Có nhiều lợi ích khi sử dụng Outlook làm ứng dụng email chính của bạn. Một trong số đó là khả năng thu hồi email trong Outlook. Nếu bạn đã gửi email cho ai đó và sau đó nhận ra rằng mình đã quên đưa nội dung nào đó vào đó, bạn có thể thu hồi email, thêm nội dung cần thiết và gửi lại.
Quá trình thu hồi email trong Outlook này có một số điều kiện nhất định mà bạn phải đáp ứng. Hầu hết, những điều kiện này dành cho người nhận vì đây là hộp thư đến của họ, nơi email sẽ bị xóa.
Nội dung bài viết
Điều kiện để thu hồi email trong Outlook là gì?
Để khôi phục email đã gửi của bạn, bạn phải đáp ứng các yêu cầu sau để thu hồi email trong Outlook.
- Cả bạn và người nhận đều phải sử dụng tài khoản email Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange.
- Cả hai bạn phải ở cùng một tổ chức.
- Người nhận chắc chắn chưa mở email của bạn.
- Email đã gửi của bạn không được kích hoạt bất kỳ bộ lọc hoặc quy tắc nào trong Outlook của người nhận.
- Người nhận phải đang sử dụng Outlook chứ không phải bất kỳ ứng dụng email nào khác.
- Người nhận phải mở Outlook trên máy tính của họ khi bạn gọi lại email.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng Outlook sẽ cho người nhận biết người gửi đã thu hồi email của họ.
Cách thu hồi một email trong Outlook
Khi bạn gọi lại một email trong Outlook, bạn có thể xóa bản sao email của mình khỏi hộp thư đến của người nhận hoặc bạn có thể cập nhật bản sao bằng cách viết lại email của mình. Bạn sẽ thấy cách thực hiện cả hai bên dưới.
- Khởi động Quan điểm ứng dụng trên máy tính của bạn.
- Chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào thư mục có nội dung Gửi mail. Nó sẽ liệt kê tất cả các email bạn đã gửi từ Outlook.
- Tìm email bạn muốn thu hồi ở khung bên phải. Nhấp đúp vào email để mở nó trong cửa sổ độc lập của chính nó.
- Bấm vào Tin nhắn ở trên cùng để xem các hành động bạn có thể thực hiện trên email của mình.
- Trên màn hình tiếp theo, bên dưới Di chuyển phần, hãy nhấp vào biểu tượng email và chọn tùy chọn có nội dung Thu hồi tin nhắn này.
- Bạn sẽ nhận được lời nhắc hỏi bạn muốn thu hồi email này như thế nào. Nếu bạn chỉ muốn nhớ lại email, hãy chọn tùy chọn có nội dung Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này và bấm vào OK ở phía dưới.
- Nếu bạn muốn thu hồi email của mình và đặt phiên bản cập nhật của email vào hộp thư đến của người nhận, hãy chọn Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới tùy chọn và bấm vào OK.
- Đánh dấu vào ô có nội dung Cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận. Bằng cách này, bạn sẽ biết liệu yêu cầu thu hồi của mình có thành công hay không.
- Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai cho phép bạn gửi email cập nhật đến người nhận, cửa sổ soạn email sẽ mở trên màn hình của bạn.
- Sửa đổi nội dung email của bạn như bạn muốn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi nút để gửi email của bạn.
Điều gì xảy ra khi bạn nhớ lại một email trong Outlook
Khi bạn gửi yêu cầu thu hồi email, nhiều điều có thể xảy ra tùy theo trường hợp của bạn. Sau đây là một số tình huống chung và điều gì xảy ra trong các tình huống đó khi bạn gọi lại một email trong Outlook.
Khi người nhận chưa đọc email gốc của bạn
Nếu người nhận chưa mở email gốc của bạn thì email đó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Outlook sau đó sẽ thông báo cho họ rằng người gửi email đã yêu cầu xóa email.
Khi người nhận đã đọc email gốc
Nếu người nhận đã đọc email gốc của bạn trước khi bạn gửi yêu cầu thu hồi, họ sẽ có thể xem cả email cũ cũng như email cập nhật mà bạn đã gửi cho họ.
Khi người nhận đã đọc email bị thu hồi trước
Nếu người nhận đã đọc email bạn thu hồi trước thì email gốc của bạn sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Outlook sẽ cho họ biết rằng bạn đã yêu cầu xóa email gốc.
Làm thế nào để tránh phải nhớ lại một email trong Outlook
Không ai thích nhớ lại email của mình nhưng một số tình huống nhất định yêu cầu bạn phải làm điều đó. Có một số điều bạn có thể làm để tránh điều này xảy ra và một trong số đó là trì hoãn email của bạn.
Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi email và bạn có thể chỉ định thời gian trì hoãn theo cách thủ công. Bằng cách này, khi bạn nhấn vào đó Gửi nút, email của bạn sẽ đợi thời gian trễ do bạn chỉ định trước khi chúng thực sự được gửi đi.
Điều này giúp bạn có thời gian để suy nghĩ lại về email của mình trước khi chúng đến hộp thư đến của người nhận. Bạn có thể thiết lập tính năng này như sau trong Outlook.
- Phóng Quan điểm trên máy tính của bạn và nhấp vào Tài liệu tab ở trên cùng.
- Lựa chọn Thông tin từ thanh bên trái và nhấp vào Quản lý quy tắc & cảnh báo ở khung bên phải.
- Bấm vào Quy tắc email tab ở trên cùng và chọn Quy tắc mới để tạo quy tắc mới cho email của bạn.
- Chọn Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi va đanh Kế tiếp.
- Đừng đánh dấu bất cứ điều gì và nhấn Kế tiếp.
- Đánh Đúng trong lời nhắc trên màn hình của bạn.
- Đánh dấu vào tùy chọn có nội dung trì hoãn việc giao hàng vài phút.
- Bấm vào một số để chỉnh sửa thời gian trễ.
- Enter thời gian (tính bằng phút) bạn muốn email của mình bị trì hoãn. Bạn được phép có tối đa 120 phút. Sau đó bấm vào OK.
- Bấm vào Kế tiếp.
- Bấm vào Kế tiếp lại.
- Enter tên cho quy tắc của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tên có ý nghĩa để sau này bạn biết chính xác quy tắc đó dùng để làm gì.
Đánh dấu vào ô có nội dung Bật quy tắc này.
Sau đó bấm vào Hoàn thành ở phía dưới.
- Bấm vào Áp dụng để đưa quy tắc của bạn có hiệu lực.
Hãy nhớ rằng Outlook phải được mở khi đến lúc email của bạn thực sự được gửi. Nếu nó bị đóng, Outlook sẽ thử gửi lại email khi bạn mở nó.
Bạn đã bao giờ phải thu hồi email trong Outlook trên máy tính chưa? Phương pháp trên có giúp bạn lấy lại thành công các email đã gửi không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.
