Microsoft Teams tiếp tục bổ sung các tính năng và cách thức mới để thu hút người tham dự cuộc họp. Đôi khi, khi bạn là diễn giả trong cuộc họp Teams, bạn sẽ muốn cho phép người khác trình bày hoặc trao quyền điều khiển cho người khác trong cuộc họp. Chúng ta sẽ tìm hiểu các cách khác nhau để trình bày và cách trao quyền kiểm soát trong Teams cho người khác.
Thông tin bên dưới áp dụng cho tất cả các cuộc họp Microsoft Teams, bao gồm các phiên họp đột phá và hội thảo trên web. Một số tính năng, như PowerPoint Live, chỉ khả dụng khi sử dụng phiên bản Teams trên máy tính và không thể truy nhập được nếu bạn đang chạy Teams trên trình duyệt web.
Nội dung bài viết
Chia sẻ nội dung trong cuộc họp nhóm
Khi bạn đang tham gia cuộc họp Teams và chọn nút Chia sẻ, bạn có thể chọn chia sẻ nội dung theo nhiều cách khác nhau:
- Chia sẻ màn hình của bạn: Tùy chọn này sẽ cho phép những người tham dự cuộc họp nhìn thấy mọi thứ trên màn hình bạn chọn.
- Chia sẻ một cửa sổ cụ thể: Tùy chọn này sẽ chỉ cho phép người tham dự xem cửa sổ cụ thể mà bạn chọn chia sẻ.
- Tạo bảng trắng: Tùy chọn này sẽ khởi chạy ứng dụng Whiteboard để những người tham dự cuộc họp có thể cộng tác.
- Chia sẻ PowerPoint: Chọn một file PowerPoint cụ thể để trình bày cho người tham dự cuộc họp.
Khi bạn chọn chia sẻ bản trình bày PowerPoint (thay vì chia sẻ cửa sổ cụ thể có chứa PowerPoint), những người tham dự cuộc họp sẽ nhận được một số tính năng bổ sung và bạn cũng vậy.
Khi bạn chia sẻ bản trình bày bằng PowerPoint Live, người tham dự sẽ có thể di chuyển qua các trang trình bày trong bản trình bày của bạn với tốc độ riêng của họ. Đừng lo lắng—những người tham dự cuộc họp sẽ không kiểm soát những gì những người tham dự khác nhìn thấy. Bạn vẫn sẽ kiểm soát được bài thuyết trình của mình. Tuy nhiên, nếu người tham dự muốn bỏ qua một vài trang trình bày phía trước để xem điều gì sắp diễn ra, họ có thể. Khi đã sẵn sàng, sẽ có nút đồng bộ hóa sẽ đồng bộ hóa chúng với người thuyết trình.
Nếu bạn không muốn người tham dự tự mình di chuyển qua bài thuyết trình, bạn có thể tắt tính năng đó bằng cách chọn biểu tượng con mắt trên bảng điều khiển xuất hiện trên bài thuyết trình.
Khi chia sẻ trực tiếp bản trình bày qua PowerPoint, bạn sẽ có thể xem ghi chú, trang trình bày và khán giả trong khi trình bày. Đây là tính năng mà người dùng Teams đang yêu cầu và chúng tôi rất vui khi thấy Microsoft đã lắng nghe.
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào con trỏ laser, bút và bút đánh dấu nhiều màu để hỗ trợ cho bài thuyết trình của mình.
Vai trò trong các cuộc họp nhóm
Trước tiên, hãy tìm hiểu rõ về các vai trò khác nhau có sẵn trong các cuộc họp Nhóm. Người tạo link tham gia cuộc họp là người tổ chức. Người đó có quyền kiểm soát tối cao và có thể làm những việc mà không người tham dự nào khác có thể làm như quản lý phòng họp nhóm.
Người tổ chức có thể chỉ định những người tham dự cuộc họp khác làm người thuyết trình. Chỉ người tổ chức và người thuyết trình mới có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp. Ngoài người tổ chức và diễn giả, những người khác trong cuộc họp đều được gọi là Người dự.
