Hợp tác rất quan trọng trong nhiều không gian làm việc. Vì hầu hết các dự án đều yêu cầu nhiều người dùng truy cập vào tệp nên việc thiết lập cộng tác đã trở nên cần thiết.
Microsoft Excel chỉ là một trong nhiều chương trình được các công ty trên toàn thế giới sử dụng. Vì vậy, nhu cầu về sổ làm việc dùng chung là rất quan trọng.
Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách bạn và nhóm của mình có thể cộng tác bằng Excel 2016 và các phiên bản Excel trực tuyến khác.
Nội dung bài viết
Chia sẻ tệp Excel ngoại tuyến
Nếu bạn có kết nối cục bộ, tất cả người dùng trong mạng có thể có quyền truy cập vào bất kỳ tệp nào. Không chỉ vậy, mọi thay đổi được thực hiện đối với tệp đều có thể được theo dõi. Bạn cũng có thể đặt người dùng nào sẽ có quyền truy cập vào tệp.
Bắt đầu bằng cách lưu tệp ở vị trí mà mọi người trong nhóm của bạn đều có thể truy cập. Sau đó, bạn có thể đặt tệp của mình để cộng tác.
Thêm lại tính năng sổ làm việc được chia sẻ
Người dùng Office 365 sẽ tìm thấy Sổ làm việc được chia sẻ tính năng bị ẩn theo mặc định. Điều này là do Microsoft khuyến khích người dùng chia sẻ sổ làm việc trực tuyến.
Đây là cách bạn kích hoạt tính năng này. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể chuyển sang phần tiếp theo – Chia sẻ một tài liệu.
- Đi đến Tệp > Tùy chọn > Thanh công cụ truy cập nhanh.
- Bên dưới Chọn lệnh từ menu thả xuống, chọn Tất cả các lệnh. Cuộn qua danh sách cho đến khi bạn thấy Chia sẻ sổ làm việc (cũ) và chọn mục đó.
- Nhấn vào Thêm vào cái nút.
- Thực hiện tương tự với các lệnh sau:
- Theo dõi các thay đổi (Cũ)
- Bảo vệ chia sẻ (cũ)
- So sánh và hợp nhất sổ làm việc
- Nhấp chuột OK khi bạn làm xong.
Chia sẻ tài liệu
- Trên Ôn tập tab, hãy nhấp vào Chia sẻ sổ làm việc cái nút.
Những người đã làm theo các bước trong Thêm lại tính năng sổ làm việc được chia sẻ phần sẽ tìm thấy Chia sẻ sổ làm việc nút (cùng với các lệnh khác mà bạn đã thêm) trong Thanh công cụ truy cập nhanh thay vì.
- Điều này sẽ nhắc một hộp thoại xuất hiện. Đánh dấu vào tùy chọn bật tính năng sổ làm việc được chia sẻ.
- Đi tới Trình độ cao tab và kích hoạt Theo dõi các thay đổi và các cài đặt khác mà bạn có thể muốn bật.
Bảo vệ tập tin của bạn
Các bước trên cung cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp của bạn. Nhưng nó cũng cấp cho mọi người quyền truy cập quản trị theo mặc định. Bảo vệ tệp của bạn có nghĩa là quyền truy cập vào tệp sẽ bị hạn chế và bị theo dõi.
- đi tới Ôn tập tab và nhấp vào Bảo vệ và chia sẻ sổ làm việc cái nút.
- Đánh dấu vào ô Chia sẻ với các thay đổi theo dõi hộp kiểm.
- Bạn cũng nên tạo mật khẩu nếu không bất kỳ ai cũng có thể hoàn nguyên sổ làm việc về cài đặt ban đầu.
- Lưu các thay đổi của bạn và thoát.
Chia sẻ tệp Excel trực tuyến
Mặc dù làm việc ngoại tuyến là một giải pháp tuyệt vời nhưng bạn lại bị cản trở bởi nhu cầu sử dụng ổ đĩa cục bộ dùng chung. Làm việc trực tuyến rõ ràng là sự lựa chọn tốt hơn. Đây là cách bạn làm điều đó.
Sử dụng OneDrive
- Mở tập tin và đi đến Tệp > Chia sẻ > Lưu vào đám mây.
- Mời những người bạn muốn cộng tác bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Bạn cũng có thể đặt cài đặt quyền.
- Nhấp chuột Chia sẻ khi bạn hoàn thành.
Sử dụng Google Drive
Google Drive có lẽ là cách dễ dàng nhất để thực hiện đồng thời một dự án. Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập tệp và chỉnh sửa nếu cần.
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Google Drive.
- Sau khi đăng nhập, bạn có thể tạo tệp mới hoặc tải lên tệp hiện có.
- Khi tài liệu của bạn đã được tạo hoặc tải lên, hãy nhấp vào Chia sẻ nút ở góc trên bên phải của trang tính.
Điều này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn chia sẻ bảng tính bằng cách nhập địa chỉ email hoặc bằng cách chia sẻ liên kết với đồng nghiệp của bạn.
Tất cả các thay đổi được tự động theo dõi và lưu lại. Bạn có thể cùng nhau làm việc trên tài liệu trong thời gian thực, rất thuận tiện.
