng Microsoft Excel trên máy tính của bạn.
Chuẩn bị tài liệu của bạn trong Microsoft Word
Bạn sẽ cần viết một lá thư chung chung mà bạn muốn gửi cho từng người nhận. Bức thư này phải chứa thông tin chung cho tất cả người nhận. Một số ví dụ bao gồm viết lời chào, hỏi thăm họ thế nào, chia sẻ suy nghĩ của bạn, v.v.
Giữ trống các trường mà bạn muốn thông tin người nhận xuất hiện. Bạn sẽ thêm nó sau khi bắt đầu trộn thư trong Microsoft Word.
- Phóng Phần mềm soạn thảo văn bản từ Trình đơn Bắt đầu trên máy tính của bạn.
- Nhấp chuột Trang chủ ở thanh bên trái và chọn Tài liệu trống từ khung bên phải. Bạn cũng có thể sử dụng một mẫu nếu muốn.
- Một tài liệu trống sẽ mở ra. Viết bức thư bạn muốn gửi cho người nhận.
- Bạn có thể tự do sử dụng bất kỳ màu sắc, định dạng, kiểu phông chữ nào và các mục khác mà bạn muốn. Chúng tôi đã tạo bức thư đơn giản sau đây để gửi cho người nhận. Bức thư sẽ có tên người ở trên cùng và thành phố của họ ở dưới cùng.
- Giữ tài liệu mở khi bạn thực hiện trộn thư trong phần bên dưới.
Tạo thư trộn trong Microsoft Word
Microsoft Word cho phép bạn tạo phối thư bằng cách sử dụng trình hướng dẫn từng bước. Điều này giúp bạn cực kỳ dễ dàng trong việc chọn thư muốn sử dụng, thêm người nhận bạn cần và thay đổi linh hoạt nội dung của thư.
- Trong khi thư của bạn vẫn đang mở trong Word, hãy nhấp vào Gửi thư ở trên cùng, chọn Bắt đầu trộn thư tùy chọn và chọn Trình hướng dẫn phối thư từng bước.
- Một khung mới sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình của bạn. Dưới phần đầu tiên có nói Chọn loại tài liệuchọn Bức thư. Bạn có thể chọn Tin nhắn email nếu bạn muốn gửi thư qua email.
Sau đó nhấn vào Tiếp theo: Bắt đầu tài liệu ở phía dưới để tiếp tục.
- Trên màn hình tiếp theo, Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng tài liệu nào để trộn thư. Nhấn vào Sử dụng tài liệu hiện tại tùy chọn để sử dụng lá thư hiện tại của bạn cho nhiệm vụ.
Nếu thư của bạn nằm trong một tệp Word khác, hãy nhấp vào nút Bắt đầu từ tài liệu hiện có để mở tập tin đó.
Sau đó nhấn vào Tiếp theo: Chọn người nhận ở phía dưới.
- Bên dưới Chọn người nhận phần, chọn Sử dụng danh sách hiện có. Điều này là do bạn đã tạo bảng tính Excel chứa dữ liệu của người nhận.
Bạn có thể chọn Nhập danh sách mới tùy chọn nếu bạn chưa thu thập dữ liệu của người nhận.
Sau đó nhấn vào Duyệt qua để nhập bảng tính Excel của bạn.
- Điều hướng đến màn hình nền của bạn và nhấp đúp vào bảng tính Excel bạn đã tạo trước đó. Thao tác này sẽ mở bảng tính trong Microsoft Word.
- Word sẽ hỏi bạn muốn sử dụng trang tính nào trong bảng tính của mình. Chọn trang tính chứa dữ liệu của bạn, đánh dấu vào Hàng dữ liệu đầu tiên chứa tiêu đề cột tùy chọn và nhấp vào OK.
- Word cho phép bạn chọn những người nhận mà bạn muốn sử dụng để trộn thư nếu bạn không muốn sử dụng tất cả những người có trong danh sách. Đánh dấu vào các hộp dành cho những người mà bạn muốn đưa vào thư của mình.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn tinh chỉnh bên dưới danh sách để sắp xếp và lọc người nhận. Sắp xếp cho phép bạn sắp xếp các bản ghi theo thứ tự tăng dần và giảm dần. Lọc cho phép bạn so sánh các trường và lọc ra những trường bạn không cần.
Cuối cùng, nhấp vào OK ở phía dưới.
- Nhấp chuột Tiếp theo: Viết thư của bạn ở phía dưới.
- Màn hình sau đây cho phép bạn sử dụng các trường dữ liệu trong thư của mình. Để sử dụng tính năng này, hãy đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm trường dữ liệu vào chữ cái và nhấp vào More mặt hàng ở khung bên phải.
- Chọn trường dữ liệu bạn muốn thêm và nhấp vào Chèn ở phía dưới.
- Bạn sẽ muốn thêm tất cả các trường dữ liệu vào thư để thư của bạn có tất cả thông tin cần thiết trong đó. Sau đó nhấn vào Tiếp theo: Xem trước thư của bạn.
- Bạn có thể xem trước các chữ cái sẽ được tạo ra sau quá trình trộn thư. Nhấp vào biểu tượng mũi tên trái và phải để xem thư của từng người nhận.
Sau đó nhấn vào Tiếp theo: Hoàn tất việc hợp nhất.
- Bây giờ bạn có thể nhấp vào In để in những chữ cái được cá nhân hóa này hoặc chọn Chỉnh sửa từng chữ cái để chỉnh sửa những chữ cái này.
Trộn thư thực sự là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời trong Microsoft Word.
Bạn có biết bạn có thể hợp nhất nhiều tài liệu lại với nhau trong Word không? Điều đó sẽ hữu ích nếu bạn đã viết những bức thư được cá nhân hóa của mình và bạn muốn kết hợp chúng thành một tệp duy nhất.
