Có nhiều cách để tìm kiếm trong Excel. Các tùy chọn đầu tiên là nếu bạn có một bảng tính dữ liệu lớn và cần tìm một phần dữ liệu cụ thể trong một ô hoặc một nhóm ô.
Bộ tùy chọn thứ hai bao gồm sử dụng các hàm tìm kiếm như VLOOKUP hoặc HLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu trên một trang tính và xuất kết quả ở vị trí ô thứ hai hoặc trong một trang tính khác.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tất cả các cách có thể để tìm kiếm trong Excel để bạn có thể chọn một cách phù hợp với tình huống của mình.
Nội dung bài viết
Sử dụng Tìm trong Excel
Với Excel mở cho bảng tính của bạn với dữ liệu, bạn có thể tìm thấy bất kỳ thứ gì trên bảng tính bằng cách sử dụng tìm kiếm từ đơn giản hoặc sử dụng các ký tự đại diện đặc biệt.
1. Chọn Home thực đơn. Trong nhóm Chỉnh sửa trong ruy-băng, hãy chọn Find & Select sau đó chọn Find.
Bạn sẽ thấy một cửa sổ Tìm và Thay thế đơn giản, nhưng bạn có thể xem tất cả các tùy chọn nâng cao bằng cách chọn Options.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau để tinh chỉnh tìm kiếm của mình:
- Find what: Nhập văn bản hoặc số bạn muốn tìm
- Format: Chọn nút này để chỉ tìm kiếm văn bản có định dạng bạn xác định trong cửa sổ Tìm Định dạng
- Within: Lựa chọn Sheet hoặc Workbook để tìm kiếm bên trong trang tính hiện tại hoặc trên toàn bộ sổ làm việc
- Search: Lựa chọn By Rows hoặc By Columns để tiến hành tìm kiếm một hàng tại một thời điểm hoặc một cột tại một thời điểm (và dừng trên hàng hoặc cột đó khi tìm thấy kết quả).
- Look in: Bạn có thể đào sâu tìm kiếm của mình đến các khu vực khác trong bảng tính của bạn bằng cách yêu cầu tìm kiếm xem trong Formulas, Values, Notes hoặc Comments
- Match case: Điều này sẽ tiến hành tìm kiếm bằng cách sử dụng đối sánh văn bản phân biệt chữ hoa chữ thường
- Match entire cell contents: Thao tác này sẽ tìm kiếm các ô chỉ chứa văn bản bạn nhập và không có gì khác
Nếu bạn chọn Find Next, bạn sẽ thấy từng sự cố trong bảng tính nơi văn bản được tìm thấy được đánh dấu. Chọn lại nút để chuyển sang kết quả tiếp theo. Nếu bạn muốn xem tất cả chúng cùng một lúc, chỉ cần chọn Find All.
Điều này hiển thị tất cả các kết quả, cùng với trang tính và số ô nơi chúng được tìm thấy, trong danh sách ở cuối cửa sổ. Chỉ cần chọn bất kỳ một trong số chúng để xem ô đó trong trang tính.
Ký tự đại diện tìm kiếm trong Excel
Khi bạn nhập các ký tự tìm kiếm vào trường Tìm gì, điều quan trọng là bạn phải hiểu cách hoạt động của các ký tự đại diện. Những điều này cho phép bạn tùy chỉnh tìm kiếm nâng cao hơn để bạn có thể tìm kiếm trong Excel và tìm thấy chính xác những gì bạn đang tìm kiếm trong trang tính.
- Question mark (?): Thay thế bất kỳ ký tự hoặc số đơn lẻ nào. Ví dụ, gõ c?t để tìm bất kỳ từ có ba chữ cái nào bắt đầu bằng c và kết thúc bằng t như cat, cut, hoặc cot.
- Asterisk (*): Thay thế các bộ phận của từ. Ví dụ, gõ c*t
- Tilde (~): Sử dụng ký tự này để ghi đè các ký tự đặc biệt ở trên. Ví dụ: nếu bạn thực sự muốn tìm từ “user?” (kể cả dấu chấm hỏi) bạn có thể gõ user~? và điều này sẽ ghi đè đặc biệt? để thực sự thực hiện tìm kiếm bao gồm cả dấu hỏi.
và điều này sẽ ghi đè đặc biệt? để thực sự thực hiện tìm kiếm bao gồm cả dấu hỏi.
Trong cùng một cửa sổ Tìm và Thay thế, nếu bạn chọn tab Replace, bạn sẽ thấy các tùy chọn bổ sung cho phép bạn không chỉ tìm văn bản hoặc số trong bảng tính của mình mà còn có thể thay thế chúng bằng văn bản hoặc số khác.
Bạn cũng có thể mở cửa sổ này tại Replace tab bằng cách chọn Home menu, chọn Find & Replace từ nhóm Editing trong ribbon, và sau đó chọn Replace . Cũng giống như trong phần trước, bạn sẽ cần chọn Options để xem tất cả các tính năng tìm kiếm nâng cao.
Tất cả các tính năng tìm kiếm nâng cao hoạt động giống như chúng hoạt động trong tab Tìm. Sự khác biệt duy nhất là bây giờ bạn sẽ thấy trường Replace with.
Cách trường này hoạt động là bạn nhập văn bản hoặc số bạn muốn thay thế văn bản bạn đã nhập vào trường Find what bằng. Sau đó, bạn làm theo các bước bên dưới để tìm kiếm và thay thế tất cả các trường hợp của những gì bạn đang tìm kiếm.
- Chọn Find Next để đánh dấu vị trí đầu tiên với văn bản hoặc số bạn đang tìm kiếm.
- Chọn Replace để thay thế phiên bản đó. Nếu bạn đã tìm thấy một cái mà bạn không muốn thay thế, chỉ cần chọn Find Next để tiếp tục.
- Tiếp tục chạy qua Find Next và Replace cho đến khi tất cả các bản sao của nội dung bạn tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế.
Nếu rất can đảm, bạn có thể chọn Replace All thay vì thực hiện từng bước bằng quy trình trên. Tuy nhiên, nếu có bất kỳ trường hợp nào mà từ hoặc số bạn đang tìm kiếm là một phần văn bản trong ô bạn không muốn thay thế, bạn có thể có nguy cơ mất dữ liệu mà bạn không muốn thay thế.
Sử dụng các hàm để tìm kiếm trong Excel
Ngoài ra còn có rất nhiều hàm hữu ích trong Excel cho phép bạn tìm kiếm cột, hàng hoặc bảng để tìm thông tin và trả về thông tin liên quan.
Sau đây là một vài ví dụ về các hàm phổ biến nhất mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm trong Excel.
- VLookup : Tìm kiếm dữ liệu trong một cột của bảng để trả về giá trị của một cột khác trong cùng một hàng.
- Index-Match: Hoạt động giống như VLookup, nhưng dữ liệu tìm kiếm không nhất thiết phải là cột ngoài cùng bên trái trong bảng tìm kiếm.
- Filters: Bạn có thể sử dụng bộ lọc để lọc ra dữ liệu bạn không quan tâm và chỉ hiển thị dữ liệu bạn đang tìm kiếm.
- Find Matching Values: Có nhiều hàm trong excel cho phép bạn tìm các giá trị trùng lặp trong Excel, như Chính xác và Khớp.
Tìm kiếm dữ liệu trong Excel không cần phải phức tạp. Nếu bạn biết mình đang tìm kiếm gì và bạn muốn làm gì với dữ liệu, có một tùy chọn có sẵn để thực hiện tìm kiếm.
