Hai trong số các chức năng chính của Excel là cho phép bạn thao tác và xem dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau và một trong những công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ hơn của chương trình để thực hiện việc đó là Loại chức năng.
Cho dù đó là sắp xếp tăng dần/giảm dần đơn giản, sắp xếp theo nhiều biến để hiển thị dữ liệu theo nhóm hay để duy trì tính toàn vẹn của hàng hay sắp xếp chữ và số đơn giản để giữ cho dữ liệu dạng bảng của bạn có trật tự, sắp xếp dữ liệu trong Excel là một kỹ năng cần thiết.
Rất ít chương trình phù hợp hơn để sắp xếp dữ liệu dạng bảng hơn Excel và việc sắp xếp của bạn có thể chạy từ đơn giản và tương đối không phức tạp đến rất phức tạp. Mặc dù khả năng sắp xếp của Excel—những gì bạn có thể làm với tập dữ liệu phù hợp và một chút kiến thức về hoạt động bên trong của chương trình—thực sự mạnh mẽ và chuyên sâu, mẹo công nghệ ngày nay tập trung vào hai loại sắp xếp cơ bản, như sau:
- Sắp xếp dữ liệu trên một cột
- Sắp xếp dữ liệu trên nhiều columns
Tất nhiên, bảng tính được tạo thành từ columns và các hàng ô hoặc dữ liệu dạng bảng, trong đó mỗi cột bao gồm sự phân chia logic các sự kiện, số liệu hoặc bất kỳ chi tiết nào khác theo danh mục, chẳng hạn như tên, địa chỉ, tiền tệ, số bộ phận, v.v.—tùy thuộc vào loại của bảng tính. Mặt khác, các hàng hiển thị người, đồ vật hoặc hình ảnh cạnh nhau hoặc trong cùng một trường hợp hoặc sự kiện.
Tùy thuộc vào loại bảng tính và dữ liệu chứa trong đó, chẳng hạn như danh sách dạng bảng gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và dữ liệu thích hợp khác, các hàng thường giống với các bản ghi cơ sở dữ liệu.
Khi bạn sắp xếp các hàng dữ liệu, mỗi hàng phải duy trì tính toàn vẹn của nó mà không vô tình di chuyển dữ liệu từ hàng này sang hàng khác, như bạn sẽ thấy ở phần dưới, đây là nơi sắp xếp dữ liệu trên nhiều hàng. columns có ích.
Sắp xếp trên một trường duy nhất
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong bảng tính theo hàng và bạn có thể sắp xếp các ô trong bản ghi theo columns. Tất nhiên, bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần. Theo mặc định, tăng dần/theo thứ tự chữ và số, chương trình sắp xếp văn bản từ MỘT ĐẾN Z và các số từ nhỏ đến lớn. Tất nhiên, việc sắp xếp theo thứ tự giảm dần sẽ đảo ngược thứ tự cũ hơn so với Z ĐẾN MỘThoặc sao cho số lớn hơn bắt đầu ở trên cùng.
Giống như nhiều hàm trong Excel, có một số cách để thực hiện sắp xếp đơn giản; Tuy nhiên, mọi thứ bạn cần cho kiểu sắp xếp này đều nằm trên menu thả xuống bằng nút chuột phải, như minh họa bên dưới.
- Nhấp chuột phải vào trường trong cột mà bạn muốn sắp xếp bảng tính để mở menu bật lên.
- Cuộn xuống và di con trỏ qua Loại
để mở menu thả xuống. - Nhấp chuột Sắp xếp từ A đến Z để tăng dần hoặc Sắp xếp Z đến A giảm dần (Lưu ý rằng Excel không bao gồm dữ liệu trong các ô ở hàng 1 khi sắp xếp; chương trình giả định rằng hàng này chứa nhãn cột hoặc tiêu đề của bạn.).
Cách sắp xếp đơn giản này phù hợp với nhiều loại dữ liệu, ngoại trừ khi các hàng và columns có dữ liệu giống nhau hoặc trùng lặp. Trong những trường hợp này, bạn phải sắp xếp theo hai hoặc nhiều columnssắp tới tiếp theo.
Sắp xếp bản ghi trên nhiều trường
Tùy thuộc vào độ phức tạp của dữ liệu, bạn có thể cần sắp xếp trên nhiều cột. Có lẽ ví dụ tốt nhất là sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái theo họ. Giả sử dữ liệu của bạn có một số người có cùng họ. Trong những trường hợp này, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng Linda Johnson đến trước Lydia Johnson và Cherri Anderson xếp sau Charles Anderson…Bạn hiểu ý rồi.
Bạn có thể thiết lập tìm kiếm tùy chỉnh với nhiều tiêu chí từ hộp thoại Sắp xếp, như thế này.
- Bấm vào một ô trong cột dữ liệu đầu tiên bạn muốn sắp xếp.
- Nhấp chuột Dữ liệu ngay bên dưới thanh tiêu đề để mở dải băng Dữ liệu. (Dĩ nhiên, dải băng là hàng các tab theo ngữ cảnh ở phía trên cùng của cửa sổ ứng dụng.)
- bên trong Sắp xếp & Lọc phần, nhấp vào Loại để mở hộp thoại Sắp xếp.
- Nhấn vào Sắp xếp theo thả xuống và chọn tên cột đầu tiên để sắp xếp. (Lưu ý rằng Excel hiển thị nội dung ở hàng 1 của cột, trong trường hợp này chứa nhãn cột. Bạn có thể tắt tùy chọn này bằng cách bỏ chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề hộp kiểm.)
- Nhấp chuột Thêm cấp độ để thêm một cột khác vào thứ tự sắp xếp.
- Nhấn vào Sau đó bởi thả xuống và chọn cột tiếp theo để sắp xếp.
- Lặp lại Bước 6 và 7 khi cần thiết để định cấu hình các tham số sắp xếp của bạn.
Nhấp vào xung quanh hộp thoại Sắp xếp sẽ hiển thị một số tùy chọn khác nhau để sửa đổi các loại của bạn, mặc dù một số tùy chọn trong số đó, trừ khi bạn biết chính xác mỗi tùy chọn ảnh hưởng đến việc sắp xếp của bạn như thế nào, rất có thể sẽ tạo ra các kết quả không mong muốn.
- Nhấp chuột OK.
- Nếu bạn nhận được hộp thoại Cảnh báo sắp xếp, hãy chọn Mở rộng sự lựa chọn rồi bấm vào Loại.
Ngoài ra, khi bạn chọn một cột, Excel sẽ phân tích nội dung của các ô trong cột đó và đưa ra những dự đoán có căn cứ về giá trị nào sẽ được điền vào trong cột đó. Sắp xếp Và Đặt hàng lĩnh vực. Trừ khi bạn có lý do cụ thể (và hợp lý) để thay đổi những điều này, còn không thì đừng. (Tất nhiên trừ khi bạn đang thử nghiệm. Tôi luôn khuyến khích điều đó—và tính năng Hoàn tác của Excel hoạt động rất tuyệt vời.)
Như tôi chắc chắn bạn có thể tưởng tượng, đây chỉ là bước khởi đầu về cách bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong Excel. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là trừ khi bạn cẩn thận, việc sử dụng sai tham số có thể đặt dữ liệu của bạn cạnh nhau và thay đổi hoàn toàn vị trí của dữ liệu đó trong bảng tính. Sắp xếp là nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập. Tin tốt là tính năng Hoàn tác cũng nhanh chóng. Đừng ngại Hoàn tác và thử lại. Và một lần nữa.
