Sau khi học cách thiết lập và sử dụng Zoom, bạn có thể cảm thấy mình đã sẵn sàng cho cuộc họp trực tuyến lớn đầu tiên. Tuy nhiên, một người dẫn chương trình giỏi biết rằng một bản trình bày Zoom thành công đòi hỏi rất nhiều sự chuẩn bị, cũng như tuân theo một số quy tắc.
Nếu bạn đang muốn hoàn thành cuộc họp lớn tiếp theo của mình trong Zoom, thì đây là một số mẹo mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn trở thành một người thuyết trình tự tin và hấp dẫn.
Nội dung bài viết
Kiểm tra thiết bị của bạn
Điều đầu tiên cần làm để tránh trục trặc trong quá trình trình bày Zoom là kiểm tra thiết bị của bạn. Bạn có thể thực hiện nhiều bài kiểm tra khác nhau để kiểm tra xem webcam của mình có hoạt động hay không cũng như các bản sửa lỗi mà bạn có thể thực hiện nếu micrô của bạn dường như không hoạt động bình thường.
Sau khi kiểm tra webcam, hãy đảm bảo rằng bạn đặt nó sao cho mọi người có thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn thay vì chỉ trán hoặc vai của bạn. Để làm điều đó, trước tiên hãy quyết định xem bạn đang thuyết trình ở tư thế đứng hay ngồi, sau đó điều chỉnh mức máy ảnh của bạn.
Một số điều quan trọng khác cần kiểm tra bao gồm pin máy tính xách tay của bạn. Cắm nó vào nếu bạn không chắc chắn rằng pin sẽ sử dụng được trong toàn bộ thời lượng của bài thuyết trình của bạn. Đồng thời kiểm tra kết nối internet của bạn. Video hoặc âm thanh bị trễ sẽ khiến người tham gia khó tập trung hơn.
Ăn mặc để gây ấn tượng
Khi bạn đã hoàn thành về mặt kỹ thuật của mọi thứ, hãy nhìn nhận lại bản thân và môi trường của bạn một cách nghiêm túc. Nếu bạn định bật video của mình, có thể là khôn ngoan khi thay đổi PJ của bạn ngay cả khi bạn đang ở nhà. Mặc đẹp sẽ giúp bạn tự tin hơn và tạo cho bạn động lực thích hợp.
Nếu không hài lòng với môi trường xung quanh, bạn luôn có thể sử dụng tính năng nền ảo tuyệt vời của Zoom và đảm bảo rằng không có gì phía sau hoặc xung quanh bạn có thể khiến người tham dự bị phân tâm khỏi bản trình bày Zoom của bạn.
Tập dượt trước bài thuyết trình của bạn
Ngay cả khi bạn là một diễn giả tự tin trước đám đông, thì việc luyện tập một vài khoảnh khắc quan trọng của bài thuyết trình cũng không bao giờ là vấn đề. Không thể dự đoán mọi vấn đề có thể phát sinh, đặc biệt là với các bản trình bày Zoom, vì vậy có thể khó ứng biến ngay nếu bạn chưa luyện tập trước toàn bộ.
Một ý tưởng hay là thực hiện một bài thuyết trình demo ở nhà với một thành viên trong gia đình hoặc với một người bạn qua internet. Nó sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì mong đợi từ cuộc họp trong tương lai của bạn và loại thách thức bạn cần vượt qua trước khi thực hiện bài thuyết trình của mình.
Xoay Off Thông báo tham gia cuộc họp
Một cách để giảm thiểu sự phiền nhiễu trong cuộc họp Thu phóng của bạn là tắt thông báo nhập cảnh cho người tham dự. Không phải ai cũng xuất hiện đúng giờ và tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, việc nghe thấy tiếng chuông đó và nhìn thấy thông báo cho mọi mục nhập mới bật lên có thể không chỉ làm gián đoạn quá trình trình bày của bạn mà còn làm phiền bạn.
Để tắt các thông báo này, hãy chuyển đến tài khoản Zoom của bạn Settings > Gặp gỡ > Đang họp và chuyển đổi Thông báo bằng âm thanh khi ai đó tham gia hoặc rời đi thiết lập ra.
Nhờ ai đó giám sát phòng chờ
Zoom có Phòng chờ, nơi mọi người tham gia tập hợp trước khi bước vào cuộc họp. Đó là một chiến lược hiệu quả để tránh những người ngẫu nhiên tham gia và làm hỏng bài thuyết trình của bạn. Nhược điểm của hệ thống này là bạn phải phê duyệt thủ công mọi yêu cầu từ Phòng chờ. Nếu ai đó đến muộn hoặc cố gắng tham gia lại cuộc họp sau khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể không nhận thấy thông báo và khiến người đó bị mắc kẹt trong tình trạng lấp lửng Zoom cá nhân của họ.
Để tránh điều đó, bạn có thể yêu cầu một trong các đồng nghiệp của mình xem cửa sổ Người tham gia để cho phép những người tham dự khác vào từ Phòng chờ.
Tìm hiểu các phím tắt thu phóng cơ bản
Học các phím tắt hữu ích nhất trong Zoom có thể giúp bạn vượt qua bài thuyết trình của mình và trở thành người dẫn chương trình chuyên nghiệp. Thêm vào đó, một số trong số chúng sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề không mong muốn và tiết kiệm thời gian trong quá trình thuyết trình của bạn. Dưới đây là một số phím tắt Zoom cần thiết nhất mà bạn cần biết.
- Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + M (dành cho Mac)
Phím tắt này sẽ tắt tiếng mọi người cùng một lúc ngoại trừ máy chủ lưu trữ (bạn).
- Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + U (dành cho Mac)
Điều này sẽ hiển thị tất cả mọi người cho tất cả mọi người ngoại trừ máy chủ.
- Alt + Shift + T (dành cho Windows) hoặc Cmd + T (dành cho Mac)
Một phím tắt tiện dụng khi bạn cần chụp ảnh màn hình cuộc họp Thu phóng của mình.
Nếu bạn đang tắt tiếng và cần trả lời nhanh một câu hỏi rồi quay lại chế độ tắt tiếng, hãy giữ khoảng cách trong khi nói để tạm thời tự tắt tiếng.
Bạn có thể tìm hiểu phần còn lại của các phím tắt Zoom hữu ích trong ứng dụng Settings. Mở ứng dụng Zoom trên màn hình của bạn, đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Settings. Lựa chọn Các phím tắt bàn phím để xem danh sách phím tắt đầy đủ.
Yêu cầu người tham dự tắt âm thanh của họ
Yêu cầu mọi người tắt tiếng mic của họ trong bản trình bày Thu phóng của bạn có vẻ như là một mẹo rõ ràng. Tuy nhiên, nếu bạn có những người không quen với định dạng bản trình bày trực tuyến này trong nhóm của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên làm rõ điều này trước khi bạn bắt đầu trình bày.
Bạn có thể giúp họ bằng cách chỉ ra cách thực hiện việc này trong Zoom.
Bạn có thể tắt âm thanh của mình bằng phím tắt Alt + A (dành cho Windows) hoặc Cmd + Shift + A (dành cho Mac) hoặc thông qua ứng dụng Zoom của Settings bằng cách đi theo con đường Settings > Âm thanh > Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp.
Tạm dừng bản trình bày của bạn để trả lời câu hỏi
Bất kể bạn nghĩ bài thuyết trình của mình chi tiết đến mức nào, khán giả của bạn có thể có câu hỏi hoặc nhận xét trong suốt bài thuyết trình mà họ muốn chia sẻ với nhóm. Nó giúp bạn thường xuyên tạm dừng bài thuyết trình để làm rõ xem thông tin có rõ ràng với mọi người hay không và đồng nghiệp của bạn có điều gì cần bổ sung hay không.
Lưu Nhật ký trò chuyện cho các lần theo dõi
Điều quan trọng là phải ghi chú trong buổi thuyết trình ngay cả khi bạn là người lưu trữ nó. Những câu hỏi và nhận xét quan trọng mà những người tham dự của bạn đưa ra trong suốt cuộc họp có thể rất tốt cho việc theo dõi trong tương lai. May mắn thay, Zoom có thể làm điều đó cho bạn với tính năng cho phép bạn lưu nhật ký trò chuyện của mình.
Tuy nhiên, tính năng Zoom sẽ không tự động lưu lịch sử trò chuyện của bạn, bạn phải bật chức năng này trước.
Để làm điều đó, hãy chuyển đến tài khoản Zoom của bạn Settings và đi theo con đường Gặp gỡ > Đang họp (Cơ bản) > Tự động lưu các cuộc trò chuyện. Thao tác này sẽ tự động lưu tất cả các tin nhắn trong cuộc trò chuyện, ngay cả những tin nhắn được gửi riêng tư giữa những người tham dự.
Ghi lại bản trình bày thu phóng của bạn
Một mẹo cuối cùng là ghi lại bản trình bày Thu phóng của bạn. Nó có thể có lợi ở nhiều cấp độ. Bạn có thể gửi bản ghi âm cho những người không thể thực hiện cuộc họp, cũng như cho những người tham dự muốn xem qua một số phần chi tiết hơn. Bạn cũng có thể sử dụng bản ghi âm để phân tích kỹ năng trình bày của mình và cải thiện kỹ năng của mình với tư cách là một diễn giả trước công chúng.
Nếu bạn lo lắng rằng bạn sẽ quên ghi lại cuộc họp của mình, bạn có thể truy cập Thu phóng Settings > ghi âm và kích hoạt Ghi âm tự động các cuộc họp Thu phóng của bạn khi chúng bắt đầu.
Đã đến lúc cải thiện kỹ năng trình bày thu phóng của bạn
Tổ chức các cuộc họp công việc lớn trong các ứng dụng như Zoom là một thực tế mới. Dù muốn hay không, chúng ta phải thích nghi với nó. Tin tốt là Zoom khá trực quan và dễ sử dụng. Miễn là bạn thực hiện tất cả các bài kiểm tra và kiểm tra trước, bài thuyết trình của bạn chắc chắn sẽ chạy trơn tru.
Bạn đã bao giờ tổ chức một cuộc họp lớn trong Zoom chưa? Một số mẹo mà bạn muốn chia sẻ với người sắp tổ chức một buổi thuyết trình trong Zoom lần đầu tiên là gì? Chia sẻ kiến thức về Zoom của bạn với chúng tôi trong phần nhận xét bên dưới.