Người tổ chức có thể bố trí người thuyết trình trước cuộc họp hoặc ngay lập tức trong cuộc họp. Để đặt người thuyết trình trước cuộc họp, người tổ chức cuộc họp nên chọn liên kết Tùy chọn cuộc họp trong lời mời lịch cho cuộc họp.
Một trang web sẽ mở ra nơi bạn có thể chọn người có thể trình bày trong cuộc họp.
Nếu bạn chọn Những người cụ thểtiếp theo hãy nhập tên của những người mà bạn muốn làm Diễn giả.
Cách thăng cấp người tham dự thành người thuyết trình trong nhóm
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể dễ dàng thăng chức người tham dự cuộc họp thành người trình bày trong chính cuộc họp.
- Tìm người tham dự trong danh sách người tham gia.
- Chọn More tùy chọn (ba dấu chấm) bên cạnh tên người tham dự.
- Lựa chọn Làm người dẫn chương trình.
Bây giờ người đó sẽ có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp.
Trình bày và Kiểm soát
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa việc trình bày trong cuộc họp Nhóm và kiểm soát nội dung được chia sẻ.
Các ứng dụng như GoToMeeting và Zoom có nhiều cách để người tham dự cuộc họp kiểm soát máy tính của người tham dự khác. Điều này thường xảy ra trong các phiên hỗ trợ từ xa. Cho đến nay, Microsoft Teams vẫn chưa cung cấp chức năng đó. Tuy nhiên, Nhóm cho phép người thuyết trình trao quyền kiểm soát có giới hạn cho người tham dự khác và người tham dự có thể yêu cầu quyền kiểm soát từ người thuyết trình.
Rõ ràng, bạn chỉ nên trao quyền kiểm soát trong Teams cho người mà bạn tin tưởng.
Cách trao quyền kiểm soát trong nhóm
Trong Microsoft Teams, nếu bạn muốn người khác trong cuộc họp chỉnh sửa tệp bạn đang chia sẻ hoặc tiếp quản bản trình bày của mình, bạn có thể trao quyền điều khiển cho người đó. Nó giống như thêm một người trình bày đồng thời thứ hai. Cả hai bạn sẽ có thể kiểm soát những gì đang được chia sẻ. Bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát bất cứ lúc nào bạn muốn.
Bạn chỉ có thể trao quyền điều khiển cho người khác trong cuộc họp Nhóm của mình khi bạn đang trình bày. Di chuột qua nội dung bạn đang chia sẻ để kích hoạt thanh công cụ chia sẻ và chọn Trao quyền kiểm soát.
Từ đó, chọn người bạn muốn trao quyền kiểm soát. Người mà bạn muốn trao quyền điều khiển sẽ nhận được thông báo cho họ biết rằng bạn muốn chia sẻ quyền kiểm soát bài thuyết trình với họ. Khi bạn chia sẻ quyền kiểm soát với người khác, họ sẽ có thể thực hiện chỉnh sửa và các thay đổi khác đối với màn hình được chia sẻ.
Nếu bạn muốn lấy lại quyền kiểm soát từ họ, chỉ cần chọn Hủy kiểm soát cái nút.
Cách yêu cầu quyền kiểm soát trong nhóm
Yêu cầu quyền kiểm soát trong khi ai đó đang trình bày trong Teams cũng hoạt động tương tự. Đơn giản chỉ cần chọn Yêu cầu kiểm soát cái nút. Sau đó, người trình bày có thể chọn Cho phép hoặc Từ chối yêu cầu kiểm soát của bạn.
Khi bạn không muốn điều khiển nữa, bạn có thể chọn Kiểm soát phát hành cái nút.
Thoải mái với Microsoft Teams
Yêu hay ghét nó, có vẻ như Microsoft Teams sẽ không sớm biến mất. Nếu chủ lao động của bạn sử dụng Teams thì bạn nên tìm hiểu một số mẹo và thủ thuật về Teams để cảm thấy thoải mái hơn với tất cả các tính năng của Teams.
Bạn có thể đọc về một số cách để thực hiện cuộc thăm dò ý kiến trong cuộc họp Nhóm hoặc tìm hiểu cách che giấu sự lộn xộn của mình bằng cách thay đổi nền trong Nhóm.
